Имейлите често съдържат важна информация: разписки за покупки, потвърждения за пътувания, разговори с клиентска поддръжка или правни известия. Входящите кутии обаче не са предназначени за дългосрочно съхранение. Затова много потребители избират да запазят имейл като PDF: лесен за съхранение, споделяне и използване.
В това ръководство ще научите как да създадете PDF от имейл на Windows, macOS, Android и iOS, използвайки популярни услуги като Gmail, Outlook, iCloud и Yahoo. Ще разгледаме и как да експортирате цели имейл нишки, как да конвертирате имейли без печат и кога да използвате PDF вместо EML файлове.
Защо да запазите имейл като PDF?
Запазете имейл като PDF, за да разполагате с надеждно, лесно за споделяне и дългосрочно копие, което няма да изчезне от входящата ви кутия.
Запазването на имейли като PDF е полезно, когато трябва да:
Архивирате имейл потвърждения за плащания и други
Съхраните доказателства за важна комуникация – служебна и лична
Запазите правна или договорна кореспонденция
Споделите важни имейли с колеги, счетоводители или юристи
Организирате проектни дискусии извън входящата си кутия
За разлика от имейлите, съхранявани в акаунта ви, PDF файловете могат да бъдат архивирани, индексирани и достъпвани по всяко време, дори без интернет връзка.
Как да запазите имейл като PDF в Windows и macOS
На настолни компютри най-лесният начин за конвертиране на имейл в PDF е чрез вградената функция за печат. Повечето браузъри и имейл клиенти поддържат „Печат в PDF".
Gmail (уеб версия)
Отворете имейла, който искате да експортирате.
Кликнете върху Печат в горния десен ъгъл.
Изберете Запази като PDF като дестинация.
Кликнете върху Запази.
Microsoft Outlook (уеб версия)
Отворете съобщението.
Кликнете върху Печат в лентата с инструменти.
Изберете Запази като PDF.
Запазете файла на устройството си.
iCloud Mail (уеб версия)
Отворете имейла.
Кликнете върху Още действия → Печат.
Изберете Запази като PDF.
Потвърдете и изберете Запази.
Yahoo Mail (уеб версия)
Отворете имейла.
Кликнете върху Печат.
Изберете Запази като PDF.
Запазете документа.
Това работи в Chrome, Edge, Safari и Firefox и е един от най-бързите начини за отпечатване на имейл в PDF.
Как да запазите имейл като PDF на Android
Устройствата с Android използват системната функция за печат, за да експортират имейли като PDF файлове.
Gmail (приложение за Android)
Отворете имейла.
Натиснете Още (три точки).
Натиснете Печат.
Изберете Запази като PDF.
Натиснете иконата на PDF.
Microsoft Outlook (приложение за Android)
Отворете съобщението, което искате да конвертирате в PDF
Натиснете Още.
Натиснете Печат.
Изберете Запази като PDF.
Запазете файла.
Yahoo Mail (приложение за Android)
Отворете имейла.
Натиснете Още.
Изберете Печат.
Изберете Запази като PDF.
Изтеглете.
Как да запазите имейл като PDF на iPhone и iPad (iOS)
Устройствата на Apple използват Share Sheet и визуализация за печат, за да създават PDF файлове.
Gmail (iOS приложение)
Отворете имейла.
Натиснете Още.
Изберете Отпечатай всичко.
Натиснете Сподели.
Изберете Запази в Файлове.
Microsoft Outlook (iOS приложение)
Отворете съобщението.
Натиснете Още.
Изберете Отпечатай разговора.
Натиснете Сподели.
Натиснете Запази в Файлове.
iCloud Mail (iOS приложение)
Отворете имейла.
Натиснете Още опции.
Изберете Печат.
Натиснете Сподели.
Натиснете Запази в Файлове.
Yahoo Mail (iOS приложение)
Отворете имейла.
Натиснете Още.
Изберете Печат или споделяне.
Натиснете Запази в Файлове.
Това ви позволява да запазите имейл като PDF на iPhone или iPad, без да използвате компютър.
