Comment rester productif pendant un voyage d'affaires

Selon le Conseil mondial du voyage et du tourisme (WTTC), les voyages d'affaires constituaient 20 pour cent des dépenses touristiques mondiales en 2021. Au cours de cette année, voyageurs d'affaires ont dépensé collectivement plus de 740 milliards de dollars américains dans le monde entier. Avec de tels chiffres, il n'est pas étonnant que beaucoup d'entre nous rentrent de voyages d'affaires épuisés.

1. Préparer, préparer, préparer

Voyagez léger : Vous serez probablement pressé et la dernière chose dont vous avez envie, c'est de vous encombrer d'une lourde valise. Ne mettez dans votre valise que l'essentiel : chargeurs, adaptateurs, vêtements appropriés, écouteurs, etc. S'agissant d'un voyage d'affaires, votre hôtel ou votre logement pourra vous fournir du shampoing, de la nourriture et des serviettes.

N'oubliez pas les fuseaux horaires : Le décalage horaire est un véritable tueur de productivité en voyage d'affaires, alors prenez de l'avance en planifiant stratégiquement votre journée. Organisez les tâches exigeantes pendant les heures où vous êtes le plus alerte, et profitez du temps de voyage pour effectuer des tâches plus légères et répondre à vos courriels. Et n'oubliez pas de faire des siestes chaque fois que vous le pouvez !

Déléguez comme un chef : Vous ne pouvez pas tout faire, alors avant de partir, voyez comment vous pouvez déléguer votre travail à des collègues qui pourront s'en charger en votre absence. Vous allégerez ainsi votre charge de travail, mais votre équipe se sentira également valorisée et aura le sentiment qu'on peut compter sur elle.

Fixez des limites : Il est bon de faire savoir à votre équipe et à vos supérieurs que, bien que vous fassiez de votre mieux pour respecter votre rythme de travail normal, ce ne sera pas tout à fait la même chose en raison de vos déplacements. Une communication claire permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et de minimiser les perturbations de votre flux de travail.

2. Vérifiez votre technologie

Qu'il s'agisse de rationaliser les tâches ou de rester connecté, les bons outils peuvent transformer votre voyage d'affaires de chaotique à calmement efficace. Voici ce qu'il faut retenir pour un voyage d'affaires vraiment productif.

Organisez vos applications

Les smartphones sont des outils de productivité et, lorsqu'ils sont associés aux bonnes applications, votre travail en voyage d'affaires ne peut que s'améliorer. Outre Teams et la messagerie, vous pouvez travailler sur des feuilles de calcul, des documents Word, des présentations et bien plus encore. MobiOffice pour les appareils Android et iOS est parfait pour cela, avec des applications conçues pour le mobile, pour le meilleur du travail en déplacement. Si vous devez faire une présentation, nous vous recommandons de consulter notre article sur les meilleurs logiciels de présentation disponibles.

La victoire hors ligne

Il peut arriver que vous soyez privé de données ou de WiFi. Si vous avez l'intention de travailler un peu, téléchargez les fichiers dont vous avez besoin pour pouvoir travailler hors ligne. Cela vous épargnera beaucoup de stress et, lorsque vous serez à nouveau connecté, vos tâches seront prêtes à être exécutées. Vous pouvez supprimer les fichiers inutiles une fois que vous avez terminé.

Maîtriser le cloud

Le stockage dans le nuage, tel que MobiDrive (inclus dans MobiOffice et MobiOffice premium), est votre porte d'entrée pour un accès et une collaboration sans faille. Téléchargez des documents et des présentations importants sur des plateformes de stockage en nuage avant votre voyage, ce qui vous permet de partager des fichiers avec des collègues en temps réel, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Les outils basés sur le cloud offrent également des sauvegardes automatiques, garantissant la sécurité de votre travail, même si votre appareil est perdu ou endommagé. C'est là que MobiOffice brille, car vous pouvez l'utiliser sur de nombreux appareils et plateformes différents.

Restez chargé et connecté

L'une des choses les plus importantes pour rester productif lors d'un voyage d'affaires est de garder votre technologie sous tension. Prévoyez un adaptateur universel pour pouvoir recharger vos appareils partout dans le monde, et investissez dans une banque d'alimentation décente qui pourra recharger vos téléphones et même votre ordinateur portable tout au long de la journée. Pensez à vous munir d'un casque anti-bruit pour travailler dans des environnements bruyants, et utilisez autant que possible les prises de courant des aéroports et des avions.

3. Maximiser les temps morts

Les voyages d'affaires sont souvent synonymes de réunions interminables et d'emplois du temps surchargés, ce qui laisse peu de place à la détente. Il est très important que vous fassiez de la place pour les temps morts afin de recharger vos batteries, de vous concentrer et d'assister à des réunions sans avoir l'impression d'avoir passé une nuit blanche. Voici quelques moyens de tirer le meilleur parti de votre temps pour améliorer votre productivité en voyage d'affaires.

