¿Qué es un software de presentación y cuándo debería utilizarlo?

Su jefe le acaba de pedir que cree una presentación para mostrar un nuevo producto, dar un discurso convincente o dirigir una capacitación de equipo.

Pero su objetivo es algo más que el aspecto estándar, "lleno de plantillas", y hay un pequeño problema: no tiene instalado Microsoft PowerPoint.

Elegir el software de presentación adecuado puede significar la diferencia entre ofrecer un discurso atractivo y memorable o no cumplir con las expectativas de su audiencia.

La herramienta de presentación adecuada mejora la claridad de su mensaje y garantiza que se mantenga.

¿Es nuevo en el software de presentación o desea aumentar su productividad con algo más que PowerPoint? Bueno, está en el lugar correcto. En esta guía, aprenderá a elegir las mejores alternativas a PowerPoint , repletas de funciones imprescindibles para presentaciones rápidas, colaborativas y profesionales.

¿Qué es el software presentación?

El software de presentación, a menudo llamado programas de presentación o aplicaciones gráficas, está diseñado para ayudar a los usuarios a crear visuales atractivas. Las herramientas de presentación organizan el contenido a través de diapositivas, combinando texto, fotos y multimedia, guiando a las audiencias a través de una narrativa que respalda sus palabras habladas.

Las herramientas de presentación van más allá de simplemente mostrar información: la estructuran de forma lógica y visual.

Tanto si presenta datos complejos como una idea novedosa, las soluciones de software de presentación le permiten hacer que sus puntos clave sean memorables.

¿Para qué usar el software de presentación?

¿Se pregunta cómo el software de presentación puede satisfacer sus necesidades, audiencia o propósito específicos?

Siga leyendo para aprender a integrar aplicaciones de presentación en su vida profesional.

Trabajo

El software de presentación admite una amplia gama de tareas profesionales, como:

• Instrucciones creativas y paneles de estado de ánimo.

• Propuestas y presentaciones de proyectos.

• Análisis de la competencia y perspectivas del mercado.

• Informes de proyectos y revisiones anuales.

• Planes estratégicos y de marketing.

• Demostraciones de productos.

• Propuestas para clientes.

• Presentaciones de ventas y presentaciones a inversores.

• Discursos de apertura de conferencias.

• de capacitación.

Universidad

Una presentación personalizada proporciona una ayuda visual para estudiantes y educadores, en la preparación de:

• Conferencias y presentaciones en clase.

• Proyectos de investigación y trabajos grupales.

• Talleres y seminarios.

• Presentaciones educativas.

Escuela

Los estudiantes se benefician del uso de presentaciones interactivas para:

• Proyectos escolares e informes de libros.

• Ferias de ciencias, proyectos de historia o tareas grupales.

• Proyectos de arte, escritura o interés personal.

¿Cómo crear presentaciones que funcionen?

Para crear una presentación exitosa, debes planificar, teniendo en cuenta tu propósito y audiencia, el diseño y la narrativa de la presentación, y más.

Planifica y estructura tu contenido

Antes de abrir cualquier aplicación de presentación, crea un mapa para identificar lo que quieres cubrir y el flujo de la presentación.

Comienza por identificar:

• ¿A quién le hablarás? La familiaridad de tu audiencia con el tema te ayudará a decidir el lenguaje y la profundidad de la información.

• ¿Cuál es tu mensaje general?

• ¿Cuáles son tus objetivos: quieres informar, educar o inspirar?

Para mantener el flujo consistente, asegúrate de que cada diapositiva tenga un único punto clave que conduzca naturalmente a un llamado a la acción contundente.

¿Cuál es la historia?

La narrativa de su presentación es el hilo conductor que une todo: su motivación para la presentación, los intereses de su audiencia y las ideas únicas que usted aporta.

Después de aclarar la historia, cree un esquema detallado como guía tanto para el discurso como para las diapositivas, asegurándose de que no se pase por alto ningún elemento clave.

Diseño de la presentación

En lo que respecta al diseño, aproveche al máximo las herramientas integradas del software de presentación para mantener sus diapositivas visualmente atractivas pero sencillas.

Utilice plantillas prediseñadas para mantener los colores y la coherencia de la marca y, al mismo tiempo, agregue personalización según sea necesario.

Mantenga los elementos multimedia relevantes, de alta calidad y con un propósito para mejorar su mensaje.

