Hoe blijf ik productief tijdens een zakenreis?

Volgens de World Travel and Tourism Council (WTTC), zakenreizen uit 20 procent van de wereldwijde toeristische uitgaven in 2021. Gedurende dat jaar, zakelijke reizigers samen meer dan 740 miljard dollar wereldwijd. Met zulke enorme aantallen is het geen wonder dat zovelen van ons uitgeput terugkomen van zakenreizen.

1. Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

Reis licht: Je gaat je waarschijnlijk haasten en het laatste wat je wilt is een zware koffer meeslepen. Pak alleen het hoognodige in, zoals opladers, adapters, geschikte kleding, koptelefoons enzovoort. Aangezien het een zakenreis is, zal je hotel of accommodatie dingen als shampoo, eten en handdoeken kunnen leveren.

Denk aan tijdzones: Een jetlag is dodelijk voor de productiviteit tijdens een zakenreis, dus zorg dat je er klaar voor bent door je dag strategisch te plannen. Deel veeleisende taken in op de uren waarop je het meest alert bent en gebruik de reistijd voor licht werk en het beantwoorden van e-mails. En vergeet niet een dutje te doen wanneer je maar kunt!

Delegeer als een baas: Je kunt niet alles doen, dus kijk voordat je gaat hoe je je werk kunt delegeren aan collega's die het tijdens jouw afwezigheid kunnen afhandelen. Dit verlicht de last voor jou, maar zorgt er ook voor dat je team zich gewaardeerd voelt en dat er op ze vertrouwd kan worden.

Stel grenzen: Het is goed om je team en managers te laten weten dat je weliswaar je best zult doen om op schema te blijven met je normale werk, maar dat het niet helemaal hetzelfde zal zijn als je onderweg bent. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en minimaliseert verstoringen van je workflow.

2. Controleer uw technologie

Van het stroomlijnen van taken tot verbonden blijven, de juiste tools kunnen je zakenreiservaring transformeren van chaotisch naar rustig efficiënt. Dit is wat je moet onthouden voor een echt productieve zakenreis.

Regel je apps

Smartphones zijn krachtpatsers op het gebied van productiviteit en in combinatie met de juiste apps kan je werk tijdens een zakenreis alleen maar beter worden. Naast Teams en messaging kun je nog steeds werken aan spreadsheets, tekstdocumenten, presentaties en meer. MobiOffice voor Android- en iOS-toestellen is daar perfect voor, met apps die zijn ontworpen met mobiel in gedachten voor het ultieme werken onderweg. Als je een presentatie moet maken, raden we je aan ons artikel over de beste presentatiesoftware te lezen.

Offline wint

Er kunnen momenten zijn dat je zonder data of wifi zit, dus als je van plan bent om wat werk te doen, download dan de bestanden die je nodig hebt zodat je offline kunt werken. Dit bespaart je een hoop stress en als je weer verbinding hebt, zijn je taken klaar om te beginnen. Onnodige bestanden kun je verwijderen als je klaar bent.

Beheers de cloud

Cloudopslag zoals MobiDrive (inbegrepen bij MobiOffice en MobiOffice premium) cloud is je toegangspoort tot naadloze toegang en samenwerking. Upload cruciale documenten en presentaties naar opslagplatforms in de cloud voordat je op reis gaat, zodat je bestanden in realtime kunt delen met collega's, ongeacht de locatie. Cloud-gebaseerde tools bieden ook automatische back-ups, zodat uw werk veilig is, zelfs als uw apparaat zoekraakt of beschadigd raakt. Dit is waar MobiOffice uitblinkt, omdat je het op veel verschillende apparaten en platforms kunt gebruiken.

Blijf opgeladen en verbonden

Een van de belangrijkste dingen om productief te blijven tijdens een zakenreis is om je technologie van stroom te voorzien. Neem een universele adapter mee om ervoor te zorgen dat je je apparaten overal ter wereld kunt opladen en investeer in een goede powerbank die je telefoons en zelfs je laptop de hele dag door een boost kan geven. Overweeg een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking om geconcentreerd te kunnen werken in een lawaaierige omgeving en maak waar mogelijk gebruik van stopcontacten op luchthavens en in het vliegtuig.

3. Minimale vrije tijd

Zakenreizen schetsen vaak een beeld van eindeloze vergaderingen en volle agenda's, waardoor er weinig ademruimte overblijft voor iets anders. Het is superbelangrijk dat je ruimte maakt voor downtime, zodat je je batterijen kunt opladen, je focus kunt verbeteren en vergaderingen kunt bijwonen zonder het gevoel te hebben dat je de hele nacht bent opgebleven. Hier zijn enkele manieren om je tijd optimaal te benutten voor een betere productiviteit tijdens je zakenreis.

