Welke alternatieven zijn er voor IF in Excel?

Hoe gaat u doorgaans om met besluitvorming in uw professionele en dagelijkse Excel-werkbladen ?

Voor de meesten is het antwoord eenvoudig: de vertrouwde IF-formule. Als een van de populairste (en vaak verkeerd gebruikte) Excel-functies, kunt u met IF gegevens evalueren tegen één enkele voorwaarde.

Maar wat gebeurt er als uw gegevens meer dan één voorwaarde vereisen?

Voer de geneste IF-formule in, waarmee u meerdere voorwaarden in één cel kunt testen.

Hoewel geneste ALS krachtig zijn, kunnen ze snel verwarrend en moeilijk te beheren worden naarmate hun complexiteit toeneemt.

Gelukkig biedt Excel een reeks alternatieve formules die uw werk kunnen vereenvoudigen.

In deze handleiding verkennen we de mechanica van geneste ALS-functies en introduceren we u slimmere manieren om meerdere voorwaarden te beheren.

Wat doet de ALS-functie in Excel?

De ALS-functie is een hulpmiddel voor logische vergelijkingen, waarmee u reacties op variërende voorwaarden in uw gegevens kunt automatiseren.

Zie het als een hulpmiddel voor besluitvorming: =ALS(iets waar is, doe dan iets, doe anders iets anders)

U kunt de ALS-functie gebruiken voor:

Numerieke vergelijking

Tekstvergelijking

Berekeningen op basis van conditie

Waarom zou u de ALS-formule misschien willen vermijden?

U zou ALS gebruiken voor eenvoudige voorwaarden zoals "Ja"/"Nee" of "Geslaagd"/"Gefaald". Zodra u meerdere voorwaarden gaat stapelen, kunnen de zaken snel uit de hand lopen, zoals:

• Eén enkele fout in uw logica of syntaxis kan verkeerde resultaten opleveren, vooral in grote datasets.

• Het ontcijferen van de lange logische keten van iemand anders kost tijd en vergroot de kans op nieuwe fouten.

• Het handmatig invoeren van voorwaarden en waarden opent de deur voor typefouten en inconsistenties.

Bekijk de twee onderstaande voorbeelden om te zien waarom lange formules rommelig kunnen worden:

Voorbeeld 1: Kortingsniveaus

Als u besluit een nieuwe korting aan te bieden voor bestellingen van meer dan 200, moet u de formule aanpassen.

Als u vergeet de volgorde van de voorwaarden aan te passen, kan dit gemakkelijk leiden tot onjuiste uitkomsten, zoals een klant die in aanmerking komt voor slechts 15% in plaats van 20%.

Voorbeeld 2: werknemersbonussen

Wat gebeurt er als uw HR-team nieuwe prestatiecategorieën introduceert, zoals 'Uitstekend' of 'Moet beter'?

Elke wijziging vereist een zorgvuldige hercontrole van de formule en een kleine vergissing kan betekenen dat bonussen onjuist worden berekend.

Wat is een geneste ALS-functie?

Soms vereisen uw gegevens meer dan een eenvoudige 'WAAR'/'ONWAAR'-test.

Met geneste ALS-functies kunt u meerdere ALS-instructies opnemen, zodat u verschillende voorwaarden kunt testen en op basis van elke voorwaarde verschillende uitkomsten kunt retourneren.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u een bezorgservice runt en bezorgtijden wilt categoriseren op basis van de afstand in kilometers.

Hoe geneste IF-instructies te bouwen

Hier zijn onze drie beste tips voor het beheren van uw geneste IF-instructies:

1. Zorg dat uw haakjes zorgvuldig overeenkomen

De geneste IF-formule vereist zorgvuldige paring van haakjes, omdat verkeerd geplaatste of niet-overeenkomende haakjes fouten veroorzaken.

2. Behandel tekst en getallen correct

Plaats tekstwaarden altijd tussen dubbele aanhalingstekens, maar laat getallen zonder aanhalingstekens.

3. Gebruik regeleinden en spaties

Gebruik regeleinden (druk op "Alt" + "Enter") of spaties om langere ALS-formules beter leesbaar te maken.

Wat kunt u gebruiken in plaats van een geneste ALS-functie?

Geneste ALS-functies hebben aanzienlijke nadelen naarmate hun complexiteit toeneemt.

Lange, ingewikkelde formules worden snel moeilijk te begrijpen, debuggen en onderhouden, vooral voor anderen die aan hetzelfde spreadsheet werken.

Gelukkig biedt Excel verschillende alternatieven om geneste functies te vervangen. Hier zijn enkele van de beste opties, samen met voorbeelden om u te helpen uw werkmappen te vereenvoudigen:

VLOOKUP voor hiërarchische waarden

Wanneer u met schalen of continue numerieke bereiken werkt, kan een VLOOKUP-formule met een benaderende overeenkomst de lange geneste ALS-functie vervangen.

Gebruik deze formule om waarden op te zoeken die tussen de ingestelde drempelwaarden vallen.

Scenario: korting op basis van aankoopbedrag

"A2" bevat de verkoopwaarde. De formule zoekt de waarde op in het bereik $A$2:$B$5 en haalt de bijbehorende korting op uit kolom 2.

KIEZEN & MATCH voor vaste sets

Bij het werken met vooraf gedefinieerde waarden die direct worden toegewezen aan uitkomsten, kan de combinatie KIEZEN en MATCH uw formules stroomlijnen.

Scenario: werknemersbeoordelingen op basis van prestaties

MATCH(A2, {1,2,3,4}, 0) vindt de positie van de score in de lijst {1,2,3,4}.

CHOOSE gebruikt deze positie om de bijbehorende beoordeling te retourneren.

