Как да намерите най-добрия софтуер за електронни таблици? Топ 6 програми за електронни таблици, които да използвате

Като Супермен с криптонит или Спайдърмен с тази ухапка от паяк, всеки професионалист се нуждае от мощен инструмент за организиране на данни и постигане на важни за бизнеса цели. И затова добрата електронна таблица е незаменима.

Независимо дали управлявате бизнес задачи като счетоводство и човешки ресурси, създавате личен списък със задачи или просто се стремите да живеете най-добре, електронните таблици са многофункционални инструменти, които могат да проследяват почти всичко.

Но с толкова много софтуер за електронни таблици, изборът на правилния може да се почувства меко казано непосилен...

Някои професионалисти дори са прибягнали до създаване на свои собствени диаграми за сравнение целият софтуер за електронни таблици.

Преди да се гмурнем дълбоко в тази буквална заешка дупка с електронни таблици, ще ви помогнем да опростите търсенето си.

Идеалният софтуер за електронни таблици трябва да е лесен за използване и пълен с функции, които да поддържат всяка ваша нужда (от подробни изчисления до привлекателни диаграми и графики, които можете лесно да персонализирате.)

Прочетете за да разберете за какво трябва да внимавате, когато избирате своя софтуер и как можете да интегрирате електронни таблици в работата си.

Също така сме съставили най-добрите 6 софтуера за електронни таблици – независимо дали търсите алтернатива на Excel или просто сте любопитни за най-добрите безплатни опции.

Задължителни неща за всеки софтуер за електронни таблици

Когато избирате най-добрия софтуер за електронни таблици, важно е да прецените дали неговите основни или разширени функции биха отговорили на вашите нужди.

Въпреки че всички програми за електронни таблици ви позволяват да организирате, анализирате и манипулирате данни, всяка от тях предлага уникални инструменти за рационализиране на работата ви и подобряване на производителността.

От въвеждане на данни и формули до визуализации и инструменти за сътрудничество, правилният софтуер наистина може да направи всичко различно.

Така че, когато разглеждате софтуер за електронни таблици, имайте предвид някои от тези единадесет по-важни функции, когато избирате своето решение.

Функции

Функциите се използват за оценяване на стойности и извършване и автоматизиране на сложни изчисления, като добавяне или умножаване на данни в конкретни клетки.

Проверете дали вашата програма за електронни таблици има вградени предварително зададени функции (напр. „SUM“, „AVERAGE“ и „COUNT“), за да ви спести време и да гарантира точност, когато обработвате големи количества данни.

Разширени формули

Искате ли да получите повече представа за вашите данни от електронни таблици? След това трябва да създадете персонализирани изчисления и формули: от основна аритметика до сложни функции, които манипулират променливи, големи набори от данни, количества време и т.н.

Примери за по-сложни формули са „АКО“ и „И“ (като задайте условия, за да покажете дали наборът от данни им отговаря) и "VLOOKUP" (за да покажете филтрирането на данни по определени правила.)

Персонализирано форматиране

С персонализираното форматиране можете да коригирате външния вид на отделни клетки или групи от клетки.

Използвайте персонализирано форматиране, за да промените размера на шрифта, цветовете и границите, за да направите вашите данни по-привлекателни визуално и по-лесни за четене.

Условното форматиране също ви позволява да зададете правила, които променят външния вид на клетка въз основа на нейното съдържание.

Например можете да маркирате клетки, които отговарят на конкретни критерии, като например числа над определен праг, което улеснява забелязването на тенденции или отклонения.

Филтри за данни

Можете да сортирате данните във възходящ или низходящ ред и да ги филтрирате въз основа на набор от критерии или правила.

Филтрирането на данни е от решаващо значение, когато управлявате големи набори от данни, за да намерите бързо информацията, от която се нуждаете, без да превъртате безкрайно.

Визуализация на данни

Използвайте визуализации, за да превърнете необработените данни в смислени, лесни за разбиране илюстрации, за да държите аудиторията си привлекателна.

Повечето електронни таблици предоставят вградени инструменти за създаване на стълбовидни диаграми, кръгови диаграми и графики.

Но най-добрият софтуер за електронни таблици предлага широка гама от опции за форматиране за вашите диаграми, което ви позволява да персонализирате цветове, етикети и стилове, за да отговарят на вашите нужди за презентация.