Maak gebruik van reistijd

In plaats van je reistijd te gebruiken voor je werk, kun je ook luisteren naar podcasts, muziek of audioboeken, of zelfs gewoon een boek lezen. Langeafstandsreizen met het vliegtuig of de trein zijn ook een goede gelegenheid om stiekem een dutje te doen, zodat je je fris voelt en er klaar voor bent wanneer je de volgende halte van je zakenreis bereikt.

Ga naar de lounges

Luchthavenlounges kunnen havens van productiviteit zijn tijdens een zakenreis, met comfortabele stoelen, rustige hoekjes en betrouwbare Wi-Fi. Veel lounges bieden gratis eten en drinken, zodat je je lichaam en geest kunt opladen terwijl je werkt. Als je op zo'n zakenreis gaat, zou je bedrijf of de klant graag betalen voor de toegang.

Vergeet geen pauzes te nemen

Stilstand is niet alleen werk, maar ook verjonging. In plaats van hersenloos te scrollen, kun je in je pauzes ook snelle fysieke activiteiten opnemen. Doe wat stretchoefeningen, loop een rondje over het vliegveld en zorg dat je bloed blijft stromen. Als je van dat soort dingen houdt, kun je zelfs ademhalingsoefeningen en mindfulness doen op een rustige plek.

Verken!

Zakenreizen bieden vaak unieke kansen om nieuwe plaatsen te verkennen. Als je wat tijd over hebt, ga dan wandelen en bekijk de omgeving. Bezoek musea en historische plaatsen, ga eten in de buurt en maak van je zakenreis ook een culturele reis. Door dit te doen, kun je jezelf een pauze gunnen van het werk en de vergaderingen, wat je algehele productiviteit op de lange termijn zal verbeteren.

4. Blijf gefocust

Weten hoe je thuis productief kunt zijn is één ding, maar zakenreizen gooien vaak een kromme bal in je gebruikelijke productiviteitsroutine. Er is overal afleiding, de agenda's zitten vol en het kan al snel een hele uitdaging worden om geconcentreerd te blijven. Dit is hoe je de vaart erin kunt houden, zelfs als je onderweg bent.

Geef prioriteit aan

Tijd is je meest waardevolle bezit op zakenreis, dus je moet het verstandig gebruiken. Begin, net als bij normaal werk, met het identificeren van taken met een hoge impact die direct verband houden met de doelen van je reis en plan ze in voor je piekuren. En als je eenmaal de grote successen in je hoofd hebt, volg ze dan op met de snelle successen tijdens minder stressvolle uren om de borden te laten draaien.

Je hotelkamer is je kantoor

Je hotelkamer hoeft niet alleen om te slapen te zijn; het kan ook een plek zijn om wat werk gedaan te krijgen en het hebben van een speciale werkruimte helpt je te concentreren en soepeler over te schakelen naar de "werkmodus".

Zoek een specifieke plek in de kamer met goede verlichting en zonder rommel om je geïmproviseerde kantoor in te richten. Gebruik gordijnen en oordopjes om afleiding te beperken, zet de waterkoker op en maak het je gemakkelijk voordat je begint.

Vermijd multitasking

Vergeet multitasking - het is niet zo productief als het klinkt. Probeer gelijksoortige taken te bundelen om efficiënter te werken. Of het nu gaat om het afhandelen van e-mails, het voeren van telefoongesprekken of het aanpakken van administratieve zaken, het groeperen ervan minimaliseert het mentale heen-en-weergeloop en zorgt ervoor dat je geconcentreerd kunt werken.

Gebruik timemanagementtrucs zoals de Pomodoro techniek om in korte, intense uitbarstingen te werken met snelle pauzes. Onthoud dat het bundelen van taken mentale vermoeidheid tegengaat en je output verhoogt tijdens die geconcentreerde werksessies.

Beloon jezelf

Het kan moeilijk zijn om tijdens een zakenreis gemotiveerd te blijven. Onderschat de kracht niet van het vieren van zelfs de kleinste overwinningen. Neem even de tijd om jezelf te trakteren op een koffiepauze nadat je een uitdagende taak hebt volbracht, of ga even naar buiten voor een wandeling over het hotelterrein om je vooruitgang te erkennen. Denk na over het instellen van kleine beloningen voor het bereiken van specifieke doelen - misschien het verkennen van een lokale attractie als een traktatie na het slagen voor een belangrijke presentatie. En als je voor mensen gaat spreken, raden we je aan om ons artikel over de do's en don'ts van een effectieve presentatie te lezen.

