Cómo ser productivo durante un viaje de negocios

Según el Consejo Mundial de Viajes y Turismo (WTTC), viajes de negocios constituyeron el el 20% del gasto turístico mundial en 2021. Durante ese año los viajeros de negocios gastaron colectivamente más de 740.000 millones de dólares en todo el mundo. Con cifras tan elevadas, no es de extrañar que muchos de nosotros volvamos agotados de nuestros viajes de negocios.

1. Prepárese, prepárese, prepárese

Viaja ligero: Lo más probable es que vayas con prisas, y lo último que quieres es cargar con una maleta pesada. Lleve sólo lo imprescindible, como cargadores, adaptadores, ropa adecuada, auriculares, etc. Como se trata de un viaje de negocios, tu hotel o alojamiento podrá proporcionarte cosas como champú, comida y toallas.

Recuerda los husos horarios: El desfase horario acaba con la productividad en los viajes de negocios, así que anticípese programando estratégicamente su jornada. Organice las tareas más exigentes para las horas de máxima alerta y aproveche el tiempo de viaje para realizar tareas ligeras y responder al correo electrónico. Y no olvides echarte la siesta siempre que puedas

Delega como un jefe: No puedes hacerlo todo, así que antes de irte, mira cómo puedes delegar tu trabajo en compañeros que puedan encargarse de él en tu ausencia. Esto le aliviará la carga, pero también hará que su equipo se sienta valorado y que puede contar con ellos.

Pon límites: Es bueno que tu equipo y tus jefes sepan que, aunque harás todo lo posible por mantener el ritmo normal de trabajo, no será lo mismo si estás de viaje. Una comunicación clara garantiza que todo el mundo esté de acuerdo y minimiza las interrupciones del flujo de trabajo.

2. Compruebe su tecnología

Desde agilizar las tareas hasta mantenerse conectado, las herramientas adecuadas pueden transformar su experiencia de viaje de negocios de caótica a tranquilamente eficiente. Esto es lo que debe recordar para un viaje de negocios realmente productivo.

Organiza tus aplicaciones

Los smartphones son potentes motores de productividad y, cuando se combinan con las aplicaciones adecuadas, el trabajo durante un viaje de negocios sólo puede mejorar. Además de Teams y mensajería, puedes trabajar con hojas de cálculo, documentos de Word, presentaciones y mucho más. MobiOffice para dispositivos Android e iOS es perfecto precisamente para eso, con aplicaciones diseñadas pensando en los móviles para que trabajes de la mejor manera mientras te desplazas. Si necesitas hacer una presentación, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre las mejores opciones de software para presentaciones que puedes conseguir.

Gana el offline

Puede que haya momentos en los que vayas a estar sin datos o WiFi, así que si tienes pensado trabajar un poco, descarga los archivos que necesites para poder trabajar sin conexión. Esto te ahorrará mucho estrés, y cuando vuelvas a estar conectado, tus tareas estarán configuradas y listas para empezar. Puedes eliminar los archivos innecesarios cuando termines.

Domina la nube

El almacenamiento en la nube, como MobiDrive (incluido con MobiOffice y MobiOffice premium), es tu puerta de acceso y colaboración sin problemas. Sube documentos y presentaciones cruciales a plataformas de almacenamiento en la nube antes de tu viaje, lo que te permitirá compartir archivos con colegas en tiempo real, independientemente de la ubicación. Las herramientas basadas en la nube también ofrecen copias de seguridad automáticas, garantizando que tu trabajo esté a salvo y seguro, incluso si tu dispositivo se pierde o se daña. Aquí es donde MobiOffice brilla, ya que puedes utilizarlo en muchos dispositivos y plataformas diferentes.

Mantente cargado y conectado

Una de las cosas más importantes para seguir siendo productivo durante un viaje de negocios es mantener la tecnología encendida. Empaca un adaptador universal para asegurarte de que puedes cargar tus dispositivos en cualquier parte del mundo, e invierte en un banco de energía decente que pueda dar a tus teléfonos, e incluso a tu portátil, un impulso a lo largo del día. Considera la posibilidad de usar auriculares con cancelación de ruido para concentrarte en el trabajo en entornos ruidosos, y utiliza las tomas de corriente de aeropuertos y aviones siempre que sea posible.

3. Aproveche al máximo el tiempo libre

Los viajes de negocios suelen ser una imagen de reuniones interminables y agendas repletas, que dejan poco margen para cualquier otra cosa. Es muy importante que dejes tiempo libre para cargar las pilas, concentrarte y asistir a reuniones sin tener la sensación de haber estado despierto toda la noche. He aquí algunas formas de aprovechar al máximo el tiempo para mejorar la productividad en los viajes de negocios.