Анализ на данни

Възможностите на вашата електронна таблица за анализ на данни ви позволяват да организирате и извличате значими прозрения от сложни данни, което ги прави идеални за докладване и вземане на решения.

Например обобщените таблици са мощен инструмент за обобщаване, анализиране и представяне на големи набори от данни. Други усъвършенствани инструменти за електронни таблици (т.е. филтри) също поддържат възможности за обработка на данни.

Макроси

Макросите спестяват време чрез автоматизиране на повтарящи се задачи. С макроси можете да запишете последователност от стъпки и електронната таблица да ги изпълнява автоматично, когато е необходимо, рационализирайки работния си процес.

Инструменти за сътрудничество

Съвременните инструменти за електронни таблици често включват сътрудничество в реално време, при което множество потребители могат да редактират електронна таблица едновременно, за да гарантират, че вашият екип може да работи заедно, независимо къде се намират.

Някои софтуери за електронни таблици също предлагат хронология на версиите, така че можете да проследявате промените във времето и да възстановявате предишни версии, ако е необходимо, като гарантирате, че няма да се загубят данни по време на сътрудничество.

Интеграции и съвместимост

Много инструменти за електронни таблици се интегрират безпроблемно с друг бизнес софтуер, като CRM или инструменти за управление на проекти. Това може значително да подобри ефективността на работния процес чрез свързване на вашата електронна таблица с външни приложения.

Уверете се, че избраният от вас софтуер поддържа общи файлови формати като .xls или .csv, които са от съществено значение за споделяне на данни с други, които може да използват различни програми.

Удобен за потребителя интерфейс

Най-добрият софтуер за електронни таблици разполага с интуитивен интерфейс, който е лесен за навигация, особено за начинаещи.

Модерният софтуер за електронни таблици разполага с изчистено оформление и ще ви предостави ясни инструкции и уроци, които да ви помогнат по пътя.

Поверителност на данните

Ако използвате базиран на облак софтуер за електронни таблици, криптирането на данните е от съществено значение, за да се гарантира, че информацията ви остава защитена.

Изберете програма за електронни таблици, която предлага силно криптиране и сигурни опции за споделяне, за да защитите чувствителни данни, особено ако манипулирате данни онлайн.

Като цяло най-добрият софтуер за електронни таблици: MobiSheets

MobiSheets се откроява като най-добър софтуер за електронни таблици, балансирайки мощни функции с лесен за използване интерфейс.

Проектиран за потребители с всички нива на опит, MobiSheets улеснява потапянето дълбоко в данните и рационализирането на вашия анализ, благодарение на своя обобщени таблици , инструменти за валидиране на данни и над 280 вградени формули (достатъчно, за да не се изгубвайте в безкрайни и сложни уравнения.)

За да подчертаете тенденциите и да разкажете историята на вашите данни, MobiSheets включва 30+ адаптивни дизайна на диаграми, условно форматиране и разнообразие от стилове и шрифтове.

Сътрудничеството в реално време в MobiSheets е безпроблемно, което позволява лесно споделяне и коментиране, със съвместимост във всички основни файлови формати на електронни таблици, от вашия компактен Excel до този голям CSV файл.

За проследяване на бюджета в реално време, MobiSheets предлага удобен шаблон за разходи, който се синхронизира незабавно между мобилни устройства, като помага на потребителите да бъдат в крак с финансите си.

Основно предимство на MobiSheets е неговата силна защита на данните. Файловете са достъпни онлайн и офлайн, с вградено облачно хранилище, за да се поддържат данните защитени и поверителни.

Най-широко използваният софтуер за електронни таблици: Microsoft Excel

Microsoft Excel е нарицателно име, когато става въпрос за софтуер за електронни таблици. Първоначално представен през 1987 г., Excel е широко признат за две неща.

Microsoft Excel придоби популярност благодарение на наличието си на различни платформи. Като част от пакета Microsoft Office, Microsoft Excel е съвместим с устройства с Windows, macOS, Android и iOS.

Вторият аспект, с който Microsoft Excel е известен, са многостранните разширени функции на софтуера (т.е. обобщени таблици и над 400 вградени още по-разширени функции.)

Microsoft Excel помага можете лесно да анализирате вашите данни, да генерирате отчети или да автоматизирате задачи с макроси.

Често срещаните формули като INDEX-MATCH и VLOOKUP са основни за извличане и анализ на данни, което прави Excel предпочитан за големи набори от данни.