Utiliser le temps de trajet

Au lieu d'utiliser votre temps de transport pour travailler, profitez-en pour écouter des podcasts, de la musique ou des livres audio, ou même pour lire un livre. Les longs trajets en avion ou en train sont également l'occasion de faire une petite sieste afin de se sentir frais et dispos à l'arrivée de la prochaine étape de votre voyage d'affaires.

Les salons

Les salons d'aéroport peuvent être des havres de productivité pendant un voyage d'affaires, car ils offrent des sièges confortables, des coins tranquilles et une connexion Wi-Fi fiable. De nombreux salons proposent des boissons et des repas gratuits, ce qui vous permet de recharger votre corps et votre esprit pendant que vous travaillez. Si vous partez en voyage d'affaires, votre entreprise ou le client devrait être heureux de payer l'accès.

N'oubliez pas de faire des pauses

Les temps d'arrêt ne sont pas seulement une question de travail, mais aussi de rajeunissement. Au lieu de faire défiler les pages sans réfléchir, intégrez à vos pauses des moments d'activité physique rapide. Faites quelques étirements, marchez dans l'aéroport et faites circuler votre sang. Si vous aimez ce genre de choses, vous pouvez même faire des exercices de respiration et de pleine conscience dans un endroit calme.

Explorez !

Les voyages d'affaires offrent souvent des occasions uniques d'explorer de nouveaux endroits. Si vous disposez d'un peu de temps, allez vous promener et découvrez les environs. Visitez des musées et des sites historiques, découvrez la gastronomie locale et faites de votre voyage d'affaires un voyage culturel. En faisant cela, vous pouvez vous accorder une pause dans le travail et les réunions, ce qui améliorera votre productivité globale à long terme.

4. Rester concentré

Savoir comment être productif à la maison est une chose, mais les voyages d'affaires mettent souvent à mal votre routine de productivité habituelle. Les distractions sont omniprésentes, les emplois du temps sont chargés et rester concentré peut rapidement devenir un véritable défi. Voici comment garder le rythme, même en déplacement.

Établissez des priorités

Le temps est votre monnaie la plus précieuse lors d'un voyage d'affaires, vous devez donc l'utiliser à bon escient. Comme pour le travail normal, commencez par identifier les tâches à fort impact qui sont directement liées aux objectifs de votre voyage, et programmez-les pendant vos heures de pointe. Une fois que vous aurez identifié les tâches les plus importantes, faites-les suivre de tâches plus rapides pendant les heures les moins stressantes afin de ne pas perdre le fil.

Votre chambre d'hôtel est votre bureau

Votre chambre d'hôtel ne doit pas seulement servir à dormir ; elle peut aussi vous permettre de travailler, et le fait de disposer d'un espace de travail dédié vous aide à vous concentrer et à passer plus facilement en mode "travail".

Trouvez un endroit précis dans la pièce, bien éclairé et non encombré, pour installer votre bureau improvisé. Utilisez des rideaux et des bouchons d'oreille pour réduire les distractions, faites chauffer la bouilloire et mettez-vous à l'aise avant de commencer.

Évitez le multitâche

Oubliez le multitâche : il n'est pas aussi productif qu'il n'y paraît. Essayez de regrouper des tâches similaires pour plus d'efficacité. Qu'il s'agisse de traiter des courriels, de passer des appels téléphoniques ou de s'attaquer à des tâches administratives, le fait de les regrouper minimise les allers-retours mentaux et vous permet de vous concentrer sur votre travail.

Utilisez des astuces de gestion du temps telles que la technique Pomodoro pour travailler de manière brève et intense, avec des pauses rapides. Gardez à l'esprit que le regroupement des tâches permet de réduire la fatigue mentale et d'augmenter votre rendement pendant les sessions de travail concentrées.

Récompensez-vous

Il peut être difficile de rester motivé pendant un voyage d'affaires. Ne sous-estimez pas l'importance de célébrer les moindres victoires. Prenez le temps de vous offrir une pause-café après avoir accompli une tâche difficile, ou sortez vous promener dans le parc de l'hôtel pour vous féliciter de vos progrès. Pensez à mettre en place de petites récompenses pour atteindre des objectifs spécifiques - par exemple, l'exploration d'une attraction locale comme récompense après avoir réussi une présentation importante. Et si vous devez parler devant des gens, nous vous recommandons de lire notre article sur les choses à faire et à ne pas faire pour une présentation efficace.

