¿Cómo encontrar el mejor software de hojas de cálculo? Los 6 mejores programas de hojas de cálculo para usar

Al igual que Superman con la kriptonita o Spider-Man con la picadura de araña, cada profesional necesita una herramienta potente para organizar los datos y alcanzar los objetivos cruciales de su negocio. Y es por eso que una buena hoja de cálculo es indispensable.

Ya sea para gestionar tareas empresariales como contabilidad y RR.HH., crear una lista personal de tareas pendientes o simplemente para vivir la mejor vida posible, las hojas de cálculo son herramientas versátiles que pueden hacer un seguimiento de casi cualquier cosa.

Pero con tanto software de hojas de cálculo disponible, elegir el adecuado puede resultar abrumador, por decir lo menos...

Algunos profesionales incluso han recurrido a la creación de sus propios gráficos para comparar todos los programas de hojas de cálculo disponibles.

Antes de sumergirnos en esta madriguera literal de hojas de cálculo, le ayudaremos a simplificar su búsqueda.

El software de hoja de cálculo ideal debe ser fácil de usar y estar repleto de funciones para satisfacer todas sus necesidades (desde cálculos detallados hasta gráficos llamativos que puede personalizar fácilmente).

Siga leyendo para descubrir qué debe tener en cuenta al elegir su software y cómo puede integrar hojas de cálculo en su trabajo.

También hemos recopilado los 6 mejores programas de hojas de cálculo, ya sea que esté buscando una alternativa a Excel o simplemente sienta curiosidad por las mejores opciones gratuitas.

Imprescindibles para cualquier software de hoja de cálculo

Al elegir el mejor software de hoja de cálculo, es esencial considerar si sus funciones básicas o avanzadas cubrirían sus necesidades.

Si bien todos los programas de hojas de cálculo le permiten organizar, analizar y manipular datos, cada uno ofrece herramientas únicas para agilizar su trabajo y mejorar la productividad.

Desde la entrada de datos y fórmulas hasta las visualizaciones y herramientas de colaboración, el software adecuado realmente puede marcar la diferencia.

Por lo tanto, cuando busque un software de hojas de cálculo, tenga en cuenta algunas de estas once características más importantes al seleccionar su solución.

Funciones

Las funciones se utilizan para evaluar valores y realizar y automatizar cálculos complejos, como sumar o multiplicar datos dentro de celdas específicas.

Verifique si su programa de hojas de cálculo tiene funciones preestablecidas integradas (es decir, "SUMA", "PROMEDIO" y "CONTAR") para ahorrarle tiempo y garantizar la precisión cuando esté procesando grandes cantidades de datos.

Fórmulas avanzadas

¿Desea obtener más información sobre los datos de su hoja de cálculo? Entonces debe crear cálculos y fórmulas personalizados: desde aritmética básica hasta funciones complejas que manipulen variables, grandes conjuntos de datos, cantidades de tiempo, etc.

Ejemplos de fórmulas más avanzadas son "SI" y "Y" (como condiciones establecidas para mostrar si el conjunto de datos las cumple) y "BUSCARV" (para mostrar el filtrado de datos según ciertas reglas).

Formato personalizado

Con el formato personalizado, puede ajustar la apariencia de celdas individuales o grupos de celdas.

Use el formato personalizado para cambiar el tamaño de fuente, los colores y los bordes para que sus datos sean más atractivos visualmente y más fáciles de leer.

El formato condicional también le permite establecer reglas que cambian la apariencia de una celda en función de su contenido.

Por ejemplo, puede resaltar celdas que cumplan criterios específicos, como números por encima de un cierto umbral, lo que facilita la detección de tendencias o valores atípicos.

Filtros de datos

Puede ordenar los datos en orden ascendente o descendente y filtrarlos según un conjunto de criterios o reglas.

El filtrado de datos es crucial cuando se gestionan grandes conjuntos de datos para encontrar rápidamente la información que necesita sin tener que desplazarse sin fin.

Visualización de datos

Utilice visualizaciones para convertir datos sin procesar en ilustraciones significativas y fáciles de entender para mantener a su audiencia cautivada.

La mayoría de las hojas de cálculo proporcionan herramientas integradas para crear gráficos de barras, gráficos circulares y gráficos.

Pero el mejor software de hojas de cálculo ofrece una amplia gama de opciones de formato para sus gráficos, lo que le permite personalizar colores, etiquetas y estilos para que coincidan con sus necesidades de presentación.

