Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? 10 professionelle E-Mail-Tipps für den richtigen Eindruck

Wie oft wurden Sie bei der Arbeit gebeten, eine E-Mail zu verschicken? Es gehört wahrscheinlich zu den häufigsten Aufgaben in jedem Geschäftsumfeld.

E-Mails sind branchenübergreifend zum Maßstab der Geschäftskommunikation geworden, von Büronotizen bis hin zur Kundenansprache.

In nur wenigen Zeilen müssen Sie Ihren Standpunkt oder Ihre Anfrage klar formulieren, direkt auf den Punkt kommen und den richtigen Ton treffen.

Das Verfassen einer klaren, prägnanten und passenden Nachricht erfordert daher Übung und Liebe zum Detail.

In unserem heutigen Leitfaden führen wir Sie durch die wesentlichen Merkmale der Geschäftskommunikation, zeigen Ihnen, worauf Sie vor dem Senden achten sollten, und geben Ihnen 10 praktische Tipps, wie Sie E-Mails schreiben, die den richtigen Eindruck hinterlassen.

Was macht einen professionellen E-Mail-Schreiber aus?

Bevor Sie überhaupt daran denken, Ihre E-Mail zu schreiben, sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten. Es ist wichtig zu wissen, an wen Sie schreiben.

• Sprechen Sie einen Kollegen wegen eines Projekt-Updates an?

• Wenden Sie sich mit einer formellen Anfrage an einen Vorgesetzten?

• Kommunizieren Sie mit Kunden wegen eines Serviceproblems?

• Vielleicht sind Sie ein Bewerber, der einen potenziellen Arbeitgeber kontaktiert?

E-Mails hinterlassen oft den ersten Eindruck, egal ob Sie intern mit Kollegen oder extern mit Kunden und Partnern kommunizieren.

Denken Sie dann über das Thema oder den Betreff nach, den Sie ansprechen.

In E-Mails geht es oft darum, Meetings zu planen, Kollegen über Aufgaben auf dem Laufenden zu halten, Fragen zu stellen oder zu beantworten, Projektdetails zu klären, formelle Beschwerden zu senden oder ein vorheriges Gespräch nachzuverfolgen.

Immer wenn es im Gespräch um Ihre Arbeit, Ihren Ruf oder die Marke Ihres Unternehmens geht, ist es ratsam, sich an Geschäftsstandards zu halten. Was gehört also zu einer gut formulierten Geschäfts-E-Mail?

Ausgewogener Ton

Ihr Ton sollte formell, aber dennoch zugänglich sein.

Vermeiden Sie zu lockere Ausdrucksweise. Beispielsweise funktioniert „Hey Leute“ vielleicht in einem lockeren Chat, aber nicht in einer Kunden-E-Mail.

Seien Sie auch nicht zu steif: „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt distanziert, wenn es nicht nötig ist.

Richtige Begrüßung

Für eine formelle Kommunikation wählen Sie „Sehr geehrter [Name]“ (z. B. „Sehr geehrter Herr Smith“).

In einem halbformellen Umfeld ist „Hallo [Name]“ völlig akzeptabel.

Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um die richtige Begrüßung zu wählen, zeugt das von Respekt und gibt den Ton für den Rest Ihrer E-Mail an.

Klare Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, und sie bestimmt die Priorisierung Ihrer E-Mail. Was klingt für Sie klarer?

• „Nachtrag zu unserem letzten Gespräch“;

• „Nachtragsanfrage: Aktualisierungen zur Produktlieferung prüfen“?

Die zweite Option vermittelt sofort Professionalität und Absicht.

Mit MobiMail wird das Erstellen von ansprechenden E-Mails mit aussagekräftigen Betreffzeilen zur Selbstverständlichkeit, dank der intelligenten integrierten Tools, die Ihnen helfen, sich auf Klarheit und Struktur zu konzentrieren.

Prägnante Botschaft

Ihr Ziel ist nicht, den nächsten großen Roman zu schreiben; es ist, effektiv zu kommunizieren.

Kommen Sie schnell zum Punkt, liefern Sie nur die notwendigen Informationen und beenden Sie mit einer klaren Aktion oder den nächsten Schritten.