Как да запазите имейл нишка или верига като PDF
Понякога едно съобщение не е достатъчно. Може да се наложи да запазите цял разговор за правни, бизнес или проектни цели.
В Outlook (настолен)
Задръжте CTRL или SHIFT, за да изберете няколко имейла.
Кликнете върху Печат.
Изберете Запази като PDF.
Експортирайте всички съобщения заедно.
В Gmail
Отворете изгледа на разговора.
Използвайте опцията Печат за цялата нишка.
Запазете като PDF.
Запазването на имейл верига като PDF запазва контекста на разговора и улеснява последващото му използване.
Как да запазите имейл като PDF без печат
Въпреки че процесът използва функцията „Печат", не е необходим физически принтер.
„Запази като PDF" е виртуален принтер, който преобразува имейла ви в цифров документ.
Можете да запазвате имейли без печат чрез:
Вградени опции за „Експортиране" (където са налични)
Професионални PDF инструменти
Специализирани конвертори от имейл към PDF
Софтуер като MobiPDF ви позволява да конвертирате имейл файлове и да управлявате PDF файлове, без да разчитате на печат от браузър.
PDF срещу EML: каква е разликата и кога да използвате всеки
При запазване на имейли обикновено ще видите два основни формата: PDF и EML.
Най-подходящ за:
Споделяне
Архивиране
Правна документация
Дългосрочно съхранение
Предимства:
Отваря се на всяко устройство
Запазва оформлението
Лесен за анотиране и защита
Не може лесно да бъде редактиран
EML
Най-подходящ за:
Технически резервни копия
Миграция на имейли
Импортиране в други клиенти
Предимства:
Съдържа пълни данни за имейла
Запазва заглавките и метаданните
Може да бъде отворен отново в имейл програми
Ако целта ви е доказателство, споделяне или документация, PDF обикновено е по-добрият избор. EML е предназначен основно за технически или резервни цели.
Често задавани въпроси
Можете ли да запазите имейл като PDF и да запазите оригиналното форматиране и прикачените файлове?
Да. Когато експортирате имейл като PDF, повечето клиенти запазват оформлението, шрифтовете и изображенията. Прикачените файлове обикновено не са вградени, но могат да бъдат изтеглени отделно и добавени по-късно, ако е необходимо.
Кой е най-лесният начин за конвертиране на имейл в PDF на настолен компютър и мобилно устройство?
Най-лесният метод е използването на вградената опция Печат → Запази като PDF. Работи на Windows, Mac, Android и iOS и не изисква допълнителен софтуер.
Защо „Запази като PDF" се появява при печат на имейл и какво означава?
„Запази като PDF" е виртуален принтер. Вместо да изпраща данни към физически принтер, той преобразува имейла ви в PDF файл за изтегляне.
Има ли разлика между запазването на имейл като PDF и изтеглянето му като имейл файл?
Да. PDF файловете са предназначени за преглед и споделяне, докато имейл файловете (като EML) са предназначени за повторно отваряне в Mail програми. PDF файловете са по-подходящи за документация и архивиране.
Можете ли да запазите имейл като PDF на телефона си, без да използвате компютър?
Да. Устройствата с Android и iOS поддържат експортиране на имейли в PDF чрез менюто Сподели или Печат, което ви позволява да конвертирате имейл в PDF директно на телефона си.
Открийте повече възможности с вашите имейл PDF файлове
Запазването на имейл като PDF е само първата стъпка. След като експортирате съобщенията си, можете да ги организирате, редактирате, защитавате и споделяте по-ефективно.
С инструменти като MobiPDF можете да:
Редактирате и анотирате имейл PDF файлове
Добавяте цифрови подписи
Комбинирате няколко съобщения в един файл
Компресирате и защитавате документи
Конвертирате EML файлове в PDF при необходимост
Осигурявате защита на вашите PDF файлове
Започнете да експортирате имейлите си като PDF файлове още днес и изградете чист, надежден архив, на който можете да разчитате.