Análisis de datos

Las capacidades de análisis de datos de su hoja de cálculo le permiten organizar y extraer información significativa de datos complejos, lo que las hace ideales para la elaboración de informes y la toma de decisiones.

Por ejemplo, tablas dinámicas son una herramienta poderosa para resumir, analizar y presentar grandes conjuntos de datos. Otras herramientas avanzadas de hojas de cálculo (por ejemplo, filtros) también admiten capacidades de procesamiento de datos.

Macros

Las macros ahorran tiempo al automatizar tareas repetitivas. Con las macros, puede registrar una secuencia de pasos y hacer que la hoja de cálculo los realice automáticamente cuando sea necesario, lo que agiliza su flujo de trabajo.

Herramientas de colaboración

Las herramientas de hojas de cálculo modernas suelen ofrecer colaboración en tiempo real, donde varios usuarios pueden editar una hoja de cálculo simultáneamente para garantizar que su equipo pueda trabajar en conjunto, sin importar dónde se encuentren.

Algunos programas de hojas de cálculo también ofrecen un historial de versiones, por lo que puede realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y restaurar versiones anteriores si es necesario, lo que garantiza que no se pierdan datos durante la colaboración.

Integraciones y compatibilidad

Muchas herramientas de hojas de cálculo se integran perfectamente con otro software empresarial, como CRM o herramientas de gestión de proyectos. Esto puede mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo al conectar su hoja de cálculo con aplicaciones externas.

Asegúrese de que el software elegido admita formatos de archivo comunes como .xls o .csv, que son esenciales para compartir datos con otras personas que pueden usar programas diferentes.

Interfaz fácil de usar

El mejor software de hojas de cálculo presenta una interfaz intuitiva que es fácil de navegar, especialmente para principiantes.

El software de hojas de cálculo moderno presenta un diseño limpio y le proporcionará instrucciones y tutoriales claros para ayudarlo en el camino.

Privacidad de datos

Si está utilizando un software de hojas de cálculo basado en la nube, el cifrado de datos es esencial para garantizar que su información se mantenga segura.

Seleccione un programa de hojas de cálculo que ofrezca un cifrado sólido y opciones de uso compartido seguro para proteger los datos confidenciales, especialmente si está manipulando datos en línea.

El mejor software de hojas de cálculo en general: MobiSheets

MobiSheets se destaca como uno de los mejores software de hojas de cálculo, equilibrando funciones potentes con una interfaz fácil de usar. Diseñado para usuarios de todos los niveles de experiencia, MobiSheets facilita la exploración profunda de los datos y agiliza el análisis gracias a sus tablas dinámicas, herramientas de de datos y más de 280 fórmulas integradas (solo las suficientes para que no se pierda en ecuaciones interminables y complejas. Para resaltar tendencias y contar la historia datos, MobiSheets más de 30 diseños de gráficos personalizables, formato condicional y una variedad de estilos y fuentes.

La colaboración en tiempo real en MobiSheets es perfecta, lo que permite compartir y comentar fácilmente, con compatibilidad con todos los principales formatos de archivos de hojas de cálculo, desde su Excel compacto hasta ese gran archivo CSV.

Para el seguimiento del presupuesto en tiempo real, MobiSheets ofrece una práctica plantilla de gastos que se sincroniza instantáneamente en todos los dispositivos móviles, lo que ayuda a los usuarios a mantenerse actualizados sobre sus finanzas.

Una de las principales ventajas de MobiSheets es su sólida protección de datos. Los archivos son accesibles en línea y fuera de línea, con almacenamiento en la nube integrado para mantener los datos seguros y privados.

El software de hojas de cálculo más utilizado: Microsoft Excel

Microsoft Excel es un nombre familiar cuando se trata de software de hojas de cálculo. Presentado inicialmente en 1987, Excel es ampliamente reconocido por dos cosas.

Microsoft Excel ganó popularidad debido a su disponibilidad multiplataforma. Como parte de la suite Microsoft Office, Microsoft Excel es compatible con dispositivos Windows, macOS, Android e iOS.

El segundo aspecto, por el que Microsoft Excel es reconocido, son las versátiles funciones avanzadas del software (es decir, tablas dinámicas y más de 400 funciones integradas aún más avanzadas).

Microsoft Excel lo ayuda a analizar fácilmente sus datos, generar informes o automatizar tareas con macros.

Las fórmulas comunes como INDEX-MATCH y VLOOKUP son elementos básicos para la extracción y el análisis de datos, lo que hace de Excel una opción ideal para conjuntos de datos de gran tamaño.

Los usuarios también pueden automatizar tareas repetitivas a través de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) de Excel, mejorando aún más la productividad.