Aproveche el tiempo de viaje

En lugar de utilizar el tiempo de viaje de negocios para trabajar, aproveche para escuchar podcasts, música o audiolibros, o incluso simplemente para leer un libro. Los viajes de larga distancia en avión o en tren son también una buena oportunidad para echar una cabezadita y sentirse fresco y preparado cuando llegue a la siguiente parada de su viaje de negocios.

Salas VIP

Las salas VIP de los aeropuertos pueden ser paraísos de productividad durante un viaje de negocios, ya que ofrecen asientos cómodos, rincones tranquilos y una conexión Wi-Fi fiable. Muchas de ellas ofrecen comida y bebida gratuitas, lo que permite recargar el cuerpo y la mente mientras se trabaja. Si se trata de un viaje de negocios, la empresa o el cliente deben estar dispuestos a pagar por el acceso.

No olvides las pausas

El tiempo de descanso no es sólo para trabajar, sino también para rejuvenecer. En lugar de desplazarte sin pensar, incorpora sesiones rápidas de actividad física a tus descansos. Haz algunos estiramientos, camina por el aeropuerto y mantén la sangre fluyendo. Si te gustan estas cosas, puedes incluso hacer ejercicios de respiración y de atención plena en un lugar tranquilo.

Explora

Los viajes de negocios suelen ofrecer oportunidades únicas para explorar nuevos lugares. Si tienes algo de tiempo libre, date un paseo por los alrededores y visita la zona. Visite museos y lugares históricos, pruebe la comida local y convierta su viaje de negocios en un viaje cultural. De este modo, podrá descansar del trabajo y las reuniones, lo que mejorará su productividad general a largo plazo.

4. Manténgase concentrado

Saber cómo ser productivo en casa es una cosa, pero los viajes de negocios a menudo suponen un revés para su rutina de productividad habitual. Las distracciones están por todas partes, las agendas repletas y mantener la concentración puede convertirse rápidamente en todo un reto. A continuación te explicamos cómo mantener el ritmo, incluso cuando estás de viaje.

Priorice

El tiempo es la moneda más valiosa en un viaje de negocios, así que tendrá que utilizarlo sabiamente. Al igual que en el trabajo normal, empiece por identificar las tareas de mayor impacto que estén directamente relacionadas con los objetivos del viaje y prográmelas para las horas de mayor concentración. Y, una vez que tengas claras las grandes victorias, sigue con las victorias rápidas durante las horas menos estresantes para mantener los platos girando.

La habitación del hotel es tu oficina

La habitación del hotel no es sólo para dormir; también puede ser un lugar para trabajar, y disponer de un espacio de trabajo específico ayuda a concentrarse y a pasar al "modo de trabajo" con mayor facilidad.

Busca una zona específica de la habitación que tenga buena iluminación y no esté desordenada para instalar tu oficina improvisada. Utiliza cortinas y tapones para los oídos para reducir las distracciones, pon la tetera y ponte cómodo antes de empezar.

Evita la multitarea

Olvídate de la multitarea: no es tan productiva como parece. Intenta agrupar tareas similares para mejorar la eficacia. Ya se trate de gestionar correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas o abordar asuntos administrativos, agruparlas minimiza las idas y venidas mentales y te permite sumergirte en un modo de trabajo concentrado.

Utiliza trucos de gestión del tiempo como la Técnica Pomodoro para trabajar en ráfagas cortas e intensas con descansos rápidos. Ten en cuenta que agrupar las tareas ayuda a reducir la fatiga mental y aumenta tu rendimiento durante esas sesiones de trabajo concentrado.

Recompénsate

Mantener la motivación durante un viaje de negocios puede ser difícil. No subestime el poder de celebrar incluso las victorias más pequeñas. Tómese un momento para tomarse un café después de superar una tarea difícil, o salga a dar un paseo por los jardines del hotel para reconocer sus progresos. Piense en establecer pequeñas recompensas por alcanzar objetivos concretos: por ejemplo, visitar una atracción turística local después de aprobar una presentación importante. Y si vas a hablar delante de gente, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre lo que debes y no debes hacer en una presentación eficaz.