Потребителите могат също така да автоматизират повтарящи се задачи чрез Visual Basic за приложения (VBA) на Excel, като допълнително повишават продуктивността.

Един забавен факт за Excel е, че той може да обработва впечатляващите 1 048 576 реда и 16 384 колони на лист, демонстрирайки неговия капацитет за управление на огромни количества данни.

Въпреки това, този мощен инструмент идва с някои ограничения: големите файлове могат да причинят проблеми с производителността, а обширните функции на софтуера могат да представляват стръмна крива на обучение за начинаещи.

Най-добър безплатен софтуер за електронни таблици: Apache OpenOffice

Apache OpenOffice Calc е безплатно софтуерно приложение за електронни таблици с отворен код, съвместимо с различни операционни системи (напр. Linux, macOS, Solaris и Windows. ) Calc поддържа често използвани файлови формати като XLS, CSV, TXT и ODS.

С чист и интуитивен интерфейс Calc е лесен за навигация, особено за потребители, запознати с Excel. Той предлага гъвкави опции за редактиране на клетки, които позволяват на потребителите да персонализират граници, цветове, шрифтове и размери.

Редакторът на формули на Calc включва функции, които поддържат основно и по-разширено манипулиране на данни. Например неговият функционален бутон "SUM" осигурява начин за изчисляване на суми с едно щракване.

Основните таблици на софтуера за електронни таблици и инструментите за визуализация на данни позволяват на потребителите да манипулират данни, за да генерират и анализират ефективно прозрения.

Calc включва уникални характеристики като формули на естествен език (които превеждат текстови инструкции във формули) и диспечер на сценарии (за да помогне на потребителите бързо да оценят множество възможности за данни).

Calc няма функции за сътрудничество в реално време, не поддържа интеграции с инструменти на трети страни и няма специално мобилно приложение.

Най-добрият онлайн софтуер за електронни таблици: Google Таблици

Google Таблици, базираният в облак, безплатен софтуер на Google за електронни таблици, се предлага като уеб приложение, настолно приложение за ChromeOS и мобилно приложение за iOS и Android.

Безплатно за лични акаунти, Google Sheets ви позволява да създавате, редактирате и споделяте електронни таблици директно от браузъра си. Google Sheets също поддържа популярни файлови формати, което го прави универсален за тези, които преминават от Excel.

Функциите за съвместна работа на Google Таблици са изключителни: позволяват на множество потребители да редактират в реално време, да добавят коментари, да проследяват промените и да се връщат към предишни версии.

За потребители, които работят в рамките на работното пространство и екосистемата на Google, Google Таблици е особено удобно, като предлага импортиране на данни в реално време от инструменти като Google Forms, Google Analytics и Looker Studio за мощно проследяване и визуализация на данни.

Освен това ще получите няколко специфични за Google функции, като „GOOGLETRANSLATE“ и „GOOGLEFINANCE“ (които ви помагат да превеждате вашите текстове и да получавате данни в реално време.)

Google Sheets има някои ограничения, като по-малко разширени функции и основни възможности за визуализация на данни, без опция за редактиране на диаграми извън софтуера за електронни таблици.

Най-добрият софтуер за електронни таблици за управление на проекти: Airtable

Airtable е най-добрият избор за управление на проекти благодарение на уникалната си способност да комбинира модерни функции на софтуер за електронни таблици с мощна структура, подобна на база данни, и прост потребителски интерфейс.

Airtable е приложение за електронни таблици, което помага да направите работния си процес по-управляем, за да постигнете целите на света на бизнеса.

Приложението за електронни таблици предлага изгледи с възможност за персонализиране като решетка, календар, времева линия и Канбан, което прави задачите за проследяване, графиките и ресурсите лесни. За управление на проекти това означава, че можете да видите данните си от различни ъгли и да се справите по-добре с работния процес.

За да улесни започването, Airtable включва готови за използване шаблони, пригодени за управление на проекти. Независимо дали пускате продукт, управлявате съдържание или организирате продажби, тези шаблони предлагат незабавна рамка за визуализиране на задачи, срокове и ключови подробности за проекта.

Персонализируемите полета ви позволяват допълнително да коригирате шаблоните, за да отговарят на вашите специфични нужди на проекта.

С вградена автоматизация, Airtable ви позволява да задавате тригери за автоматично актуализиране на задачи и управление на етапите на проекта, намалявайки ръчната работа.