Un dato curioso sobre Excel es que puede manejar unas impresionantes 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja, lo que demuestra su capacidad para gestionar grandes cantidades de datos.

Sin embargo, esta poderosa herramienta viene con algunas limitaciones: los archivos grandes pueden causar problemas de rendimiento y las amplias funciones del software pueden presentar una curva de aprendizaje pronunciada para principiantes.

El mejor software de hoja de cálculo gratuito: Apache OpenOffice

Apache OpenOffice Calc es una aplicación de software de hoja de cálculo gratuita y de código abierto compatible con varios sistemas operativos (es decir, Linux, macOS, Solaris y Windows). Calc admite formatos de archivo de uso común como XLS, CSV, TXT y ODS.

Con una interfaz limpia e intuitiva, Calc es fácil de navegar, especialmente para los usuarios familiarizados con Excel. Ofrece opciones flexibles de edición de celdas que permiten a los usuarios personalizar bordes, colores, fuentes y tamaños.

El editor de fórmulas de Calc incluye funciones que admiten la manipulación de datos básica y más avanzada. Por ejemplo, su botón de función "SUMA" proporciona una forma de calcular sumas con un solo clic.

Las tablas dinámicas y las herramientas de visualización de datos del software de hoja de cálculo permiten a los usuarios manipular datos para generar y analizar información de manera eficiente.

Calc incluye características únicas como fórmulas en lenguaje natural (que traducen instrucciones basadas en texto en fórmulas) y un Administrador de escenarios (para ayudar a los usuarios a evaluar rápidamente múltiples posibilidades de datos).

Calc carece de funciones de colaboración en tiempo real, no admite integraciones con herramientas de terceros y no tiene una aplicación móvil dedicada.

El mejor software de hojas de cálculo en línea: Google Sheets

Google Sheets, el software de hojas de cálculo gratuito basado en la nube de Google, está disponible como una aplicación web, una aplicación de escritorio para ChromeOS y una aplicación móvil para iOS y Android.

Google Sheets es gratuito para cuentas personales y te permite crear, editar y compartir hojas de cálculo directamente desde tu navegador. Google Sheets también admite formatos de archivo populares, lo que lo hace versátil para quienes están haciendo la transición desde Excel.

Las funciones de colaboración de Google Sheets son excepcionales: permiten que varios usuarios editen en tiempo real, agreguen comentarios, realicen un seguimiento de los cambios y vuelvan a versiones anteriores.

Para los usuarios que trabajan dentro del espacio de trabajo y el ecosistema de Google, Google Sheets es especialmente conveniente, ya que ofrece importaciones de datos en tiempo real desde herramientas como Google Forms, Google Analytics y Looker Studio para un seguimiento y visualización de datos potentes.

Además, obtendrás algunas funciones específicas de Google, como "GOOGLETRANSLATE" y "GOOGLEFINANCE" (que te ayudarán a traducir tus textos y obtener datos en tiempo real).

Google Sheets tiene algunas limitaciones, como menos funciones avanzadas y capacidades básicas de visualización de datos, sin la opción de editar gráficos fuera del software de hojas de cálculo.

El mejor software de hojas de cálculo para la gestión de proyectos: Airtable

Airtable es una excelente opción para la gestión de proyectos gracias a su capacidad única de combinar las funciones del software de hojas de cálculo modernas con una estructura potente similar a una base de datos y una interfaz de usuario sencilla.

Airtable es una aplicación de hojas de cálculo que ayuda a que su flujo de trabajo sea más manejable para cumplir con los objetivos del mundo empresarial.

La aplicación de hojas de cálculo ofrece vistas personalizables, como cuadrícula, calendario, cronograma y Kanban, lo que facilita el seguimiento de tareas, cronogramas y recursos. Para la gestión de proyectos, esto significa que puede ver sus datos desde múltiples ángulos y controlar mejor el flujo de trabajo.

Para que comenzar sea más sencillo, Airtable incluye plantillas listas para usar diseñadas para la gestión de proyectos. Ya sea que esté lanzando un producto, administrando contenido u organizando ventas, estas plantillas ofrecen un marco instantáneo para visualizar tareas, fechas de vencimiento y detalles clave del proyecto.

Los campos personalizables le permiten ajustar aún más las plantillas para que se adapten a las necesidades específicas de su proyecto.

Con la automatización incorporada, Airtable le permite configurar activadores para actualizar automáticamente las tareas y administrar las etapas del proyecto, lo que reduce el trabajo manual.