4. Autres conseils pour la productivité des voyages d'affaires

Les voyages d'affaires ne se résument pas à des réunions et à des présentations ; ils constituent une porte d'entrée vers des opportunités uniques de développement personnel et professionnel. Lorsque vous sortez de la routine habituelle et que vous approfondissez les aspects "au-delà de l'essentiel", vous pouvez transformer votre voyage en un parcours de connexions précieuses, de connaissances culturelles et d'améliorations durables qui vont au-delà de l'expérience professionnelle habituelle.

Ne faites pas l'impasse sur le réseautage

Vous êtes peut-être pressé par le temps, mais prenez le temps d'assister à des événements sectoriels, de participer à des conférences ou d'entamer des conversations avec des locaux. Entrez en contact avec des professionnels de votre secteur pour échanger des idées, explorer des possibilités de collaboration et rester à l'avant-garde des tendances du secteur.

Utilisez des plateformes telles que LinkedIn ou des applications de réseautage professionnel pour entrer en contact avec les personnes concernées avant votre voyage et profitez de l'occasion pour vous rencontrer en personne. L'établissement de liens significatifs peut ouvrir la voie à des opportunités futures et élargir vos horizons professionnels.

S'immerger dans la culture locale

Immergez-vous dans la culture locale pour glaner des informations précieuses et établir des relations. Accordez la priorité à la recherche des coutumes locales, des salutations et de l'étiquette professionnelle. Habillez-vous correctement et soyez attentif à votre langage corporel. Adaptez votre style de communication pour faire preuve de respect et éviter les faux pas culturels. Cela permet non seulement d'entretenir des relations positives, mais aussi d'approfondir votre compréhension des partenaires commerciaux et des clients.

Prenez soin de vous

Voyager peut être exaltant, mais cela peut aussi bouleverser vos habitudes et avoir un impact sur votre santé et votre bien-être. Ne laissez pas le décalage horaire, la déshydratation ou les grignotages malsains vous priver de l'étincelle du voyage ! Voici quelques stratégies clés pour vous aider à combattre ces pièges courants et vous assurer d'avoir l'énergie et la concentration nécessaires pour profiter pleinement de votre voyage :

• Maintenir un horaire de sommeil régulier: Respectez autant que possible votre routine habituelle de coucher, même en cas de changement de fuseau horaire. Créez un rituel de pré-sommeil relaxant dans votre chambre d'hôtel, comme la lecture ou un bain chaud, pour indiquer à votre corps qu'il est temps de se calmer.

• Restez hydraté tout au long de la journée: Emportez une bouteille d'eau réutilisable et buvez-en fréquemment. La déshydratation peut réduire à néant votre énergie et votre concentration. Il est donc important de rester bien hydraté, surtout par temps chaud ou après une activité physique.

• Alimentez votre corps de manière judicieuse: Laissez-vous tenter par les spécialités locales, mais privilégiez les options saines comme les fruits, les légumes et les céréales complètes pour maintenir votre niveau d'énergie et éviter de vous sentir léthargique. Emportez des en-cas sains pour éviter les tentations malsaines lorsque vous êtes en déplacement.

4. MobiOffice - votre outil de productivité en voyage d'affaires

Rester productif lors d'un voyage d'affaires dépend des outils que vous utilisez. MobiOffice, l'une des meilleures alternatives à Microsoft Office, vous permet de travailler plus intelligemment, et non plus durement, lorsque vous êtes en déplacement.

Accès hors ligne, sans souci : Téléchargez des fichiers avant votre voyage et continuez à travailler même sans connexion Internet. Les modifications se synchronisent automatiquement dès la reconnexion, ce qui garantit une continuité sans effort.

Compatibilité multiplateforme : Accédez à votre travail sur n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un téléphone, d'une tablette ou d'un ordinateur portable, pour une flexibilité optimale. Plus besoin de se démener pour trouver un logiciel compatible lors de vos déplacements.

Efficacité tout-en-un : Ne jonglez plus avec les applications. Modifiez des documents, créez des présentations, gérez des feuilles de calcul et des e-mails, le tout sur une plateforme unique et unifiée.

Collaboration en temps réel : Travaillez en toute transparence avec vos collègues, où qu'ils se trouvent. Partagez des documents et éditez-les en collaboration en temps réel, pour que votre équipe soit toujours sur la même longueur d'onde.

Une sécurité à laquelle vous pouvez faire confiance : Protégez votre travail grâce à des fonctions de sécurité robustes, notamment la protection par mot de passe, le suivi des modifications et le stockage sécurisé sur le cloud, pour une plus grande tranquillité d'esprit.

Léger et efficace : Économisez un espace de stockage précieux et préservez l'autonomie de la batterie. Les performances optimisées de MobiOffice garantissent un fonctionnement fluide même sur des appareils plus anciens, afin que vous puissiez travailler efficacement n'importe où.

Si cela vous convient, téléchargez MobiOffice gratuitement - et quand vous serez prêt pour des fonctionnalités incroyablement avancées, essayez aussi Premium. Bon voyage !