Warum ist es wichtig zu wissen, wie man geschäftliche E-Mails schreibt?

Was ist einer der schnellsten Wege, am Arbeitsplatz Glaubwürdigkeit zu gewinnen oder einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen? Sie haben es erraten: E-Mail.

In vielen Fällen ist Ihre E-Mail das Einzige, was die andere Person sieht: Körpersprache oder Tonfall sind nicht entscheidend.

Aber bei E-Mails geht es nicht nur um Ihre Schreibfähigkeiten, sondern vielmehr um Ihre Einstellung gegenüber Ihrem Gegenüber. Eine geschliffene E-Mail zeigt, dass Sie deren Zeit schätzen und die Normen der Geschäftskommunikation verstehen.

Das Beherrschen des Schreibens geschäftlicher E-Mails kann Türen öffnen. Es prägt die Wahrnehmung Ihrer Kollegen, Kunden und sogar potenziellen Arbeitgeber.

Mit der Zeit beeinflussen diese Eindrücke alles, von internen Beziehungen bis hin zu Karrierechancen. Dadurch wird E-Mail nicht nur zu einem Werkzeug, sondern zu einer langfristigen Investition in Ihre Marke.

10 Tipps zum Schreiben einer geschäftlichen E-Mail

Jetzt kommt der spannende Teil – hier sind unsere zehn praktischen Tipps, mit denen Ihre Nachrichten sofort effektiver, ausgefeilter und besser ankommen.

1. Ihre E-Mail-Adresse sagt mehr als Sie denken

Passen Sie Ihre E-Mail-Adresse immer dem Kontext an – sie spiegelt Ihre Professionalität und das Unternehmen dahinter wider. Wenn Sie E-Mails im Namen einer ABC-Firma senden, verwenden Sie immer eine professionelle E-Mail-Adresse, die die Domain des Unternehmens widerspiegelt.

Ein klares Format für geschäftliche E-Mail-Adressen wie [email protected] zeigt, dass Sie ein Unternehmen repräsentieren und schafft Vertrauen.

Eine private E-Mail-Adresse verwenden? Das ist nur in bestimmten Situationen akzeptabel, z. B. bei einer Bewerbung.

Halten Sie es auch dann klar und einfach: [email protected] . Bitte keine albernen Spitznamen.

2. Die Betreffzeile ist prägnant: klar, kein Clickbait

Betrachten Sie Ihre Betreffzeile als Überschrift Ihrer E-Mail. Sie sorgt dafür, dass Sie auffallen, aber am Arbeitsplatz ist Klarheit wichtiger als Kreativität.

Halten Sie sie kurz (unter 60 Zeichen), relevant und zielführend.

• Statt vage: „ Kurze Frage “;

• Versuchen Sie es mit konkreten: „ Anfrage: Bestätigung Projekttermin Q2 “.

Mit der übersichtlichen Posteingangsansicht von MobiMail wird das Überfliegen der Betreffzeilen einfacher, wodurch ein aussagekräftiger, klarer Betreff noch wichtiger wird.

3. Emojis sind nicht Ihre Freunde

Lassen Sie Ihre Emojis, Ihren Slang und Ihre SMS-Gewohnheiten weg. Dies ist kein Gruppenchat!

In der Geschäftskommunikation wird Folgendes vermieden:

1. Slang: „ Ich halte Sie auf dem Laufenden “;

2. Umgangssprache: „ Bleiben wir in Kontakt “;

3. Klischees: „ Gemäß meiner letzten E-Mail “ , „ Ich melde mich nur noch einmal “ , „ Ich hoffe, es geht Ihnen gut “.

Seien Sie gleichzeitig auch nicht zu steif. „ Sehr geehrte Damen und Herren “ kann zu förmlich und unzusammenhängend wirken. Bleiben Sie menschlich, aber höflich.

