Não sabe por onde começar? 10 dicas profissionais de redação de e-mails para causar uma boa impressão

Com que frequência você já foi solicitado a enviar um e-mail no trabalho? Provavelmente, essa é uma das tarefas mais comuns em qualquer ambiente empresarial.

Os e-mails se tornaram a referência da comunicação empresarial em todos os setores, desde memorandos de escritório até o contato com clientes.

Em poucas linhas, você precisa deixar seu ponto ou solicitação claro, ir direto ao ponto e manter o tom correto.

Criar uma mensagem clara, concisa e apropriada, portanto, requer prática e atenção aos detalhes.

No guia de hoje, mostraremos os aspectos essenciais da comunicação empresarial, o que lembrar antes de clicar em "Enviar" e compartilharemos 10 dicas práticas para ajudar você a escrever e-mails que causem a impressão certa.

O que torna um e-mail profissional?

Antes mesmo de pensar em escrever seu e-mail, considere alguns princípios básicos. É importante saber para quem você está escrevendo.

• Você está se dirigindo a um colega sobre uma atualização de projeto?

• Está entrando em contato com um supervisor com uma solicitação formal?

• Está se comunicando com clientes sobre um problema de serviço?

• Talvez você seja um candidato a emprego entrando em contato com um possível empregador?

Os e-mails costumam ser a primeira impressão que você causa, seja se comunicando internamente com colegas de trabalho ou externamente com clientes e parceiros.

Em seguida, pense no tópico ou assunto que você está abordando.

Os e-mails geralmente abordam o agendamento de reuniões, a atualização de colegas sobre tarefas, a formulação ou resposta de perguntas, o esclarecimento de detalhes do projeto, o envio de reclamações formais ou o acompanhamento de uma conversa anterior.

Sempre que a conversa abordar seu trabalho, sua reputação ou a marca da sua organização, é sensato seguir os padrões empresariais. Então, o que compõe um e-mail comercial bem elaborado?

Tom equilibrado

Seu tom deve ser formal, mas ainda acessível.

Evite ser excessivamente casual; por exemplo, "Olá, pessoal" pode funcionar em um bate-papo casual, mas não em um e-mail para um cliente.

Da mesma forma, não seja excessivamente rígido: "Prezado(a) Senhor(a)" soa distante, a menos que seja necessário.

Saudação adequada

Para comunicação formal, use "Prezado(a) [Nome]" (por exemplo, "Prezado(a) Sr. Smith").

Para ambientes semiformais, "Olá, [Nome]" é perfeitamente aceitável.

Reservar um momento para escolher a saudação certa demonstra respeito e define o tom para o restante do seu e-mail.

Assunto claro

O assunto é a primeira coisa que o destinatário vê e define a forma como ele prioriza seu e-mail. Qual opção parece mais clara para você?

• "Acompanhamento da nossa conversa anterior";

• "Solicitação de acompanhamento: Verificando atualizações sobre a entrega do produto"?

A segunda opção comunica instantaneamente profissionalismo e intenção.

Com o MobiMail, criar e-mails elegantes com assuntos fortes se torna algo natural, graças às suas ferramentas inteligentes integradas que ajudam você a se concentrar na clareza e na estrutura.

Mensagem concisa

Seu objetivo não é escrever o próximo grande romance; é se comunicar de forma eficaz.

Chegue ao seu ponto rapidamente, forneça apenas as informações necessárias e termine com uma ação clara ou próximo(s) passo(s).

Por que é importante saber como escrever e-mails comerciais?

Qual é uma das maneiras mais rápidas de estabelecer credibilidade no local de trabalho ou de causar uma boa primeira impressão? Você adivinhou: e-mail.

Em muitos casos, seu e-mail é a única coisa que a outra pessoa verá: não há linguagem corporal ou tom de voz em que se possa confiar.

Mas e-mails não são apenas sobre suas habilidades de escrita, mas sim sobre sua atitude em relação à pessoa do outro lado da linha. Um e-mail bem elaborado mostra que você valoriza o tempo dela e entende as normas da comunicação empresarial.