Едно ограничение обаче е, че Airtable не предлага толкова много разширени функции за електронни таблици, колкото традиционните инструменти като Excel.

Най-добрият софтуер за електронни таблици в никоя конкретна категория: Zoho Office

Zoho Sheet е безплатно, базирано в облак приложение за електронни таблици, което предоставя широк набор от функции. Той предлага просто, познато оформление, но включва повече от 350 функции, от основни изчисления до разширени инструменти за данни, включително обобщени таблици, валидиране на данни и условно форматиране.

Отличителна функция е задвижваният от AI асистент на Zoho, Zia, който предоставя информация за данни и автоматично генерира диаграми, за да ви помогне бързо да визуализирате тенденциите.

Zoho Sheet също поддържа безпроблемна интеграция с инструменти на трети страни като Trello и Gmail.

За лесен достъп до данни Zoho Sheet ви позволява да свързвате външни източници на данни, като CSV файлове или RSS емисии, и автоматично актуализира данните от тези източници.

Zoho Sheet изисква интернет връзка, тъй като офлайн функционалността все още не се поддържа.

За какво можете да използвате електронна таблица?

Софтуерът за електронни таблици със сигурност е полезен в света на финансите, но практичността му не свършва дотук.

От лични цели към професионални работни потоци, електронните таблици са многостранни и мощни инструменти, подобряващи организацията, проследяването и анализа за практически всяка област от живота!

Ето някои креативни и практични приложения за електронни таблици, всяка с идеи, които да ви вдъхновят:

Бюджетиране

Проследяване на месечните разходи, категоризиране на разходите и задаване на бюджетни цели за да спестявате повече всеки месец. Настройте визуални елементи като кръгови диаграми, за да видите къде отиват парите ви с един поглед и автоматично да изчислите колко пари ви трябват всеки месец.

Лични финанси

Най-добрият софтуер за електронни таблици може да ви помогне да управлявате вашите банкови сметки, да изчислявате плащания по заеми и да създавате планове за дългосрочни финансови цели. Те ви предоставят ясен преглед, така че можете да направите по-информиран финансов избор.

Счетоводство

Независимо дали имате малък бизнес или трябва да проследявате личните си разходи, създайте електронна таблица, за да записвате транзакциите си, да наблюдавате приходите и да управлявате разходите. Електронните таблици също могат да ви помогнат да изчислите данъци или да проследите заплатите на служителите.

Управление на проекти

Използвайте електронни таблици, за да създавате графики на проекти, да задавате задачи и да проследявате напредъка. Условното форматиране може визуално да подчертае крайните срокове и статусите на задачите, като ви помага да следвате графика.

Управление на инвентара

Създайте основна електронна таблица за проследяване на консумативи, наличност на продукти или лични вещи. Задайте сигнали за ниски запаси, като използвате условно форматиране, за да сте сигурни, че нищо важно няма да изтече неочаквано.

Планиране на събития

Организирайте списъци с гости, места за сядане и бюджети за всяко събитие. Наличието на всички ваши данни на едно място прави планирането по-лесно и по-малко стресиращо.

Упражнения и проследяване на здравето

Готови ли сте да наблюдавате вашите фитнес цели? Във вашия Excel файл можете да записвате рутинните си тренировки, като същевременно проследявате теглото или храненето си.

Споменахме ли, че можете да визуализирате данни чрез създаване на графики, за да видите напредъка и да се мотивирате да останете последователни?

Календари със съдържание

За специалисти по маркетинг или създатели на съдържание електронните таблици следят публикациите, темите и крайните срокове на различни платформи. Цветовото кодиране по платформа, клиент или краен срок помага за поддържането на постоянен, организиран поток от съдържание, така че не е нужно да мислите какво публикувате днес.

Поставяне на цели

Разбийте големите цели на управляеми стъпки и проследете напредъка във времето. Този визуален напредък може да ви мотивира и да поддържа целите ясни и постижими.

Проследяване на навици

Проследяване на ежедневни навици като четене, хидратация или сън. Електронните таблици предоставят визуално представяне на вашата последователност, помагайки за укрепване и поддържане на вашите добри навици.

Фактури на свободна практика

Бъдете в течение с електронната си таблица, за да генерирате фактури, да проследявате плащанията и да изчислявате приходите във времето. Автоматизирайте общите суми, за да гарантирате, че няма да бъдат пренебрегнати плащания или клиенти.

