Как да останете продуктивни по време на бизнес пътуване

Според Световния съвет за пътувания и туризъм (WTTC), бизнес пътуванията съставляват 20 процента от световните разходи за туризъм в 2021. През тази година, бизнес пътници колективно са изразходвали над 740 милиарда щатски долара в световен мащаб. При тези огромни цифри не е чудно, че много от нас се връщат от бизнес пътувания изтощени.

1. Подготовка, подготовка, подготовка

Пътувайте леко: Вероятно ще бързате и последното нещо, което искате да правите, е да носите тежък куфар. Опаковайте само най-необходимото, като зарядни устройства, адаптери, подходящи дрехи, слушалки и т.н. Тъй като става въпрос за бизнес пътуване, хотелът или мястото за настаняване ще могат да предоставят неща като шампоан, храна и кърпи.

Не забравяйте часовите зони: Закъснението е убийствено за продуктивността при бизнес пътуване, така че изпреварете времето, като планирате деня си стратегически. Разпределете сложните задачи за часовете на максимална бдителност, а времето за пътуване използвайте за лека работа и отговаряне на имейли. И не забравяйте да подремвате, когато можете!

Делегирайте като шеф: Не можете да свършите всичко, затова преди да тръгнете, вижте как можете да делегирате работата си на колеги, които могат да се справят с нея във ваше отсъствие. Това ще намали тежестта за вас, но и ще накара екипа ви да се чувства ценен и да разчита на него.

Поставете граници: Добре е да уведомите екипа и мениджърите си, че въпреки че ще направите всичко възможно, за да се придържате към нормалния си работен резултат, това няма да е съвсем същото, тъй като ще сте в движение. Ясната комуникация гарантира, че всички са на една вълна и свежда до минимум нарушенията на работния ви процес.

2. Проверете техниката си

Правилните инструменти могат да превърнат бизнес пътуването ви от хаотично в спокойно и ефективно - от рационализиране на задачите до поддържане на връзка. Ето какво трябва да запомните за едно наистина продуктивно бизнес пътуване.

Подредете приложенията си

Смартфоните са двигатели на продуктивността, а когато са съчетани с правилните приложения, работата ви по време на бизнес пътуване може само да се подобри. Освен с Teams и съобщения, можете да работите и с електронни таблици, текстови документи, презентации и др. MobiOffice за устройства с Android и iOS е идеален точно за това, като приложенията са проектирани с мисъл за мобилните устройства, за да осигурят максимална работа в движение. Ако трябва да направите презентация, препоръчваме ви да разгледате нашата статия за най-добрите възможности за софтуер за презентации, които можете да получите.

Офлайн печели

Възможно е да има моменти, когато ще сте без данни или Wi-Fi, така че ако планирате да свършите малко работа, изтеглете необходимите файлове, за да можете да работите офлайн. Това ще ви спести много стрес, а когато отново сте свързани, задачите ви ще бъдат зададени и готови за работа. Можете да премахнете ненужните файлове, след като приключите.

Овладейте облака

Съхранението в облак, като например MobiDrive (включен в MobiOffice, и MobiOffice premium) облак, е вашата врата към безпроблемен достъп и сътрудничество. Качвайте важни документи и презентации в платформи за съхранение в облака преди пътуването си, което ви позволява да споделяте файлове с колеги в реално време,независимо от местоположението. Инструментите, базирани на облак, предлагат и автоматично архивиране,което гарантира, че работата ви е сигурна и защитена, дори ако устройството ви се изгуби или повреди. Именно тук MobiOffice блести, тъй като можете да го използвате на много различни устройства и платформи.

Останете заредени и свързани

Едно от най-важните неща за запазване на продуктивността по време на бизнес пътуване е да поддържате техниката си заредена. Опаковайте универсален адаптер, за да сте сигурни, че можете да зареждате устройствата си навсякъде по света, и инвестирайте в прилична банка за захранване, която може да осигури на телефоните и дори на лаптопа ви енергия през целия ден. Помислете за слушалки с шумопотискане за целенасочена работа в шумна среда и по възможност използвайте електрически контакти на летищата и самолетите.

3. Максимално намаляване на времето за престой

Служебните пътувания често представляват картина на безкрайни срещи и препълнени графици, които оставят малко място за почивка. Изключително важно е да предвидите време за почивка, за да можете да заредите батериите си, да се съсредоточите и да участвате в срещи, без да се чувствате така, сякаш не сте спали цяла нощ. Ето няколко начина, по които можете да оползотворите времето си за по-добра продуктивност при бизнес пътуване.