4. Eine gute Begrüßung ist wichtiger, als Sie denken

Ihre Begrüßung gibt den Ton an. Handelt es sich bei dem Empfänger um eine neue, offizielle oder externe Person, verwenden Sie:

• „Sehr geehrte Frau Lefevre“

• „Sehr geehrter John Smith“

• „Sehr geehrter Dr. Laurent“

Für jemanden, mit dem Sie bereits zusammenarbeiten:

• „Hallo, Maria“

• „Hallo, Tom“

Verwenden Sie im Zweifelsfall den vollständigen Namen des Empfängers, insbesondere wenn Sie sich bei Titeln oder geschlechtsspezifischen Anreden nicht sicher sind.

5. KISS: Kurz und bündig

Ihr E-Mail-Text sollte nur das Wesentliche enthalten: eine Frage, ein Status-Update oder eine Dateianfrage.

Sie müssen nicht jeden Aspekt erklären, sondern nur so viele Details liefern, dass Ihr Empfänger sie versteht und reagiert.

Sie sind sich nicht sicher, was Sie streichen sollen? Das KI-Zusammenfassungstool in MobiDocs hilft Ihnen, Ihre Entwürfe zu verdichten, damit Sie direkt zum Punkt kommen, ohne die Kernaussage zu verlieren.

Setzen Sie sich von der Masse ab. Nutzen Sie unsere kostenlosen KI-Tools und verschicken Sie Ihre E-Mails. Benötigen Sie mehr Funktionen? Schauen Sie sich unsere günstigen Tarife an und wählen Sie den passenden für Sie.

6. Beenden Sie mit einer respektvollen Verabschiedung

Fügen Sie nach Ihrer letzten Zeile einen Schlusssatz hinzu, der Professionalität und Höflichkeit ausdrückt.

Einige gute Optionen sind:

• „Mit freundlichen Grüßen“

• „Mit freundlichen Grüßen“

• „Alles Gute“

• „Vielen Dank im Voraus“

Diese Sätze drücken Respekt aus und verleihen Ihrer Nachricht einen sanften Auftakt, wie ein fester, aber höflicher Händedruck am Ende eines Meetings.

7. Fügen Sie eine Unterschrift hinzu

Ja, Sie brauchen eine. Eine Signatur beseitigt Verwirrung und bietet Empfängern eine einfache Möglichkeit, Sie zu erreichen, insbesondere wenn Ihre E-Mail-Adresse ausgeblendet, weitergeleitet oder Teil eines längeren Threads ist.

Achten Sie darauf, Folgendes anzugeben:

• Ihren vollständigen Namen,

• Ihre Berufsbezeichnung oder Position,

• Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Mit MobiMail ist das Hinzufügen einer festen Signatur ganz einfach:

1. Gehen Sie in der Hauptansicht zu „Datei“ → „Einstellungen“.

2. Klicken Sie auf „MobiMail-Einstellungen“.

3. Wählen Sie „Signaturen verwalten“.

4. Geben Sie Ihren gewünschten Schluss ein und klicken Sie auf „OK“. Er wird automatisch in jede E-Mail eingefügt, die Sie versenden, sodass Sie ihn nie wieder neu eingeben müssen.

8. Korrekturlesen vor dem Senden

Grammatikfehler, Tippfehler oder unklare Formulierungen können Ihre Nachricht oder schlimmer noch Ihre Glaubwürdigkeit gefährden.

Lesen Sie Ihre E-Mails mindestens zweimal: einmal auf den Sinn und einmal auf den Textfluss.

MobiMail verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung, die kleine Fehler erkennt, bevor sie zu großen Störungen werden. Nutzen Sie sie als Sicherheitsnetz für eine professionell verfasste Geschäftskommunikation.

9. Anhänge und Felder doppelt prüfen

Halten Sie vor dem Senden inne und fragen Sie sich: " Habe ich die Datei angehängt? Habe ich auf das richtige Dokument verlinkt?"

Gehen Sie nie davon aus, dass Ihr Empfänger weiß, wo er das findet, worauf Sie sich beziehen.

Machen Sie es ihm leicht, indem Sie Dateien direkt anhängen und alle wichtigen Punkte klarstellen.

Und wenn Sie schon dabei sind, nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit, um Ihre Empfängerfelder zu scannen.