Dominar a escrita de e-mails comerciais pode abrir portas. Ele molda a forma como seus colegas, clientes e até mesmo potenciais empregadores o veem.

Com o tempo, essas impressões influenciam tudo, desde relacionamentos internos até oportunidades de carreira, tornando o e-mail não apenas uma ferramenta, mas um investimento de longo prazo em sua marca.

10 dicas para escrever um e-mail comercial

Hora da parte emocionante – aqui estão nossas dez dicas práticas que tornarão suas mensagens imediatamente mais eficazes, refinadas e bem recebidas.

1. Seu endereço de e-mail diz mais do que você pensa

Sempre adapte seu endereço de e-mail ao contexto – ele reflete seu profissionalismo e a empresa por trás de você. Se estiver enviando e-mails em nome de uma empresa ABC, sempre use um endereço de e-mail profissional que reflita o domínio da empresa.

Um formato claro de endereço de e-mail comercial como [email protected] mostra que você representa uma empresa e gera confiança.

Usando um endereço de e-mail pessoal? Isso só é aceitável em situações específicas, como se candidatar a um emprego.

Mesmo assim, mantenha-o limpo e direto: [email protected] . Sem apelidos bobos aqui, por favor.

2. Acerte na linha de assunto: clara, sem isca de cliques

Pense na sua linha de assunto como o título do seu e-mail. É o que faz você ser notado, mas no local de trabalho, a clareza supera a criatividade.

Mantenha-a curta (menos de 60 caracteres), relevante e com um propósito.

• Em vez de vago: “ Pergunta rápida ”;

• Tente algo específico: “ Solicitação: Confirmação do Prazo do Projeto do 2º Trimestre ”.

Com a visualização limpa da caixa de entrada do MobiMail, a leitura das linhas de assunto se torna mais fácil, tornando um assunto forte e claro ainda mais importante.

3. Emojis não são seus amigos

Deixe de lado seus emojis, gírias e hábitos de mensagens de texto. Isto não é um bate-papo em grupo!

A comunicação empresarial evita:

1. Gírias: “ Vou te dar uma ajudinha ”;

2. Coloquialismos: “ Vamos conversar ”;

3. Clichês: “ Conforme meu último e-mail ” , “ Só voltando ” , “ Espero que este e-mail o encontre bem ”.

Ao mesmo tempo, não seja muito rígido. “ Prezado(a) Senhor(a) ou Senhora ” pode parecer muito formal e desconectado(a). Mantenha as coisas humanas, mas refinadas.

4. Bons cumprimentos são mais importantes do que você pensa

Sua saudação define o tom. Se o destinatário for alguém novo, formal ou externo, use:

• "Prezada Sra. Lefevre"

• "Prezado John Smith"

• "Prezado Dr. Laurent"

Para alguém com quem você já trabalha:

• "Olá, Maria"

• "Oi, Tom"

Em caso de dúvida, use o nome completo do destinatário, especialmente se não tiver certeza sobre títulos ou honoríficos específicos de gênero.

5. KISS: Mantenha-o curto e simples.

O corpo do seu e-mail deve cobrir apenas o essencial: uma pergunta, uma atualização de status ou uma solicitação de arquivo.

Não é necessário explicar todos os ângulos, mas forneça detalhes suficientes para que o destinatário entenda e aja.

Não sabe o que cortar? A ferramenta Resumo de IA do MobiDocs ajuda a condensar seus rascunhos para que você possa ir direto ao ponto sem perder a mensagem geral.

Saia na frente. Aproveite nossas ferramentas de IA gratuitamente e faça seus e-mails acontecerem. Precisa de mais recursos? Confira nossos planos de preços acessíveis e escolha o que melhor se adapta a você.

6. Termine com uma despedida respeitosa

Após a última frase, adicione uma frase de encerramento que reflita profissionalismo e cortesia.

Algumas boas opções incluem:

• "Atenciosamente,"

• "Atenciosamente,"

• "Tudo de bom,"

• "Muito obrigado antecipadamente,"

Essas frases demonstram respeito e dão um toque suave à sua mensagem, como um aperto de mão firme, mas educado, ao final de uma reunião.