4. Andere tips voor productiviteit tijdens zakenreizen

Zakenreizen zijn meer dan vergaderingen en presentaties; ze zijn een toegangspoort tot unieke kansen voor persoonlijke en professionele groei. Als je buiten de gebruikelijke routine stapt en je verdiept in de "beyond the basics" aspecten, kun je van je reis een reis maken vol waardevolle connecties, culturele inzichten en blijvende verbeteringen die verder gaan dan de typische werkervaring.

Sla netwerken niet over

Je hebt misschien weinig tijd, maar maak ruimte om evenementen in de sector bij te wonen, deel te nemen aan conferenties of gesprekken aan te knopen met de plaatselijke bevolking. Maak doelgericht contact met professionals in je vakgebied om ideeën uit te wisselen, potentiële samenwerkingen te verkennen en op de hoogte te blijven van trends in de sector.

Gebruik platforms zoals LinkedIn of professionele netwerkapps om vóór je reis in contact te komen met relevante personen en maak van de gelegenheid gebruik om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Het leggen van betekenisvolle contacten kan deuren openen naar toekomstige kansen en je professionele horizon verbreden.

Dompel je onder in de plaatselijke cultuur

Verdiep je in de plaatselijke cultuur om waardevolle inzichten te vergaren en een goede verstandhouding op te bouwen. Onderzoek vooral de lokale gebruiken, begroetingen en zakelijke etiquette. Kleed je gepast en let op je lichaamstaal. Pas je communicatiestijl aan om respect te tonen en culturele misstappen te vermijden. Dit zorgt niet alleen voor positieve relaties, maar verdiept ook je begrip van zakenpartners en klanten.

Zorg goed voor jezelf

Reizen kan opwindend zijn, maar het kan ook je gebruikelijke routines in de war gooien, met mogelijke gevolgen voor je gezondheid en welzijn. Laat jetlag, uitdroging of ongezond snacken je reisvonk niet stelen! Hier zijn enkele belangrijke strategieën om je te helpen deze veelvoorkomende valkuilen te bestrijden en ervoor te zorgen dat je de energie en focus hebt om je reis echt te beleven:

• Zorg voor een consistent slaapschema: Houd je zoveel mogelijk aan je gebruikelijke bedtijdroutine, zelfs als je van tijdzone verandert. Creëer een ontspannend ritueel voor het slapengaan in je hotelkamer, zoals lezen of een warm bad nemen, om je lichaam te laten weten dat het tijd is om te ontspannen.

• Blijf de hele dag gehydrateerd: Neem een herbruikbare waterfles mee en neem regelmatig een slok. Uitdroging kan je energie en concentratie wegnemen, dus zorg ervoor dat je goed gehydrateerd blijft, vooral bij warm weer of na lichamelijke inspanning.

• Tank je lichaam verstandig: Geniet van lokale lekkernijen, maar kies bij voorkeur voor gezonde opties zoals fruit, groenten en volle granen om je energieniveau op peil te houden en te voorkomen dat je je futloos voelt. Neem gezonde snacks mee om ongezonde verleidingen onderweg te vermijden.

4. MobiOffice - uw go-to voor productiviteit tijdens zakenreizen

Productief blijven tijdens een zakenreis heeft alles te maken met de tools die je gebruikt. En als een van de beste Microsoft Office-alternatieven die er zijn, kun je onderweg slimmer werken in plaats van harder.

Offline toegang, zonder zorgen: Download bestanden voor je op reis gaat en blijf werken, zelfs zonder internetverbinding. Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd zodra je weer verbinding hebt, voor moeiteloze continuïteit.

Compatibel met meerdere platforms: Toegang tot je werk op elk apparaat, van telefoons en tablets tot laptops, voor ultieme flexibiliteit. Nooit meer zoeken naar compatibele software tijdens het reizen.

Alles-in-één efficiëntie: Weg met het gegoochel met apps. Bewerk documenten, maak presentaties, beheer spreadsheets en e-mails - allemaal binnen één uniform platform.

Real-time samenwerking: Werk naadloos samen met collega's, ongeacht locatie. Deel documenten en bewerk samen in realtime, zodat je team op één lijn zit.

Beveiliging waarop u kunt vertrouwen: Bescherm je werk met robuuste beveiligingsfuncties, zoals wachtwoordbeveiliging, het bijhouden van wijzigingen en veilige cloudopslag voor gemoedsrust.

Lichtgewicht en efficiënt: Bespaar kostbare opslagruimte en behoud de levensduur van de batterij. De geoptimaliseerde prestaties van MobiOffice zorgen voor een soepele werking, zelfs op oudere apparaten, zodat u overal efficiënt kunt werken.

Als dat je aanspreekt, download MobiOffice dan gratis - en als je klaar bent voor de geavanceerde functies, probeer dan Premium. Veilige reizen!