• An = die Hauptperson, an die Sie schreiben;

• CC = „Carbon Copy“, für andere sichtbar;

• BCC = „Blind Carbon Copy“, für andere Empfänger verborgen.

Eine Minute Kontrolle kann Ihnen viel Nachforschung (und mögliche Peinlichkeiten) ersparen!

10. Planen Sie es und senden Sie es an einem anderen Tag

Nehmen wir an, Sie sind in Europa ansässig, Ihre Kunden befinden sich aber in den USA. Sie haben gerade eine tolle E-Mail geschrieben , aber möchten Sie, dass sie um 2 Uhr morgens in deren Posteingang landet? Wahrscheinlich nicht.

Hier kommt die automatische Planung ins Spiel. Die meisten geschäftlichen E-Mail-Dienste bieten die Möglichkeit, die Zustellung auf einen zukünftigen Zeitpunkt festzulegen, sodass Sie schreiben können, wann es Ihnen passt, und senden können, wann es ihnen passt.

Vereinfachen Sie Ihren E-Mail-Workflow. Mit MobiMail schreiben Sie schneller und besser und planen Besprechungen, um immer den Überblick über den Tag zu behalten. MobiMail lässt sich außerdem in alle gängigen E-Mail-Dienste integrieren und ist Teil der MobiOffice-Suite, die auch ein leistungsstarkes Textverarbeitungsprogramm, ein Tabellenkalkulationstool und eine Präsentationssoftware umfasst,

Häufig gestellte Fragen

Wie lang sollte eine geschäftliche E-Mail sein?

Kurz, aber aussagekräftig.

Eine gute Faustregel ist, sich auf 2–3 prägnante Absätze zu beschränken, insbesondere bei geschäftlichen E-Mails.

Konzentrieren Sie sich auf die Kernbotschaft: Was muss passieren, von wem und wann.

Wenn Sie einen Aufsatz oder, noch schlimmer, einen kompletten professionellen Lebenslauf schreiben, sollten Sie stattdessen vielleicht zum Telefon greifen.

Was sind die goldenen Regeln der E-Mail-Etikette?

Hier sind sechs Angewohnheiten, die geschliffene Profis von einem überfüllten Posteingang unterscheiden:

• Kommen Sie klar und deutlich zum Punkt – verstecken Sie die Einleitung nicht.

• Achten Sie auf korrekte Grammatik und Zeichensetzung – Tippfehler hinterlassen einen schlechten Eindruck.

• Beginnen und schließen Sie höflich – „Sehr geehrte Frau Rousseau“ und „Mit freundlichen Grüßen“ sind sehr hilfreich.

• Antworten Sie rechtzeitig – idealerweise innerhalb von 24–48 Stunden.

• Bleiben Sie geschäftsbezogen – keine Emojis, Witze oder zu umgangssprachliche Ausdrücke.

• Erstellen Sie aussagekräftige Betreffzeilen – Ihr Leser sollte auf einen Blick wissen, was ihn erwartet.

Wie schreibe ich einen guten E-Mail-Betreff und was sollte ich vermeiden?

Eine gute Betreffzeile sagt dem Empfänger, was drinsteht, ohne dass er die E-Mail öffnen muss.

Betrachten Sie es wie den Titel eines Dokuments.

Tun Sie:

• „Projektvorschlag: Endgültiger Entwurf zur Überprüfung“;

• „Nachbereitung: Notizen zum Meeting zum Marketingbudget“.

Vermeiden Sie:

• „Hey“;

• „Kurze Sache“;

• „Wichtig!!!“

Beschränken Sie sich auf 60 Zeichen, verwenden Sie Schlüsselwörter und bleiben Sie spezifisch. Keine Geheimnisse, kein Schnickschnack – Ihr Leser wird es Ihnen danken.

Wann sollte ich CC und BCC in einer E-Mail verwenden?

Verwenden Sie CC (Carbon Copy) , wenn Sie jemanden transparent einbeziehen möchten, etwa Manager, Mitarbeiter oder Teamkollegen, die Bescheid wissen sollten, aber nicht der Hauptansprechpartner sind.