7. Adicione uma assinatura

Sim, você precisa de uma. Uma assinatura elimina confusões e oferece aos destinatários uma maneira fácil de entrar em contato com você, especialmente se seu endereço de e-mail estiver oculto, encaminhado ou fizer parte de uma conversa mais longa.

Certifique-se de incluir:

• Seu nome completo,

• Seu cargo ou posição,

• Seu número de telefone e endereço de e-mail.

Com o MobiMail, adicionar uma assinatura fixa é simples:

1. Na visualização principal, vá em "Arquivo" → "Configurações".

2. Clique em "Preferências do MobiMail".

3. Escolha "Gerenciar Assinaturas".

4. Insira o encerramento desejado e clique em "OK". Ele será incluído automaticamente em todos os e-mails que você enviar, para que você nunca mais precise digitá-lo novamente.

8. Revise antes de enviar

Erros gramaticais, de digitação ou redação confusa podem minar completamente sua mensagem ou, pior: sua credibilidade.

Leia seu e-mail pelo menos duas vezes: uma para verificar o significado, outra para verificar a fluidez.

O MobiMail inclui um corretor ortográfico integrado que ajuda a identificar pequenos problemas antes que se tornem grandes distrações. Use-o como sua rede de segurança para uma comunicação empresarial refinada.

9. Verifique novamente os anexos e campos

Antes de enviar, faça uma pausa e pergunte: " Anexei esse arquivo? Linkei para o documento certo?"

Nunca presuma que o destinatário sabe onde encontrar o que você está referenciando.

Facilite para ele anexando arquivos diretamente e esclarecendo todos os pontos principais.

E enquanto estiver nisso, reserve um segundo para verificar os campos do destinatário.

• Para = a pessoa principal para quem você está escrevendo;

• CC = "cópia carbono", visível para os outros;

• BCC = "cópia carbono oculta", oculta para outros destinatários.

Um minuto de verificação pode evitar que você volte atrás (e passe por um possível constrangimento)!

10. Agende e envie em outro dia

Digamos que você esteja na Europa, mas seus clientes estejam nos EUA. Você acabou de escrever um e-mail brilhante , mas quer que ele chegue na caixa de entrada deles às 2 da manhã? Provavelmente não.

É aí que entra o agendamento automatizado. A maioria dos serviços de e-mail empresarial oferece a opção de definir a entrega para um horário futuro, para que você possa escrever quando for conveniente para você e enviar quando for conveniente para eles.

Simplifique seu fluxo de trabalho de e-mail. Obtenha o MobiMail para escrever mais rápido e melhor e agendar reuniões para estar sempre em dia com o seu dia. O MobiMail também se integra a todos os serviços de e-mail populares e faz parte do pacote MobiOffice, que também inclui um poderoso processador de texto, uma ferramenta de planilha e um software de apresentação para ajudar você a alcançar o seu melhor trabalho até agora.

Perguntas frequentes

Qual deve ser o tamanho de um e-mail comercial?

Pense em algo curto, mas substancial.

Uma boa regra geral é manter o e-mail em 2 a 3 parágrafos concisos, especialmente para e-mails do local de trabalho.

Concentre-se na mensagem principal: o que precisa ser feito, por quem e quando.

Se você estiver escrevendo uma redação ou, pior ainda, um currículo profissional completo , talvez valha a pena pegar o telefone.

Quais são as regras de ouro da etiqueta de e-mail?

Aqui estão seis hábitos que separam profissionais qualificados de uma caixa de entrada desorganizada:

• Seja claro e direto – não esconda o lead.

• Use gramática e pontuação corretas – erros de digitação causam má impressão.

• Abra e feche educadamente – "Prezada Sra. Rousseau" e "Atenciosamente" são muito úteis.

• Responda no prazo – de preferência em 24 a 48 horas.

• Mantenha o foco nos negócios – sem emojis, piadas ou linguagem excessivamente casual.

• Crie linhas de assunto significativas – seu leitor deve saber o que esperar imediatamente.

