Не сте сигурни откъде да започнете? 10 професионални съвета за писане на имейли, за да направите правилното впечатление

Колко често ви е било искано да изпратите имейл на работа? Това е може би една от най-често срещаните задачи във всяка бизнес среда.

Имейлите са се превърнали в еталон за бизнес комуникация в различни индустрии, от служебни бележки до работа с клиенти.

Само в няколко реда трябва да изложите ясно вашата гледна точка или заявка, да стигнете директно до същината и да поддържате правилния тон.

Следователно, създаването на ясно, сбито и подходящо съобщение изисква практика и внимание към детайлите.

В днешното ръководство ще ви преведем през основните характеристики на бизнес комуникацията, какво да запомните, преди да натиснете „Изпрати“, и ще споделим 10 практични съвета, които ще ви помогнат да пишете имейли, които правят правилното впечатление.

Какво прави един имейл професионалист?

Преди дори да помислите да пишете имейла си, помислете за няколко основни неща. Важно е да знаете до кого пишете.

• Обръщате ли се към колега относно актуализация на проект?

• Обръщате се към ръководител с официално искане?

• Общувате ли с клиенти относно проблем с услугата?

• Може би сте кандидат за работа, който се свързва с потенциален работодател?

Имейлите често са първото впечатление, което правите, независимо дали общувате вътрешно с колеги или външно с клиенти и партньори.

След това помислете за темата или предмета, който адресирате.

Имейлите често обхващат насрочване на срещи, актуализиране на колеги относно задачи, задаване или отговаряне на въпроси, изясняване на подробности за проекта, изпращане на официални оплаквания или проследяване на предишен разговор.

Винаги, когато разговорът засегне вашата работа, вашата репутация или марката на вашата организация, е разумно да се придържате към бизнес стандартите. И така, какво се крие в един добре написан бизнес имейл?

Балансиран тон

Тонът ви трябва да е официален, но все пак достъпен.

Избягвайте да бъдете прекалено небрежни; например „Здравейте, момчета“ може да е подходящо в непринуден разговор, но не и в клиентски имейл.

По подобен начин не бъдете и прекалено сковани: „Уважаеми господине или госпожо“ звучи дистанцирано, освен ако не е необходимо.

Подходящ поздрав

За официална комуникация използвайте „Уважаеми [Име]“ (напр. „Уважаеми г-н Смит“).

За полуофициална обстановка „Здравейте, [Име]“ е напълно приемливо.

Отделянето на малко време, за да изберете правилния поздрав, показва уважение и задава тона за останалата част от имейла ви.

Ясна тема

Темата е първото нещо, което получателят вижда, и тя определя как ще приоритизира имейлите ви. Кое ви звучи по-ясно?

• „Проследяване на предишния ни разговор“;

• „Заявка за последващи действия: Проверка на актуализации относно доставката на продукти“?

Втората опция незабавно предава професионализъм и намерение.

С MobiMail създаването на изпипани имейли със силни теми става втора природа, благодарение на интелигентните вградени инструменти, които ви помагат да се съсредоточите върху яснотата и структурата.

Сбито съобщение

Вашата цел не е да напишете следващия велик роман; тя е да комуникирате ефективно.

Стигайте бързо до същината си, предоставете само необходимата информация и завършете с ясно действие или следваща стъпка/и.

Защо е важно да знаете как да пишете бизнес имейли?

Кой е един от най-бързите начини да изградите доверие на работното място или да направите силно първо впечатление? Познахте: имейл.

В много случаи вашият имейл е единственото нещо, което другият човек ще види: няма език на тялото или тон на гласа, на които да се разчита.

Но имейлите не са само за вашите умения за писане, а по-скоро за вашето отношение към човека отсреща. Един изпипан имейл показва, че цените времето му и разбирате нормите на бизнес комуникацията.

Овладяването на писането на бизнес имейли може да отвори врати. То оформя начина, по който вашите колеги, клиенти и дори потенциални работодатели ви виждат.