Използвайте времето за пътуване

Вместо да използвате времето за бизнес транзит за работа, използвайте възможността да слушате подкасти, музика или аудиокниги, или дори просто да прочетете книга. Пътуването със самолет или влак на дълги разстояния е също така чудесна възможност да се промъкнете за дрямка, за да се чувствате свежи и готови за работа, когато стигнете до следващата спирка от вашето бизнес пътуване.

Посетете салоните

Салоните на летищата могат да бъдат убежище на продуктивността по време на бизнес пътуване, тъй като предлагат удобни места за сядане, тихи кътчета и надежден Wi-Fi. В много от тях се предлагат безплатна храна и напитки, което ви позволява да заредите тялото и ума си, докато работите. Ако отивате на такова бизнес пътуване, вашата компания или клиентът трябва да се радват да платят за достъпа.

Не забравяйте да правите почивки

Прекъсването не е свързано само с работата, а и с подмладяването. Вместо безсмислено скролване, включете в почивките си бързи изблици на физическа активност. Направете няколко разтягания, разходете се из летището и поддържайте кръвта си в движение. Ако сте любители на тези неща, можете дори да правите дихателни упражнения и да се съсредоточавате върху себе си на тихо място.

Изследвайте!

Служебните пътувания често предлагат уникални възможности за опознаване на нови места. Ако разполагате с малко свободно време, разходете се наоколо и разгледайте местния район. Посетете музеи и исторически обекти, разгледайте местната храна и превърнете бизнес пътуването си и в културно. По този начин можете да си дадете почивка от работата и срещите, което в дългосрочен план ще подобри цялостната ви продуктивност.

4. Бъдете фокусирани

Да знаете как да бъдете продуктивни у дома е едно, но бизнес пътуванията често изкривяват обичайната ви рутина за продуктивност. Разсейващите фактори са навсякъде, графиците са препълнени, а поддържането на фокус бързо може да се превърне в предизвикателство. Ето как можете да запазите темпото, дори когато сте в движение.

Дайте приоритет на

Времето е най-ценната ви валута по време на бизнес пътуване, така че трябва да го използвате разумно. Както и при нормалната работа, започнете с идентифициране на задачи с голямо въздействие, които са пряко свързани с целите на пътуването, и ги планирайте за часовете на най-голямо съсредоточаване. И след като се ориентирате в големите задачи, ги последвайте с бързи задачи в по-малко напрегнатите часове, за да продължите да въртите плочите.

Хотелската ви стая е вашият офис

Хотелската ви стая не трябва да е само за спане; тя може да бъде и място, където да свършите малко работа, а наличието на специално работно място ви помага да се концентрирате и да преминете в "работен режим" по-плавно.

Намерете конкретна зона в стаята, която е добре осветена и не е затрупана, за да си направите импровизиран офис. Използвайте завеси и тапи за уши, за да намалите разсейването, сложете чайника и се настанете удобно, преди да започнете работа.

Избягвайте многозадачната работа

Забравете за многозадачната работа - тя не е толкова продуктивна, колкото изглежда. Опитайте се да обединявате сходни задачи, за да постигнете по-добра ефективност. Независимо дали става дума за обработка на имейли, провеждане на телефонни разговори или решаване на административни задачи, групирането им свежда до минимум мисловното връщане назад и ви позволява да се потопите в режим на съсредоточена работа.

Използвайте трикове за управление на времето, като например техниката Pomodoro, за да работите на кратки, интензивни серии с бързи почивки. Имайте предвид, че групирането на задачите помага за намаляване на умствената умора и повишава резултатите по време на тези концентрирани работни сесии.

Награждавайте се

Поддържането на мотивацията по време на бизнес пътуване може да е трудно. Не подценявайте силата на това да отбелязвате дори най-малките победи. Отделете малко време за кафе пауза, след като сте се справили с трудна задача, или излезте навън, за да се разходите из хотела и да признаете напредъка си. Помислете за определяне на малки награди за постигане на конкретни цели - може би разглеждане на местна забележителност като награда след успешна презентация. И ако ще говорите пред хора, препоръчваме ви да прочетете нашата статия за "дозите" и "не" на ефективната презентация.