Sin embargo, una limitación es que Airtable no ofrece tantas funciones avanzadas de hojas de cálculo como las herramientas tradicionales como Excel.

El mejor software de hojas de cálculo en ninguna categoría en particular: Zoho Office

Zoho Sheet es una aplicación de hojas de cálculo gratuita basada en la nube que ofrece una amplia gama de funciones. Ofrece un diseño simple y familiar, pero incluye más de 350 funciones, desde cálculos básicos hasta herramientas de datos avanzadas, incluidas tablas dinámicas, validación de datos y formato condicional.

Una característica destacada es el asistente impulsado por IA de Zoho, Zia, que proporciona información sobre los datos y genera gráficos automáticamente para ayudarlo a visualizar tendencias rápidamente.

Zoho Sheet también admite una integración perfecta con herramientas de terceros como Trello y Gmail.

Para facilitar el acceso a los datos, Zoho Sheet le permite vincular fuentes de datos externas, como archivos CSV o feeds RSS, y actualiza automáticamente los datos de estas fuentes.

Zoho Sheet requiere una conexión a Internet, ya que la funcionalidad sin conexión aún no es compatible.

¿Para qué puede utilizar una hoja de cálculo?

Un software de hojas de cálculo es ciertamente útil en el mundo de las finanzas, pero su practicidad no termina allí.

Desde objetivos personales hasta flujos de trabajo profesionales, las hojas de cálculo son herramientas versátiles y poderosas que mejoran la organización, el seguimiento y el análisis de prácticamente cualquier área de la vida.

A continuación, se muestran algunos usos creativos y prácticos de las hojas de cálculo, cada uno con ideas para inspirarte:

Presupuesto

Realiza un seguimiento de los gastos mensuales, categoriza los gastos y establece objetivos de presupuesto para ahorrar más cada mes. Configura elementos visuales como gráficos circulares para ver a dónde va tu dinero de un vistazo y calcula automáticamente cuánto dinero necesitas cada mes.

Finanzas personales

El mejor software de hojas de cálculo puede ayudarle a administrar sus cuentas bancarias, calcular los pagos de préstamos y crear planes para objetivos financieros a largo plazo. Le proporcionan una visión general clara, para que pueda tomar decisiones financieras más informadas.

Contabilidad

Ya sea que tenga una pequeña empresa o necesite realizar un seguimiento de sus gastos personales, cree una hoja de cálculo para registrar sus transacciones, controlar los ingresos y administrar los gastos. Las hojas de cálculo también pueden ayudarle a calcular los impuestos o realizar un seguimiento de los salarios de los empleados.

Gestión de proyectos

Utilice hojas de cálculo para crear cronogramas de proyectos, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. El formato condicional puede resaltar visualmente los plazos y los estados de las tareas, lo que le ayudará a cumplir con los plazos.

Gestión de inventario

Cree una hoja de cálculo básica para realizar un seguimiento de los suministros, la disponibilidad de productos o los artículos personales. Establezca alertas de existencias bajas utilizando el formato condicional para asegurarse de que nada importante se agote inesperadamente.

Planificación de eventos

Organiza listas de invitados, disposición de asientos y presupuestos para cualquier evento. Tener todos tus detalles en un solo lugar hace que la planificación sea más sencilla y menos estresante.

Seguimiento de ejercicios y salud

¿Estás listo para monitorear tus objetivos de acondicionamiento físico? Dentro de tu archivo de Excel, puedes registrar tus rutinas de ejercicios, mientras haces un seguimiento de tu peso o nutrición.

¿Mencionamos que puedes visualizar datos creando gráficos para ver el progreso y motivarte para mantenerte constante?

Calendarios de contenido

Para los vendedores o creadores de contenido, las hojas de cálculo mantienen un seguimiento de publicaciones, temas y fechas límite en todas las plataformas. La codificación por colores por plataforma, cliente o fecha límite ayuda a mantener un flujo de contenido constante y organizado, por lo que no tienes que pensar en lo que estás publicando hoy.

Establecimiento de objetivos

Divide los objetivos grandes en pasos manejables y realiza un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Este progreso visual puede motivarte y mantener los objetivos claros y alcanzables.

Seguimiento de hábitos

Realice un seguimiento de los hábitos diarios, como la lectura, la hidratación o el sueño. Las hojas de cálculo proporcionan una representación visual de su constancia, lo que ayuda a reforzar y mantener sus buenos hábitos.

Facturas de autónomos

Manténgase al día con su hoja de cálculo para generar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y calcular las ganancias a lo largo del tiempo. Automatice los totales para asegurarse de que no se pase por alto ningún pago ni cliente.