С течение на времето тези впечатления влияят на всичко - от вътрешни взаимоотношения до възможности за кариера, превръщайки пощата не просто в инструмент, а в дългосрочна инвестиция във вашата марка.

10 съвета за писане на бизнес имейл

Време е за вълнуващата част – ето нашите десет практични съвета, които веднага ще направят съобщенията ви по-ефективни, изпипани и добре приети.

1. Вашият имейл адрес казва повече, отколкото си мислите

Винаги адаптирайте имейл адреса си към контекста – той отразява вашия професионализъм и компанията зад вас. Ако изпращате имейли от името на компания от веригата ABC, винаги използвайте професионален имейл адрес, който отразява домейна на компанията.

Ясен формат на бизнес имейл адрес, като [email protected] показва, че представлявате бизнес и изгражда доверие.

Използвате ли личен имейл адрес? Това е приемливо само в специфични ситуации, като например кандидатстване за работа.

Дори тогава, поддържайте го чист и ясен: [email protected] . Моля, без глупави прякори.

2. Подчертайте темата: ясна, не кликбейт

Мислете за темата като заглавие на имейла си. Тя е това, което ви кара да се забелязвате, но на работното място яснотата е по-важна от креативността.

Поддържайте я кратко (под 60 знака), уместна и целенасочена.

• Вместо неясна: „ Бърз въпрос “;

• Опитайте с конкретна: „ Заявка: Потвърждение за краен срок на проект за второ тримесечие “.

С изчистения изглед на входящата поща на MobiMail, преглеждането на темите става по-лесно, което прави силната и ясна тема още по-важна.

3. Емоджитата не са ви приятели

Оставете емоджитата, жаргона и навиците си за писане на текстови съобщения. Това не е групов чат!

В бизнес комуникацията се избягват:

1. Жаргон: “ Ще те включа в разговора ”;

2. Разговорни изрази: “ Нека се чуем ”;

3. Клишета: “ Според последния ми имейл , “ Просто се връщам ” , “ Надявам се този имейл да те завари добре ”.

В същото време, не се вкопчвайте прекалено. „ Уважаеми господине или госпожо “ може да изглежда прекалено официално и несвързано. Поддържайте нещата човешки, но изискани.

4. Добрите поздрави са по-важни, отколкото си мислите

Вашият поздрав задава тона. Ако получателят е нов, официален или външен човек, използвайте:

• „Уважаема г-жо Льофевр“

• Уважаеми Джон Смит“

• „Уважаеми д-р Лоран“

За някой, с когото вече работите:

• „Здравей, Мария“

• Здравей, Том“

Когато се съмнявате, използвайте пълното име на получателя, особено ако не сте сигурни относно титли или почетни обръщения, специфични за пола.

5. ЦЕЛУВКА: Бъдете кратки и прости

Тялото на имейла ви трябва да обхваща само най-важното: въпрос, актуализация на състоянието или заявка за файл.

Няма нужда да обяснявате всеки аспект, а просто предоставете достатъчно подробности, за да може получателят да разбере и да действа.

Не сте сигурни какво да съкратите? Инструментът AI Summarize в MobiDocs помага за сгъстяване на черновите ви, за да можете да стигнете до същината, без да губите цялостното послание.

Изпреварете останалите. Възползвайте се от нашите AI инструменти безплатно и накарайте тези имейли да се случат. Нуждаете се от повече функции? Разгледайте нашите достъпни ценови планове и изберете този, който ви подхожда най-добре.

6. Завършете с уважително приветствие

След последния си ред добавете заключителна фраза, която отразява професионализъм и учтивост.

Някои добри варианти включват:

• "С уважение,"

• "С уважение,"

• "Всичко най-хубаво,"

• "Много благодаря предварително,"

Тези фрази показват уважение и осигуряват меко кацане на вашето съобщение, като твърдо, но учтиво ръкостискане в края на среща.