4. Други съвети за продуктивност при бизнес пътуване

Бизнес пътуванията са нещо повече от срещи и презентации; те са врата към уникални възможности за личностно и професионално израстване. Когато излезете извън обичайната рутина и се впуснете в аспектите "отвъд основното", можете да превърнете пътуването си в пътешествие с ценни връзки, културни познания и трайни подобрения, които надхвърлят типичния работен опит.

Не пропускайте създаването на мрежи

Може да сте притиснати от времето, но отделете място за посещение на браншови събития, за участие в конференции или за разговори с местни жители. Свързвайте се целенасочено с професионалисти във вашата област, за да обменяте идеи, да проучвате потенциални сътрудничества и да сте в крак с тенденциите в бранша.

Използвайте платформи като LinkedIn или приложения за създаване на професионални мрежи, за да се свържете със съответните лица преди пътуването си и използвайте случая да се срещнете лице в лице. Създаването на значими връзки може да отключи врати към бъдещи възможности, разширявайки професионалните ви хоризонти.

Потопете се в местната култура

Потопете се в местната култура, за да извлечете ценна информация и да установите контакт. Приоритетно проучете местните обичаи, поздрави и бизнес етикет. Облечете се подходящо и внимавайте за езика на тялото си. Адаптирайте стила си на общуване, за да покажете уважение и да избегнете културни грешки. Това не само подхранва положителни взаимоотношения, но и задълбочава разбирането ви за бизнес партньорите и клиентите.

Погрижете се за себе си

Пътуването може да бъде вълнуващо, но също така може да обърка обичайните ви навици, което може да се отрази на здравето и благосъстоянието ви. Не позволявайте реактивното закъснение, дехидратацията или нездравословното похапване да откраднат искрата на пътуването ви! Ето някои ключови стратегии, които ще ви помогнат да се справите с тези често срещани капани и да си осигурите енергия и фокус, за да изживеете истински пътуването си:

• Поддържайте постоянен график на съня: Придържайте се към обичайния си режим на лягане, доколкото е възможно, дори и при смяна на часовата зона. Създайте релаксиращ ритуал преди сън в хотелската стая, като четене или топла вана, за да сигнализирате на тялото си, че е време да се успокои.

• Останете хидратирани през деня: Опаковайте бутилка с вода за многократна употреба и отпивайте често. Дехидратацията може да понижи енергията и фокуса ви, затова дайте приоритет на добрата хидратация, особено в топло време или след физическа активност.

• Захранвайте тялото си разумно: Отдайте се на местните деликатеси, но предпочитайте здравословни варианти като плодове, зеленчуци и пълнозърнести храни, за да поддържате нивата си на енергия и да избегнете чувството на отпадналост. Опаковайте здравословни закуски, за да избегнете нездравословните изкушения, когато сте в движение.

4. MobiOffice - вашето средство за продуктивност при бизнес пътуване

Продуктивността по време на бизнес пътуване зависи от инструментите, които използвате. А като една от най-добрите алтернативи на Microsoft Office можете да работите по-умно, а не по-трудно, когато сте в командировка.

Безпроблемен офлайн достъп: Изтеглете файлове преди пътуването си и работете дори без интернет връзка. Промените се синхронизират автоматично при възстановяване на връзката, което гарантира непрекъсната работа.

Съвместимост с различни платформи: Достъп до работата си от всяко устройство - от телефони и таблети до лаптопи - за максимална гъвкавост. Вече няма да се мъчите да намерите съвместим софтуер по време на пътуванията си.

Ефективност "всичко в едно": Откажете се от жонглирането с приложения. Редактирайте документи, създавайте презентации, управлявайте електронни таблици и имейли - всичко това в рамките на една единствена платформа.

Сътрудничество в реално време: Работете безпроблемно с колегите си, независимо от местоположението им. Споделяйте документи и редактирайте съвместно в реално време, като поддържате екипа си на една и съща страница.

Сигурност, на която можете да се доверите: Защитете работата си с надеждни функции за сигурност, включително защита с парола, проследяване на промените и сигурно съхранение в облака, за да сте спокойни.

Лекота и ефективност: Спестете ценно място за съхранение и запазете живота на батерията. Оптимизираната производителност на MobiOffice осигурява безпроблемна работа дори на по-стари устройства, така че можете да работите ефективно навсякъде.

Ако това ви звучи добре, изтегляйте MobiOffice безплатно - а когато сте готови за страхотно усъвършенствани функции, опитайте и Premium. Безопасни пътувания!