Como escrevo um bom assunto de e-mail e o que devo evitar?

Uma boa linha de assunto informa ao destinatário o que está dentro, sem precisar abrir o próprio e-mail.

Pense nisso como o título de um documento.

Faça:

• "Proposta de projeto: Rascunho final para revisão";

• "Acompanhamento: Anotações da reunião de orçamento de marketing".

Evite:

• "Olá";

• "Coisa rápida";

• "Importante!!!"

Mantenha menos de 60 caracteres, use palavras-chave e seja específico. Sem mistério, sem enrolação – seu leitor vai agradecer.

Quando devo usar CC e BCC em um e-mail?

Use CC (cópia oculta) quando quiser incluir alguém de forma transparente, como gerentes, funcionários ou colegas de equipe que deveriam estar cientes, mas não são o contato principal.

• Exemplo: Você está enviando um e-mail para um fornecedor sobre uma entrega urgente. Você coloca seu gerente em cópia para que ele fique ciente da comunicação.

Use BCC (cópia oculta) quando estiver enviando e-mails para várias pessoas que não devem ver os endereços umas das outras, como contatos externos ou listas de e-mail.

• Exemplo: Você está enviando um e-mail de despedida para vários clientes de diferentes empresas. Você não quer compartilhar os endereços deles.

PS Não use CCO para dinâmicas internas do escritório (por exemplo, copiar secretamente o RH) – isso pode criar problemas de confiança se descoberto.

O que minha assinatura de e-mail comercial deve incluir?

Sua assinatura deve responder a esta pergunta para o destinatário: " Quem é você e como posso entrar em contato

Veja o que incluir:

• Seu nome completo;

• Seu cargo;

• da sua empresa;

• Número de telefone e endereço de e-mail.

Opcionalmente, adicione um perfil ou site do LinkedIn

se for relevante.

Posso escrever e-mails comerciais pelo meu celular?

Sim, mas tenha cuidado. Digitar em uma tela pequena aumenta as chances de erros de digitação, erros de tom ou formatação ruim. Se você insiste em escrever e-mails pelo celular, use um aplicativo de e-mail adequado, como o Microsoft Outlook, ou rascunhe no MobiDocs primeiro, onde você pode editar e revisar o corpo do e-mail com mais controle.

Em seguida, envie pelo seu cliente de e-mail preferido quando tiver certeza de que está claro e correto.

Sempre revise antes de clicar em enviar – a correção automática do celular nem sempre é sua amiga.

Como pedir educadamente uma atualização em um e-mail?

Quando você precisa de uma atualização de status, seu objetivo é respeitar o tempo do destinatário e, ao mesmo tempo, deixar claro que você está aguardando uma resposta.

Veja como fazer:

• Mantenha seu e-mail curto e claro.

• Reconheça que eles podem estar ocupados.

• Inclua contexto específico – o que você está acompanhando e quando falaram pela última vez.

• Ofereça ajuda, se necessário.

Um formato simples e eficaz é:

"Olá [Nome], espero que sua semana esteja indo bem.

Eu só queria dar uma olhada em [projeto/tarefa] e ver se há alguma atualização.

Por favor, me avise se precisar de algo de mim enquanto isso."

Essa abordagem demonstra profissionalismo e paciência – um equilíbrio que todo funcionário ou membro da equipe aprecia.

Se você estiver escrevendo em trânsito, rascunhe seu e-mail no MobiDocs primeiro para que possa acertar o tom e, em seguida, envie-o pelo MobiMail ou pelo seu cliente preferido.

Conclusão

A comunicação profissional é uma realidade diária no ambiente de trabalho, e dominá-la é uma habilidade que vale a pena em qualquer função e setor.

Das linhas de assunto às assinaturas, pequenas melhorias na sua escrita podem deixar uma impressão duradoura.

Com ferramentas como o MobiMail, criar e-mails claros, estruturados e confiáveis se torna algo natural. Pronto para aprimorar sua comunicação empresarial? Experimente o MobiMail hoje mesmo e faça cada mensagem valer a pena.