El diseño minimalista sigue siendo uno de los mejores enfoques para las presentaciones profesionales. Los diseños simples y limpios mantienen una apariencia elegante y ayudan a la audiencia a concentrarse en el contenido.

Hora del discurso

Aunque irás construyendo parte de tu discurso a medida que vayas creando tus impresionantes presentaciones, dedica tiempo adicional a darle forma completa.

Comienza, una vez más, identificando el motivo principal por el que estás hablando a esta audiencia.

Planifica una apertura y un cierre potentes para dejar un impacto duradero.

Agrega tus notas del orador a tu presentación, actuarán como indicaciones para ayudarte a mantenerte en el camino y evitar perderte o estancarte.

La práctica hace al maestro

Una vez que se sienta preparado, pruebe el software de presentación, la tecnología y el tiempo de los elementos multimedia.

Tenga en cuenta cuánto tiempo lleva su presentación: agregue cualquier información faltante y elimine los elementos innecesarios para mantener el mensaje conciso.

Finalice su presentación

Reserve al menos un día para asegurarse de que sus diapositivas sean perfectas.

Comience por concentrarse en los detalles de diseño: asegúrese de que las imágenes y el texto estén alineados, los colores sean consistentes y corrija los errores tipográficos.

Después de esto, ensaye su presentación de principio a fin.

En una segunda ronda de revisión, concéntrese en el tono, la gramática y la puntuación para refinar su redacción.

¿Qué debe tener cada presentación de PowerPoint?

El software de presentación proporciona un poderoso conjunto de herramientas que no solo facilitan la creación de diapositivas, sino que también lo ayudan a diseñar presentaciones pulidas, alineadas con la marca y cautivadoras para cualquier audiencia.

A continuación, se detallan las características clave que debe tener en cuenta:

Plantillas

Muchas plataformas incluyen plantillas de presentación diseñadas profesionalmente que facilitan la creación de presentaciones visualmente atractivas.

Con las plantillas de presentación de arrastrar y soltar, puede adaptar sus diapositivas a la marca de la empresa e incluso buscar en una biblioteca de diseños y diseños aprobados previamente para un formato más rápido.

Estética del color

Los colores tienen asociaciones psicológicas que pueden afectar la forma en que se reciben los mensajes, por lo que los colores de su presentación deben estar alineados con el mensaje de su marca.

Si tiene poco tiempo, opte por plantillas de PowerPoint que se alineen con los colores de su marca para evitar personalizaciones innecesarias.

Tipografía y tamaño de fuente

La tipografía ideal debe estar disponible en todos los sistemas, como Arial o Calibri, lo que garantiza la compatibilidad en cualquier dispositivo.

Limítese a un máximo de tres tipos de letra por presentación para mantener una apariencia limpia y cohesiva.

En cuanto a las fuentes de los títulos, deben tener entre 36 y 44 pt, mientras que el cuerpo del texto debe tener entre 24 y 28 pt. Una sola cita o frase clave en una diapositiva dedicada puede ser eficaz, utilizando un tamaño más grande, 36 pt en cursiva.

El texto en negrita es ideal para enfatizar conceptos clave, mientras que la cursiva puede resaltar términos extranjeros o citas.

Formato

El formato estándar 16:9 ofrece un diseño rectangular, ampliamente compatible con dispositivos y proyectores modernos, y se imprime bien en papel A4.

El diseño cuadrado del formato 4:3 puede ser más desafiante para crear énfasis, pero garantiza que su presentación se vea consistente en la mayoría de los equipos de proyección.

Colaboración

El software basado en la nube a menudo incluye espacios de trabajo compartidos, lo que permite a los equipos colaborar en presentaciones, proporcionar comentarios y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

Con el control de versiones, puede administrar fácilmente los cambios, acceder a versiones anteriores y revisar las contribuciones de los miembros del equipo.

Acceso a bibliotecas de archivos y recursos visuales

Algunas herramientas de presentación brindan acceso a bibliotecas integradas con imágenes, fotos, íconos y animaciones, mientras que otras se integran con fuentes como Unsplash o Giphy.

Puede incorporar elementos visuales de alta calidad para reforzar su mensaje y hacer que su presentación sea aún más dinámica.

Integraciones de video, audio y datos

Muchos programas admiten la incorporación de videos de sitios como YouTube y ofrecen integración de audio, de modo que puede agregar voces en off o efectos de sonido para darle vida a las diapositivas.

