Vous ne savez pas par où commencer ? 10 conseils professionnels de rédaction d'e-mails pour faire bonne impression

Combien de fois vous a-t-on demandé d'envoyer un e-mail au travail ? C'est probablement l'une des tâches les plus courantes dans tout contexte professionnel.

Les e-mails sont devenus la référence en matière de communication d'entreprise dans tous les secteurs, des notes de service aux relations clients.

En quelques lignes seulement, vous devez exprimer clairement votre point de vue ou votre demande, aller droit au but et maintenir le ton juste.

Rédiger un message clair, concis et pertinent exige donc de la pratique et une attention particulière aux détails.

Dans le guide d'aujourd'hui, nous vous présenterons les caractéristiques essentielles de la communication d'entreprise, ce qu'il faut retenir avant d'appuyer sur « Envoyer », et partagerons 10 conseils pratiques pour vous aider à rédiger des e-mails qui font bonne impression.

Qu'est-ce qui fait un e-mail professionnel ?

Avant même de penser à écrire votre courrier, réfléchissez à quelques principes de base. Il est important de savoir à qui vous écrivez.

• Vous vous adressez à un collègue au sujet d'une mise à jour de projet ?

• Vous contactez un superviseur pour lui faire une demande officielle ?

• Vous communiquez avec des clients au sujet d'un problème de service ?

• Vous êtes peut-être un candidat à un emploi qui contacte un employeur potentiel ?

Les e-mails sont souvent la première impression que vous faites, que vous communiquiez en interne avec des collègues ou en externe avec des clients et des partenaires.

Ensuite, réfléchissez au sujet que vous abordez.

Les e-mails couvrent souvent la planification de réunions, la mise à jour des tâches des collègues, la pose ou la réponse à des questions, la clarification des détails du projet, l'envoi de plaintes officielles ou le suivi d'une conversation antérieure.

Chaque fois que la conversation aborde votre travail, votre réputation ou l'image de marque de votre organisation, il est judicieux de respecter les normes professionnelles. Alors, que faut-il pour rédiger un e-mail professionnel de qualité ?

Ton équilibré

Votre ton doit être formel mais accessible.

Évitez d'être trop décontracté ; par exemple, « Salut tout le monde » peut fonctionner dans une conversation informelle, mais pas dans un e-mail client.

De même, ne soyez pas trop rigide non plus : « Cher Monsieur ou Madame » semble distant, sauf si nécessaire.

Salutation appropriée

Pour une communication formelle, optez pour « Cher [Nom] » (par exemple, « Cher M. Smith »).

Pour une communication semi-formelle, « Bonjour [Nom] » est parfaitement acceptable.

Prendre le temps de choisir la bonne salutation témoigne du respect et donne le ton au reste de votre e-mail.

Objet clair

L'objet est la première chose que voit votre destinataire et détermine la façon dont il priorise votre courrier. Qu'est-ce qui vous semble le plus clair ?

• « Suivi de notre conversation précédente » ;

• « Demande de suivi : Vérification des mises à jour sur la livraison du produit » ?

La deuxième option communique instantanément professionnalisme et intention.

Avec MobiMail, créer des e-mails soignés avec des objets percutants devient une seconde nature, grâce à ses outils intégrés intelligents qui vous aident à vous concentrer sur la clarté et la structure.

Message concis

Votre objectif n'est pas d'écrire le prochain grand roman ; c'est de communiquer efficacement.

Allez droit au but, fournissez uniquement les informations nécessaires et terminez par une action ou une ou plusieurs étapes claires.

Pourquoi est-il important de savoir rédiger des e-mails professionnels ?

Quel est l'un des moyens les plus rapides d'établir sa crédibilité au travail ou de faire une bonne première impression ? Vous l'avez deviné : l'e-mail.

Dans de nombreux cas, votre e-mail est la seule chose que l'autre personne verra : il n'y a pas de langage corporel ni de ton de voix sur lesquels s'appuyer.

Mais les e-mails ne se limitent pas à vos compétences rédactionnelles, mais plutôt à votre attitude envers votre interlocuteur. Un e-mail soigné montre que vous appréciez son temps et que vous comprenez les normes de la communication professionnelle.

Maîtriser la rédaction d'e-mails professionnels peut ouvrir des portes. Cela façonne la façon dont vos collègues, vos clients et même vos employeurs potentiels vous perçoivent.

Au fil du temps, ces impressions influencent tout, des relations internes aux opportunités de carrière, faisant du courrier non seulement un outil, mais un investissement à long terme dans votre marque.

10 conseils pour rédiger un e-mail professionnel

Place aux choses sérieuses : voici nos dix conseils pratiques qui rendront vos messages immédiatement plus efficaces, plus soignés et mieux reçus.

1. Votre adresse e-mail en dit plus que vous ne le pensez

Adaptez toujours votre adresse e-mail au contexte : elle reflète votre professionnalisme et l'entreprise qui vous soutient. Si vous envoyez des e-mails au nom d'une entreprise ABC, utilisez toujours une adresse e-mail professionnelle qui reflète le domaine de l'entreprise.

Un format d'adresse e-mail professionnelle clair comme [email protected] montre que vous représentez une entreprise et instaure la confiance.

Utiliser une adresse e-mail personnelle ? Cela n'est acceptable que dans des situations spécifiques, comme postuler à un emploi.

Même dans ce cas, restez clair et direct : [email protected] . Pas de surnoms ridicules ici, s'il vous plaît.

2. Maîtrisez l'objet : clair, pas de piège à clics

Considérez votre objet comme le titre de votre e-mail. C'est ce qui vous permet de vous faire remarquer, mais sur le lieu de travail, la clarté prime sur la créativité.