4. Otros consejos para la productividad en los viajes de negocios

Los viajes de negocios son algo más que reuniones y presentaciones; son una puerta de entrada a oportunidades únicas de crecimiento personal y profesional. Cuando se sale de la rutina habitual y se profundiza en los aspectos "más allá de lo básico", se puede convertir el viaje en un viaje de valiosas conexiones, conocimientos culturales y mejoras duraderas que van más allá de la típica experiencia laboral.

No te saltes el networking

Puede que tengas poco tiempo, pero haz un hueco para asistir a eventos del sector, participar en conferencias o entablar conversaciones con los lugareños. Conéctate a propósito con profesionales de tu campo para intercambiar ideas, explorar posibles colaboraciones y mantenerte a la vanguardia de las tendencias del sector.

Aprovecha plataformas como LinkedIn o aplicaciones de redes profesionales para ponerte en contacto con personas relevantes antes de tu viaje y aprovecha la ocasión para reunirte cara a cara. Establecer conexiones significativas puede abrirte las puertas a futuras oportunidades y ampliar tus horizontes profesionales.

Sumérgete en la cultura local

Sumérjase en la cultura local para obtener información valiosa y establecer una buena relación. Dé prioridad a la investigación de las costumbres locales, los saludos y la etiqueta de negocios. Vístase adecuadamente y preste atención a su lenguaje corporal. Adapte su estilo de comunicación para mostrar respeto y evitar errores culturales. Esto no sólo fomenta las relaciones positivas, sino que también profundiza su comprensión de los socios comerciales y los clientes.

Cuídese

Viajar puede ser estimulante, pero también puede alterar sus rutinas habituales y afectar a su salud y bienestar. No deje que el jet lag, la deshidratación o los tentempiés poco saludables le roben la chispa del viaje He aquí algunas estrategias clave que le ayudarán a combatir estos problemas comunes y a asegurarse de que tiene la energía y la concentración necesarias para disfrutar de verdad de su viaje:

• Mantenga un horario de sueño constante: Siga su rutina habitual a la hora de acostarse en la medida de lo posible, incluso con los cambios de huso horario. Cree un ritual relajante antes de dormir en la habitación del hotel, como leer o darse un baño caliente, para indicar a su cuerpo que es hora de relajarse.

• Manténgase hidratado durante todo el día: Lleve una botella de agua reutilizable y beba con frecuencia. La deshidratación puede acabar con su energía y concentración, así que dé prioridad a mantenerse bien hidratado, sobre todo cuando haga calor o después de realizar alguna actividad física.

• Alimenta tu cuerpo sabiamente: Deléitese con las delicias locales, pero dé prioridad a las opciones saludables, como frutas, verduras y cereales integrales, para mantener sus niveles de energía y evitar la sensación de pereza. Lleve tentempiés sanos para evitar tentaciones poco saludables cuando esté de viaje.

4. MobiOffice: tu herramienta de productividad para viajes de negocios

Ser productivo durante un viaje de negocios depende de las herramientas que utilices. Y, como una de las mejores alternativas a Microsoft Office que existen, puedes trabajar de forma más inteligente, no más duro cuando estás de viaje.

Acceso sin conexión, sin preocupaciones: Descarga archivos antes de tu viaje y sigue trabajando incluso sin conexión a Internet. Los cambios se sincronizan automáticamente al volver a conectarte, garantizando una continuidad sin esfuerzo.

Compatibilidad multiplataforma: Acceda a su trabajo en cualquier dispositivo, desde teléfonos y tabletas hasta ordenadores portátiles, para disfrutar de la máxima flexibilidad. Ya no tendrás que buscar software compatible durante tus viajes.

Eficacia todo en uno: Olvídate de hacer malabarismos con las aplicaciones. Edite documentos, cree presentaciones, gestione hojas de cálculo y correos electrónicos, todo en una única plataforma unificada.

Colaboración en tiempo real: Trabaja sin problemas con tus compañeros, independientemente de dónde te encuentres. Comparta documentos y edítelos en colaboración en tiempo real, manteniendo a su equipo en la misma página.

Seguridad de confianza: Proteja su trabajo con sólidas funciones de seguridad, incluida la protección con contraseña, el seguimiento de cambios y el almacenamiento seguro en la nube para su tranquilidad.

Ligero y eficiente: Ahorre un valioso espacio de almacenamiento y conserve la duración de la batería. El rendimiento optimizado de MobiOffice garantiza un funcionamiento fluido incluso en dispositivos antiguos, para que puedas trabajar de forma eficiente en cualquier lugar.

Si te parece bien, descarga MobiOffice gratis y, cuando estés listo para disfrutar de funciones increíblemente avanzadas, prueba también la versión Premium. Buen viaje