7. Добавете подпис

Да, имате нужда от такъв. Подписът елиминира объркването и дава на получателите лесен начин да се свържат с вас, особено ако имейл адресът ви е скрит, препратен или е част от по-дълга нишка.

Не забравяйте да включите:

• Вашето пълно име,

• Вашата длъжност или позиция,

• Вашият телефонен номер и имейл адрес.

С MobiMail добавянето на фиксиран подпис е лесно:

1. От главния изглед отидете на "Файл" → "Настройки".

2. Кликнете върху „Предпочитания за MobiMail“.

3. Изберете „Управление на подписи“.

4. Въведете предпочитания от вас заключителен текст и кликнете върху „OK“. Той ще бъде автоматично включен във всеки имейл, който изпращате, така че никога повече няма да се налага да го въвеждате отново.

8. Проверете, преди да натиснете „Изпрати“

Граматическите грешки, печатните грешки или неясните формулировки могат напълно да подкопаят съобщението ви или още по-лошо: доверието ви.

Прочетете имейла си поне два пъти: веднъж за смисъл, веднъж за плавност.

MobiMail включва вградена проверка на правописа, която помага за откриване на малки проблеми, преди да се превърнат в големи разсейващи фактори. Използвайте го като предпазна мрежа за изпипана бизнес комуникация.

9. Проверете два пъти прикачените файлове и полетата

Преди да изпратите, направете пауза и се запитайте: „ Прикачих ли този файл? Дали препратих към правилния документ?“

Никога не предполагайте, че получателят знае къде да намери това, към което се отнасяте.

Улеснете го, като прикачите файлове директно и изясните всички ключови моменти.

И докато сте там, отделете малко време, за да прегледате полетата на получателя.

• До = основният човек, до когото пишете;

• CC = „копие“, видимо за другите;

• BCC = „скрито копие“, скрито от другите получатели.

Една минута проверка може да ви спести много връщане назад (и потенциално неудобство)!

10. Планирайте го и го изпратете друг ден

Да кажем, че сте базирани в Европа, но клиентите ви са в САЩ. Току-що написахте брилянтен имейл , но искате ли той да пристигне във входящата им поща в 2 часа сутринта? Вероятно не.

Тук се намесва автоматичното планиране. Повечето бизнес имейл услуги предлагат опция за задаване на доставка за бъдещ час, така че можете да пишете, когато ви е удобно, и да изпращате, когато им е удобно.

Опростете работния си процес по имейл. Накарайте MobiMail да пише по-бързо, по-добре и да планира срещи, за да сте винаги в крак с деня си. MobiMail също така се интегрира с всички популярни имейл услуги и е част от по-големия пакет MobiOffice, който включва също мощен текстов редактор, инструмент за електронни таблици и софтуер за презентации, за да ви помогне да постигнете най-добрата си работа досега.

Често задавани въпроси

Колко дълъг трябва да бъде един бизнес имейл?

Мислете кратко, но съдържателно.

Добро правило е да се ограничите до 2-3 кратки параграфа, особено за имейли на работното място.

Фокусирайте се върху основното послание: какво трябва да се случи, от кого и кога.

Ако се окажете, че пишете есе или, още по-лошо, пълноценно професионално CV , може би си струва да вдигнете телефона вместо това.

Кои са златните правила на имейл етикета?

Ето шест навика, които отличават изпипаните професионалисти от претрупването на входящата кутия:

• Бъдете ясни и по същество – не потискайте потенциалния клиент.

• Използвайте правилна граматика и пунктуация – печатните грешки правят лошо впечатление.

• Започвайте и затваряйте учтиво – „Уважаема г-жо Русо“ и „С уважение“ са от голямо значение.

• Отговаряйте навреме – в идеалния случай в рамките на 24-48 часа.

• Поддържайте бизнес фокус – без емоджита, шеги или прекалено небрежен език.

• Създавайте смислени теми – вашият читател трябва да знае какво да очаква от пръв поглед.