Análisis de datos

Realice encuestas o recopile otros datos, luego use las funciones integradas de Excel para analizar tendencias y conocimientos. Esto puede ser valioso para empresas, proyectos de investigación o conocimientos personales.

Presentaciones

Use hojas de cálculo para organizar datos complejos de forma visual, lo que facilita su comprensión. Los gráficos y cuadros ayudan a comunicar conocimientos de manera eficaz durante reuniones o presentaciones.

Maquetas de sitios web o casas

Diseñe diseños simples o planos visuales organizando celdas para representar diferentes áreas de su sitio web, habitación o casa. Esta es una forma creativa de organizar elementos visuales sin software gráfico.

Creador de cuestionarios

Cree un banco de preguntas para autoevaluarse o para cuestionar a otros sobre varios temas. El formato condicional puede revelar respuestas instantáneamente, lo que hace que las sesiones de estudio sean interactivas y eficientes.

Registro de puntajes de juegos

Para las noches de juegos o las competencias familiares, use una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los puntos. Automatícela para calcular totales e incluso declarar ganadores (de manera justa) con facilidad.

Itinerarios de viaje

Planifique los detalles de su viaje, incluidas las reservas, los lugares turísticos y los presupuestos. Tener un itinerario claro hace que los viajes sean más fluidos y agradables.

¿Qué se debe tener en cuenta en un software de hojas de cálculo?

Al seleccionar un software de hojas de cálculo, es fundamental tener en cuenta las características específicas que satisfarán sus necesidades personales o profesionales, ya que estos factores pueden generar una mayor productividad y eficiencia en la gestión de sus datos.

Por lo tanto, plantéese algunas de estas preguntas:

Si es nuevo en las hojas de cálculo, ¿qué tan cómodo se siente con la interfaz, el diseño y las funciones de la herramienta? Una interfaz fácil de usar puede reducir significativamente la curva de aprendizaje y mejorar su experiencia general.

Si tiene que crear un gráfico o diagrama complejo, ¿la herramienta de software lo ayudaría a comunicar sus conocimientos de datos con claridad? La representación visual eficaz de los datos es esencial para transmitir información de manera rápida y precisa a su audiencia.

Si va a colaborar con su equipo, ¿podría administrar diferentes versiones de documentos y cuáles son las capacidades para compartir? Las sólidas funciones de colaboración garantizan que los miembros del equipo puedan trabajar juntos sin problemas, lo que minimiza la confusión y mantiene el control de versiones.

¿El software admite formatos comunes (.xls, .csv, etc.)? La compatibilidad con formatos de archivo estándar es crucial para compartir e integrar datos con otras aplicaciones y partes interesadas.

¿Sus datos se compartirán de forma segura y protegida? Las funciones de seguridad de datos son vitales para proteger la información confidencial y garantizar el cumplimiento de las regulaciones pertinentes.

¿Se siente cómodo con las funciones de formato de la hoja de cálculo, que le permiten personalizar la presentación de sus datos? Las herramientas de formato efectivas pueden mejorar la legibilidad y el atractivo de sus datos, lo que facilita que otros comprendan sus hallazgos.

¿La herramienta de hoja de cálculo es compatible con dispositivos móviles, de modo que pueda acceder a ella sobre la marcha? Un diseño compatible con dispositivos móviles le permite administrar y revisar sus datos desde cualquier lugar, lo que proporciona flexibilidad en su rutina de trabajo.

¿Realmente valdría la pena el mayor costo de las hojas de cálculo con funciones más avanzadas? Evaluar los beneficios de las funciones adicionales en relación con su presupuesto puede ayudarlo a determinar si la inversión en software premium está justificada para sus necesidades.

Conclusión

Elegir el software de hojas de cálculo adecuado puede agilizar su trabajo, ya sea que esté organizando datos para tareas comerciales, personales o simplemente para controlar un presupuesto.

Busque funciones esenciales como funciones integradas, fórmulas avanzadas y formato personalizado para simplificar la manipulación y visualización de datos.

Las herramientas colaborativas y la integración con otro software pueden mejorar la productividad del equipo y permitir flujos de trabajo sin inconvenientes en todas las plataformas.

Por último, considere la privacidad y la facilidad de uso al tomar una decisión, ya que una interfaz segura y fácil de usar hará que la gestión de datos sea eficiente y confiable.

¿Está listo para aumentar su productividad? Pruebe MobiSheets hoy y vea cómo el software adecuado puede agilizar su flujo de trabajo.