Анализ на данни

Провеждайте проучвания или събирайте други данни, след което използвайте вградените функции на вашия Excel, за да анализирате тенденции и прозрения. Това може да бъде ценно за бизнеса, изследователски проекти или лични прозрения.

Презентации

Използвайте електронни таблици, за да организирате визуално сложни данни, което ги прави по-лесни за разбиране. Диаграмите и графиките помагат за ефективното предаване на прозрения по време на срещи или презентации.

Макети на уебсайтове или домове

Проектирайте прости оформления или визуални планове, като подредите клетки, за да представляват различни области на вашия уебсайт, стая или дом. Това е креативен начин за организиране на визуални елементи без графичен софтуер.

Създател на викторини

Създайте банка с въпроси за самопроверка или за да задавате въпроси на други по различни теми. Условното форматиране може да разкрие незабавно отговорите, правейки учебните сесии интерактивни и ефективни.

Отчитане на резултатите от играта

За нощни игри или семейни състезания използвайте електронна таблица, за да следите точките. Автоматизирайте го, за да изчислявате общите суми и дори да обявявате победители (справедливо) с лекота.

Маршрути за пътуване

Планирайте подробности за вашето пътуване, включително резервации, места за разглеждане на забележителности и бюджети. Наличието на ясен маршрут прави пътуванията по-плавни и по-приятни.

Какво да имате предвид при софтуер за електронни таблици?

Когато избирате софтуер за електронни таблици, е изключително важно да имате предвид специфичните характеристики, които ще отговорят на вашите лични или професионални нужди, тъй като тези фактори могат да доведат до по-голяма продуктивност и ефективност при управлението на вашите данни.

И така, задайте си някои от тези въпроси:

Ако не сте запознати с електронните таблици, доколко се чувствате комфортно с интерфейса, дизайна и функциите на инструмента? Удобният за потребителя интерфейс може значително да намали кривата на обучение и да подобри цялостното ви изживяване.

Ако трябва да създадете сложна диаграма или графика, софтуерният инструмент би ли ви помогнал да съобщите ясно вашите данни? Ефективното визуално представяне на данните е от съществено значение за бързото и точно предаване на информация на вашата аудитория.

Ако трябва да си сътрудничите с екипа си, бихте ли могли да управлявате различни версии на документи и какви са възможностите за споделяне? Стабилните функции за сътрудничество гарантират, че членовете на екипа могат да работят безпроблемно заедно, минимизирайки объркването и поддържайки контрол на версиите.

Софтуерът поддържа ли общи формати (.xls, .csv и др.)? Съвместимостта със стандартните файлови формати е от решаващо значение за споделянето и интегрирането на данни с други приложения и заинтересовани страни.

Вашите данни ще бъдат ли споделяни сигурно и защитени ? Функциите за сигурност на данните са жизненоважни за защита на чувствителна информация и осигуряване на съответствие със съответните разпоредби.

Доволни ли сте от функциите за форматиране на електронната таблица, които ви позволяват да персонализирате представянето на вашите данни? Ефективните инструменти за форматиране могат да подобрят четливостта и привлекателността на вашите данни, като улеснят другите да разберат вашите открития.

Инструментът за електронни таблици удобен ли е за мобилни устройства, така че да имате достъп до него в движение? Удобният за мобилни устройства дизайн ви позволява да управлявате и преглеждате данните си отвсякъде, осигурявайки гъвкавост в работната ви рутина.

Ще си струва ли наистина по-високата цена на електронни таблици с по-разширени функции? Претеглянето на предимствата на допълнителните функции спрямо вашия бюджет може да ви помогне да определите дали инвестирането в премиум софтуер е оправдано за вашите нужди.

Заключение

Изборът на правилния софтуер за електронни таблици може да рационализира работата ви, независимо дали организирате данни за бизнес, лични задачи или просто поддържате бюджета си на път.

Потърсете основни функции като вградени функции, усъвършенствани формули и персонализирано форматиране, за да опростите манипулирането и визуализацията на данни.

Инструментите за сътрудничество и интеграцията с друг софтуер могат да подобрят производителността на екипа и да позволят безпроблемни работни потоци между платформите.

И накрая, помислете за поверителността и лекотата на използване, когато решавате, тъй като защитеният и удобен за потребителя интерфейс ще направи управлението на данни ефективно и надеждно.

Готови ли сте да повишите производителността си? Опитайте MobiSheets днес и вижте как правилният софтуер може да рационализира работния ви процес!