SWITCH-functie voor enkele expressies

De SWITCH-functie is perfect voor het evalueren van één expressie tegen meerdere mogelijke waarden.

Scenario: beoordelingssysteem op basis van lettercijfer

SWITCH evalueert de waarde in "A2" ten opzichte van de lijst met mogelijke cijfers en retourneert het bijbehorende percentage.

IFS-functie voor meerdere logische tests

De IFS-functie vereenvoudigt meerdere voorwaarden tot een duidelijke en leesbare formule, evalueert elke voorwaarde sequentieel en retourneert de waarde voor de eerste "TRUE"-voorwaarde.

Scenario: levertijden op basis van afstand
Laten we het voorbeeld van de bezorgservice nog eens bekijken!

Elke voorwaarde (D5 < =2, D5 < =5, etc.) wordt in volgorde geëvalueerd, waarbij de overeenkomstige waarde of "Buiten bereik" wordt geretourneerd.

Booleaanse logica voor numerieke scenario's

Booleaanse logica maakt gebruik van de interne verwerking van Excel van "WAAR" als 1 en "ONWAAR" als 0 om formules te vereenvoudigen en werkt het beste met numerieke waarden.

Scenario: Valutaconversie

Elke logische test (A2=$A$2) evalueert naar "TRUE" (1) of "FALSE" (0).

Door het resultaat te vermenigvuldigen met de overeenkomstige wisselkoers (bijv. $B$3) wordt ervoor gezorgd dat alleen de juiste wisselkoers aan het totaal wordt toegevoegd.

REPT voor tekstgebaseerde scenario's

De REPT-functie is een onconventionele maar effectieve manier om specifieke waarden te retourneren op basis van voorwaarden, met name voor tekst.

Scenario: Categorieën labelen

Zo werkt de REPT-functie die alle vermelde criteria retourneert.

Wanneer u met grote datasets of samenvattingsberekeningen werkt, kunt u overwegen om draaitabellen te gebruiken. Hiermee kunt u gegevens groeperen, filteren en samenvatten zonder dat u ingewikkelde formules nodig hebt.

Hoe gebruikt u een matrixformule?

Met een matrixformule kunt u meerdere berekeningen tegelijkertijd uitvoeren op een gegevensbereik, hetzij één resultaat of meerdere resultaten.

Deze formules worden vaak CSE-formules ("Ctrl"+"Shift"+"Enter") genoemd en vereisen het indrukken van de reeks van drie knoppen.

Matrixformules zijn ideaal voor het vervangen van IF-instructies bij het werken met dynamische bereiken of complexe criteria, omdat u hiermee naar hele databereiken kunt verwijzen.

Deze functies zijn gemakkelijker te onderhouden: als de omstandigheden veranderen, hoeft u alleen het gerefereerde bereik bij te werken.

SUMPRODUCT voor voorwaardelijke berekeningen

SUMPRODUCT vermenigvuldigt de overeenkomende 1 met de tarieven en telt het resultaat op.

Scenario: Totale verkoopcommissie op basis van de regio

--(A2=$A$2:$A$5) maakt een array van 1 voor de overeenkomende regio en 0 voor andere.

$B$2:$B$5 bevat de bijbehorende commissietarieven.

INDEX-functie & MATCH voor dynamische opzoekacties

Scenario: Belastingtarief voor een bepaalde inkomensklasse

MATCH(TRUE,A2 > =$A$2:$A$4,1) vindt de hoogste schijf die overeenkomt met het inkomen.

De INDEX-functie retourneert het bijbehorende belastingtarief op basis van de positie.

FILTER voor geavanceerd filteren

De FILTER-functie wordt dynamisch bijgewerkt wanneer gegevens veranderen, in tegenstelling tot een statische geneste IF.

Scenario: Alle producten extraheren met een omzet van meer dan $ 10.000

FILTER haalt rijen op waar de verkoopkolom (B2:B4) meer dan 10.000 bedraagt.

MAXIFS/MINIFS voor voorwaardelijke extremen

Scenario: Maximale of minimale verkoop voor een specifiek product

Gebruik MAXIFS om de hoogste verkoop in de categorie "Voedsel" te vinden.

MAXIFS evalueert de verkopen in C2:C4 voor rijen waarbij B2:B4 gelijk is aan "Eten" en retourneert de hoogste waarde.

AVERAGEIFS voor voorwaardelijke gemiddelden

Scenario: gemiddelde verkopen voor "Drank"

AVERAGEIFS berekent het gemiddelde van de verkopen in C2:C4 voor rijen waarbij B2:B4 gelijk is aan "Drank".

XLOOKUP voor exacte en benaderende overeenkomsten

Scenario: Zoek de prijs van een product op

XLOOKUP zoekt naar A2 in de productlijst ($B$2:$B$4) en retourneert de bijbehorende prijs van $C$2:$C$4.

Hoewel Excel talloze functies biedt om gegevensanalyse te stroomlijnen, bieden andere platforms (zoals MobiSheets en Apple's Numbers) ook robuuste spreadsheetoplossingen.

Conclusie

IF en de geneste IF-functies zijn krachtige hulpmiddelen, maar ze kunnen snel overweldigend worden naarmate de complexiteit toeneemt.

Gelukkig biedt Excel een reeks alternatieven, zoals IFS, VLOOKUP en matrixformules, die de logica vereenvoudigen en uw spreadsheets efficiënter maken.

Door deze slimmere oplossingen te gebruiken, kunt u tijd besparen, fouten verminderen en uw besluitvorming verbeteren.

Klaar om uw workflow te stroomlijnen? Probeer MobiSheets vandaag nog en ervaar een intuïtievere manier om uw gegevens te beheren!