E-Mails enthalten oft wichtige Informationen: Kaufbelege, Reisebestätigungen, Gespräche mit dem Kundensupport oder rechtliche Hinweise. Posteingänge sind jedoch nicht für die langfristige Speicherung ausgelegt. Deshalb entscheiden sich viele Nutzer dafür, eine E-Mail als PDF zu speichern: einfach zu sichern, zu teilen und zu verwenden.
In diesem Leitfaden erfährst du, wie du aus einer E-Mail auf Windows, macOS, Android und iOS ein PDF erstellst, und zwar mit beliebten Diensten wie Gmail, Outlook, iCloud und Yahoo. Wir zeigen dir auch, wie du ganze E-Mail-Verläufe exportierst, E-Mails ohne Drucken umwandelst und wann du PDF statt EML-Dateien verwenden solltest.
Warum eine E-Mail als PDF speichern?
Du solltest eine E-Mail als PDF speichern, damit du eine sichere, teilbare und langfristige Kopie hast, die nicht einfach aus deinem Posteingang verschwindet.
E-Mails als PDFs zu speichern ist hilfreich, wenn du:
E-Mail-Bestätigungen für Zahlungen und anderes archivieren willst
Nachweise über wichtige Kommunikation – geschäftlich und privat – behalten willst
Rechtliche oder vertragliche Korrespondenz aufbewahren willst
Wichtige E-Mails mit Kollegen, Buchhaltern oder Anwälten teilen willst
Projektdiskussionen außerhalb deines Posteingangs organisieren willst
Anders als E-Mails, die nur in deinem Konto gespeichert sind, lassen sich PDFs sichern, indizieren und jederzeit aufrufen – auch ohne Internetzugang.
So speicherst du eine E-Mail als PDF unter Windows und macOS
Auf Desktop-Computern wandelst du eine E-Mail am einfachsten über die integrierte Druckfunktion in ein PDF um. Die meisten Browser und E-Mail-Programme unterstützen „Als PDF drucken“.
Gmail (Webversion)
Öffne die E-Mail, die du exportieren möchtest.
Klicke oben rechts auf Drucken.
Wähle als Ziel Als PDF speichern.
Klicke auf Speichern.
Microsoft Outlook (Webversion)
Öffne die Nachricht.
Klicke in der Symbolleiste auf Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Speichere die Datei auf deinem Gerät.
iCloud Mail (Webversion)
Öffne die E-Mail.
Klicke auf Weitere Aktionen → Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Bestätige und wähle Speichern.
Yahoo Mail (Webversion)
Öffne die E-Mail.
Klicke auf Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Speichere das Dokument.
Das funktioniert in Chrome, Edge, Safari und Firefox und gehört zu den schnellsten Wegen, um E-Mails als PDF auszudrucken.
So speicherst du eine E-Mail als PDF auf Android
Android-Geräte verwenden die Systemdruckfunktion, um E-Mails als PDFs zu exportieren.
Gmail (Android-App)
Öffne die E-Mail.
Tippe auf Mehr (drei Punkte).
Tippe auf Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Tippe auf das PDF-Symbol.
Microsoft Outlook (Android-App)
Öffne die Nachricht, die du in ein PDF convert to PDF
Tippe auf Mehr.
Tippe auf Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Speichere die Datei.
Yahoo Mail (Android-App)
Öffne die E-Mail.
Tippe auf Mehr.
Wähle Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Lade die Datei herunter.
So speicherst du eine E-Mail als PDF auf iPhone und iPad (iOS)
Apple‑Geräte verwenden das Teilen-Menü und die Druckvorschau, um PDFs zu erstellen.
Gmail (iOS-App)
Öffne die E-Mail.
Tippe auf Mehr.
Wähle Alles drucken.
Tippe auf Teilen.
Wähle In „Dateien“ sichern.
Microsoft Outlook (iOS-App)
Öffne die Nachricht.
Tippe auf Mehr.
Wähle Unterhaltung drucken.
Tippe auf Teilen.
Tippe auf In „Dateien“ sichern.
iCloud Mail (iOS-App)
Öffne die E-Mail.
Tippe auf Weitere Optionen.
Wähle Drucken.
Tippe auf Teilen.
Tippe auf In „Dateien“ sichern.
Yahoo Mail (iOS-App)
Öffne die E-Mail.
Tippe auf Mehr.
Wähle Drucken oder teilen.
Tippe auf In „Dateien“ sichern.
So kannst du eine E-Mail als PDF auf iPhone oder iPad speichern, ohne einen Computer zu verwenden.
So speicherst du einen E-Mail-Verlauf oder eine Konversation als PDF
Manchmal reicht eine einzelne Nachricht nicht. Du musst vielleicht eine gesamte Unterhaltung für rechtliche Zwecke, fürs Business oder für Projektunterlagen sichern.