Как да напиша добра тема на имейл и какво трябва да избягвам?

Добрата тема казва на получателя какво има вътре, без да е необходимо да отваря самия имейл.

Мислете за това като заглавие на документ.

Направете:

• „Предложение за проект: Окончателна чернова за преглед“;

• „Последващи действия: Бележки от среща за маркетингов бюджет“.

Избягвайте:

• „Здравей“;

• „Бързо нещо“;

• „Важно!!!“

Дължината трябва да е под 60 знака, да използвате ключови думи и да бъдете конкретни. Без мистерии, без излишни думи – читателят ви ще ви благодари.

Кога трябва да използвам CC и BCC в имейл?

Използвайте CC (carbon copy) , когато искате да включите някого прозрачно, като например мениджъри, служители или съотборници, които би трябвало да са наясно, но не са основният контакт.

• Пример: Изпращате имейл на доставчик относно спешна доставка. Изпращате CC на мениджъра си, за да е наясно с комуникацията.

Използвайте BCC (скрито копие) , когато изпращате имейли на няколко души, които не би трябвало да виждат адресите си, като например външни контакти или пощенски списъци.

• Пример: Изпращате прощален имейл на няколко клиенти различни компании. Не искате да споделяте адресите им.

PS Не използвайте BCC за вътрешна офис динамика (напр. тайно копиране на HR) – това може да създаде проблеми с доверието, ако бъде открито.

Какво трябва да включва подписът ми в бизнес имейла?

Вашият подпис трябва да отговори на този въпрос за получателя: „ Кой сте вие ​​и как мога да се свържа с вас?“

Ето какво трябва да включите:

• Вашето пълно име;

• Вашата длъжност;

• Име на вашата фирма;

• Телефонен номер и имейл адрес.

По желание добавете профил в LinkedIn или уебсайт, ако е уместно.

Мога ли да пиша бизнес имейли от телефона си?

Да, но бъдете внимателни. Писането на малък екран увеличава шансовете за печатни грешки, грешки в тона или лошо форматиране. Ако все пак настоявате да пишете имейли от телефона си, първо използвайте подходящо приложение за поща като Microsoft Outlook или чернова в MobiDocs, където можете да редактирате и преглеждате тялото на имейла си с по-голям контрол.

След това изпратете чрез предпочитания от вас имейл клиент, след като сте сигурни, че е ясен и правилен.

Винаги проверявайте, преди да натиснете „Изпрати“ – автоматичната корекция на мобилните устройства не винаги е ваш приятел.

Как учтиво да поискам актуализация в имейл?

Когато имате нужда от актуализация на статуса, целта ви е да уважавате времето на получателя, като същевременно ясно посочвате, че очаквате отговор.

Ето как да го направите:

• Поддържайте имейла си кратък и ясен.

• Признайте, че може да са заети.

• Включете конкретен контекст – какво проследявате и кога сте говорили за последен път.

• Предложете помощ, ако е необходимо.

Един прост и ефективен формат е:

„Здравей, [Име], надявам се, че седмицата ти върви добре.

Просто исках да проверя за [проект/задача] и да видя дали има някакви новости.

Моля, уведомете ме, ако има нещо, което ви е необходимо от мен междувременно.“

Този подход показва професионализъм и търпение – баланс, който всеки служител или член на екипа цени.

Ако пишете в движение, първо съставете пощата си в MobiDocs, за да можете да постигнете правилния тон, след което я изпратете чрез MobiMail или предпочитания от вас клиент.

Заключение

Професионалната комуникация е ежедневна реалност на работното място и овладяването ѝ е умение, което се отплаща във всяка роля и индустрия.

От темите на имейлите до подписите, малките подобрения в писането ви могат да оставят трайно впечатление.

С инструменти като MobiMail, създаването на ясни, структурирани и достоверни имейли става втора природа. Готови ли сте да подобрите бизнес комуникацията си? Опитайте MobiMail днес и направете всяко съобщение важно.