Además, algunas aplicaciones se conectan con fuentes de datos como Google Analytics o Sheets, lo que le permite respaldar su historia con información de datos en tiempo real.

Opciones de animación

Las transiciones son fundamentales para mantener la atención, con opciones para controlar la velocidad y la secuencia.

Mantenga sus animaciones simples, livianas y consistentes, ya que deben moverse suavemente entre diapositivas en lugar de distraer a la audiencia.

Herramientas de diseño inteligentes

Las herramientas avanzadas suelen incluir un diseñador integrado que aplica automáticamente reglas de formato, lo que garantiza la coherencia sin ajustes manuales.

Las funciones como el cambio de tamaño de fuente automático, la combinación de colores y la ubicación del logotipo mantienen sus presentaciones pulidas y con estilo.

¿Cuál es el mejor software de presentación que existe?

En la siguiente sección de esta guía, le proporcionaremos las mejores herramientas de presentación para satisfacer sus necesidades.

MobiSlides

MobiSlides es una herramienta intuitiva y potente para crear y ofrecer presentaciones llamativas, ya sea para una conferencia corporativa o un proyecto escolar.

El software de presentaciones ofrece opciones sencillas para crear diapositivas, desde elegir temas y plantillas hasta sumergirse en su rico editor para personalizar diseños con texto, medios y efectos.

Mientras tanto, su herramienta Slide Master le permite personalizar múltiples diapositivas simultáneamente.

Las diapositivas ayudan a los usuarios a realizar presentaciones con confianza al permitirles ensayar tiempos y usar la vista del presentador para una presentación fluida.

La característica destacada de MobiSheets es su compatibilidad con otros formatos de presentación importantes como PowerPoint y Keynote, lo que lo convierte en una opción versátil para cualquiera que necesite compartir su trabajo en diferentes dispositivos o plataformas.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint sigue siendo uno de los programas de presentación más populares, conocido por sus herramientas de diseño fáciles de usar, integraciones multimedia y amplia gama de plantillas.

La simplicidad y familiaridad de PowerPoint lo convierten en la opción ideal para los usuarios que desean una experiencia de presentación de diapositivas tradicional y confiable.

El software de presentación ofrece herramientas de diseño avanzadas, animaciones y una interfaz fácil de usar a la que pueden acceder todos los niveles de presentadores.

Apple Keynote

Keynote, diseñado específicamente para usuarios de Apple, es conocido por sus gráficos de alta calidad y facilidad de uso.

Keynote, que viene precargado de forma gratuita en los productos de Apple, es una herramienta fácil de usar que ofrece diseños de plantillas elegantes y animaciones impresionantes.

Keynotes ofrece una compatibilidad perfecta con dispositivos macOS e iOS, lo que lo hace especialmente conveniente para quienes se encuentran dentro del ecosistema de Apple.

Google Slides

Google Slides es un software de presentación basado en la nube, ideal para equipos que necesitan colaboración en tiempo real.

Se puede acceder a las diapositivas desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, una característica valiosa para los equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones.

Google Slides permite que varios usuarios trabajen en una presentación simultáneamente, con cambios guardados automáticamente y accesibles para todos los colaboradores.

Con opciones de diseño y disposición familiares, los usuarios pueden crear o editar diapositivas rápidamente y, al mismo tiempo, beneficiarse de las sólidas funciones de colaboración y uso compartido de Google.

Presentación WPS

Presentación WPS es un software de presentación gratuito y multiplataforma que ofrece una experiencia fácil de usar similar a PowerPoint.

Compatible con múltiples formatos de archivo como .ppt y .pptx, Presentación WPS permite compartir y editar sin inconvenientes en todos los dispositivos, desde PC con Windows hasta iOS y Android.

El software cuenta con una amplia biblioteca de plantillas y recursos de diseño, lo que permite a los usuarios crear presentaciones profesionales rápidamente.

Conclusión

Elige el software de presentación adecuado para crear una presentación atractiva y pulida que resuene con tu audiencia y cumpla con tus objetivos únicos.

Desde presentaciones corporativas hasta presentaciones en el aula, estas herramientas ofrecen flexibilidad, colaboración y funciones de diseño impactantes que llevan tus ideas más allá.

No te conformes con plantillas estándar; explora el mejor software de presentación que se alinee con tu mensaje y mejore la participación de la audiencia.

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