In Outlook (Desktop)
Halte Strg oder Umschalt gedrückt, um mehrere E-Mails auszuwählen.
Klicke auf Drucken.
Wähle Als PDF speichern.
Exportiere alle Nachrichten zusammen.
In Gmail
Öffne die Konversationsansicht.
Nutze die Option Drucken für den gesamten Verlauf.
Speichere als PDF.
Wenn du eine E-Mail-Kette als PDF speicherst, bleibt der Kontext der Unterhaltung erhalten und du kannst später leichter darauf zugreifen.
So speicherst du eine E-Mail als PDF, ohne zu drucken
Auch wenn der Vorgang die „Drucken“-Funktion nutzt, ist kein physischer Drucker beteiligt.
„Als PDF speichern“ ist ein virtueller Drucker, der deine E-Mail in ein digitales Dokument umwandelt.
Du kannst E-Mails ohne Ausdruck speichern, indem du:
eingebaute „Exportieren“-Optionen verwendest (falls verfügbar)
professionelle PDF-Tools nutzt
spezielle E-Mail-zu-PDF-Konverter einsetzt
Software wie MobiPDF ermöglicht dir, E-Mail-Dateien zu konvertieren und PDFs zu verwalten, ohne auf das Drucken im Browser angewiesen zu sein.
PDF vs. EML: Was ist der Unterschied und wann nutzt du welches Format?
Beim Speichern von E-Mails siehst du meist zwei Hauptformate: PDF und EML.
Am besten geeignet für:
Teilen
Archivierung
Rechtliche Dokumentation
Längerfristige Speicherung
Vorteile:
Öffnet auf jedem Gerät
Erhält das Layout
Einfach zu kommentieren und zu schützen
Kann nicht ohne Weiteres bearbeitet werden
EML
Am besten geeignet für:
Technische Backups
E-Mail-Migration
Import in andere Clients
Vorteile:
Enthält vollständige E-Mail-Daten
Erhält Header und Metadaten
Kann in E-Mail-Programmen wieder geöffnet werden
Wenn es dir um Nachweis, Teilen oder Dokumentation geht, ist PDF in der Regel die bessere Wahl. EML ist hauptsächlich für technische oder Backup-Zwecke gedacht.
Häufig gestellte Fragen
Kann man eine E-Mail als PDF speichern und das ursprüngliche Format und die Anhänge behalten?
Ja. Wenn du eine E-Mail als PDF exportierst, erhalten die meisten Clients Layout, Schriftarten und Bilder. Anhänge werden in der Regel nicht eingebettet, können aber separat heruntergeladen und bei Bedarf später hinzugefügt werden.
Was ist der einfachste Weg, eine E-Mail auf Desktop- und Mobilgeräten in ein PDF zu verwandeln?
Die einfachste Methode ist die eingebaute Option Drucken → Als PDF speichern. Sie funktioniert unter Windows, Mac, Android und iOS und benötigt keine zusätzliche Software.
Warum erscheint „Als PDF speichern“, wenn man eine E-Mail druckt, und was bedeutet das?
„Als PDF speichern“ ist ein virtueller Drucker. Statt die Daten an einen physischen Drucker zu senden, wandelt er deine E-Mail in eine herunterladbare PDF-Datei um.
Gibt es einen Unterschied zwischen dem Speichern einer E-Mail als PDF und dem Herunterladen als E-Mail-Datei?
Ja. PDFs sind zum Anzeigen und Teilen gedacht, während E-Mail-Dateien (wie EML) dafür gedacht sind, sie in Mail-Programmen erneut zu öffnen. PDFs eignen sich besser für Dokumentation und Archivierung.
Kann man eine E-Mail auf dem Handy als PDF speichern, ohne einen Computer zu verwenden?
Ja. Sowohl Android- als auch iOS-Geräte unterstützen das Exportieren von E-Mails als PDF über das Menü „Teilen“ oder „Drucken“, sodass du E-Mails direkt auf deinem Handy in PDF umwandeln kannst.
Nutze mehr Möglichkeiten mit deinen E-Mail-PDFs
Eine E-Mail als PDF zu speichern, ist nur der erste Schritt. Sobald du deine Nachrichten exportiert hast, kannst du sie besser organisieren, bearbeiten, schützen und teilen.
Mit Tools wie MobiPDF kannst du:
E-Mail-PDFs bearbeiten und kommentieren
Digitale Signaturen hinzufügen
Mehrere Nachrichten inkombinieren, um eine einzige Datei zu erstellen
Dokumentekomprimieren und schützen
EML-Dateien bei Bedarf in PDF konvertieren
Sicherheit für deine PDF-Dateien haben
Beginne noch heute damit, deine E-Mails als PDFs zu exportieren, und erstelle ein sauberes, zuverlässiges Archiv, auf das du dich verlassen kannst.