• Beispiel: Sie senden einem Lieferanten eine E-Mail wegen einer dringenden Lieferung. Sie setzen Ihren Manager in CC, damit er über die Mitteilung informiert ist.

Verwenden Sie BCC (Blind Carbon Copy ), wenn Sie E-Mails an mehrere Personen senden, die die Adressen der anderen nicht sehen sollen, wie etwa externe Kontakte oder Mailinglisten.

• Beispiel: Sie senden eine Abschieds-E-Mail an mehrere Kunden aus verschiedenen Unternehmen. Sie möchten deren Adressen nicht weitergeben.

PS Verwenden Sie BCC nicht für interne Bürodynamiken (z. B. um heimlich die Personalabteilung in Kopie zu setzen) – wenn es entdeckt wird, kann dies zu Vertrauensproblemen führen.

Was sollte meine geschäftliche E-Mail-Signatur enthalten?

Ihre Signatur sollte dem Empfänger diese Frage beantworten: „ Wer sind Sie und wie kann ich Sie kontaktieren?“

Folgendes sollte enthalten sein:

• Ihr vollständiger Name;

• Ihre Berufsbezeichnung;

• Ihr Firmenname;

• Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Fügen Sie optional ein LinkedIn-Profil oder eine Website hinzu, falls relevant.

Kann ich geschäftliche E-Mails von meinem Telefon aus schreiben?

Ja, aber seien Sie vorsichtig. Das Tippen auf einem kleinen Bildschirm erhöht die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern, Tonfehlern oder schlechter Formatierung. Wenn Sie darauf bestehen, E-Mails von Ihrem Telefon aus zu schreiben, verwenden Sie zunächst eine richtige Mail-App wie Microsoft Outlook oder einen Entwurf in MobiDocs, wo Sie Ihren E-Mail-Text mit mehr Kontrolle bearbeiten und überprüfen können.

Senden Sie die E-Mail dann über Ihren bevorzugten E-Mail-Client, wenn Sie sicher sind, dass sie klar und richtig ist.

Lesen Sie immer Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken – die mobile Autokorrektur ist nicht immer Ihr Freund.

Wie bitte ich höflich in einer E-Mail um ein Update?

Wenn Sie ein Status-Update benötigen, ist es Ihr Ziel, die Zeit des Empfängers zu respektieren und gleichzeitig deutlich zu machen, dass Sie auf eine Antwort warten.

So geht's:

• Halten Sie Ihre E-Mail kurz und klar.

• Bedenken Sie, dass der Empfänger möglicherweise beschäftigt ist.

• Geben Sie einen konkreten Kontext an – was Sie nachverfolgen und wann Sie das letzte Mal gesprochen haben.

• Bieten Sie bei Bedarf Hilfe an.

Ein einfaches und effektives Format ist:

„Hallo [Name], ich hoffe, Sie hatten eine gute Woche.

Ich wollte nur kurz nach [Projekt/Aufgabe] schauen und sehen, ob es Neuigkeiten gibt.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie in der Zwischenzeit etwas von mir brauchen.“

Diese Herangehensweise zeugt von Professionalität und Geduld – eine Balance, die jeder Mitarbeiter oder Teammitglied zu schätzen weiß.

Wenn Sie unterwegs schreiben, verfassen Sie Ihre E-Mail zuerst in MobiDocs, damit Sie den richtigen Ton treffen, und senden Sie sie dann über MobiMail oder Ihren bevorzugten Client.

Fazit

Professionelle Kommunikation ist am Arbeitsplatz eine alltägliche Realität und sie zu beherrschen ist eine Fähigkeit, die sich in jeder Rolle und Branche auszahlt.

Von der Betreffzeile bis zur Signatur können kleine Verbesserungen in Ihrem Schreiben einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Mit Tools wie MobiMail wird das Erstellen klarer, strukturierter und glaubwürdiger E-Mails zur Selbstverständlichkeit. Sind Sie bereit, Ihre Geschäftskommunikation zu verbessern? Testen Sie MobiMail noch heute und sorgen Sie dafür, dass jede Nachricht zählt.