Soyez bref (moins de 60 caractères), pertinent et axé sur un objectif.

• Au lieu d'être vague : « Question rapide » ;

• Essayez d'être précis : « Demande : Confirmation de la date limite du projet du 2e trimestre ».

Grâce à la vue claire de la boîte de réception de MobiMail, parcourir les objets devient plus facile, ce qui rend un objet fort et clair encore plus important.

3. Les émojis ne sont pas vos amis

Laissez de côté vos émojis, votre argot et vos habitudes de textos. Ceci n'est pas une discussion de groupe !

La communication professionnelle évite :

1. Argot : « Je vais vous tenir au courant » ;

2. Expressions familières : « Prenons contact » ;

3. Clichés : « D'après mon dernier e-mail » , « Je reviens juste » , « J'espère que cet e-mail vous trouve en bonne santé ».

En même temps, ne soyez pas trop rigide non plus. « Cher Monsieur ou Madame » peut sembler trop formel et déconnecté. Gardez les choses humaines, mais soignées.

4. Les bonnes salutations comptent plus que vous ne le pensez

Votre salutation donne le ton. Si le destinataire est une personne nouvelle, formelle ou externe, utilisez :

• « Chère Mme Lefevre »

•  Cher John Smith »

• « Cher Dr Laurent »

une personne avec laquelle vous travaillez déjà :

• « Bonjour Maria »

• « Salut Tom »

En cas de doute, utilisez le nom complet du destinataire, surtout si vous n'êtes pas sûr des titres ou des titres honorifiques spécifiques au genre.

5. KISS : Soyez bref et simple

Le corps de votre e-mail ne doit contenir que l'essentiel : une question, une mise à jour de statut ou une demande de fichier.

Nul besoin d'expliquer tous les angles, mais fournissez juste assez de détails pour que votre destinataire comprenne et agisse.

Vous ne savez pas quoi couper ? L'outil de résumé IA de MobiDocs vous aide à condenser vos brouillons afin que vous puissiez aller droit au but sans perdre le message global.

Prenez une longueur d'avance. Tirez parti de nos outils d'IA gratuitement et envoyez vos e-mails. Besoin de plus de fonctionnalités ? Consultez nos forfaits abordables et choisissez celui qui vous convient le mieux.

6. Terminez par une signature respectueuse

Après votre dernière ligne, ajoutez une phrase de clôture qui reflète le professionnalisme et la courtoisie.

Voici quelques bonnes options :

• « Cordialement, »

• « Sincèrement, »

• « Tous mes meilleurs vœux, »

• « Merci d'avance, »

Ces phrases témoignent du respect et permettent de finaliser votre message en douceur, comme une poignée de main ferme mais polie à la fin d'une réunion.

7. Ajoutez une signature

Oui, vous en avez besoin. Une signature élimine la confusion et offre aux destinataires un moyen facile de vous joindre, surtout si votre adresse e-mail est masquée, transférée ou fait partie d'un fil de discussion plus long.

Assurez-vous d'inclure :

• Votre nom complet,

• Votre intitulé de poste ou fonction,

• Votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Avec MobiMail, ajouter une signature fixe est simple :

1. Depuis la vue principale, allez dans « Fichier » → « Paramètres ».

2. Cliquez sur « Préférences MobiMail ».

3. Choisissez « Gérer les signatures ».

4. Saisissez votre formule de politesse préférée et cliquez sur « OK ». Elle sera automatiquement incluse dans chaque e-mail que vous enverrez, vous n'aurez donc plus besoin de la retaper.

8. Relisez avant d'envoyer

Les fautes de grammaire, les coquilles ou le manque de clarté peuvent compromettre votre message, voire votre crédibilité.

Lisez votre courrier au moins deux fois : une fois pour en comprendre le sens, une fois pour en vérifier le flux.

MobiMail intègre un correcteur orthographique qui vous aide à repérer les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent une source de distraction majeure. Utilisez-le comme filet de sécurité pour une communication professionnelle soignée.

9. Vérifiez les pièces jointes et les champs

Avant d'envoyer, marquez une pause et demandez-vous : « Ai-je joint ce fichier ? Ai-je mis un lien vers le bon document ?

Ne présumez jamais que votre destinataire sait où trouver ce à quoi vous faites référence.

Facilitez-lui la tâche en joignant directement des fichiers et en clarifiant tous les points clés.

Et pendant que vous y êtes, prenez une seconde pour parcourir les champs de votre destinataire.

• À = la personne principale à laquelle vous écrivez ;

• CC = « copie carbone », visible par les autres ;

• BCC = « copie carbone invisible », cachée aux autres destinataires.

Une minute de vérification peut vous éviter bien des retours en arrière (et des embarras potentiels) !

10. Planifiez-le et envoyez-le un autre jour

Imaginons que vous soyez basé en Europe, mais que vos clients soient aux États-Unis. Vous venez d rédiger un e-mail brillant , mais voulez-vous qu'il atterrisse dans leur boîte de réception à 2 heures du matin ? Probablement pas.

C'est là qu'intervient la planification automatisée. La plupart des services de messagerie professionnelle offrent la possibilité de programmer la livraison à une heure ultérieure, ce qui vous permet d'écrire quand cela vous convient et d'envoyer quand cela leur convient.

Simplifiez votre flux de travail de messagerie. Utilisez MobiMail pour écrire plus vite et mieux, et planifier des réunions pour toujours maîtriser votre journée. MobiMail s'intègre également à tous les services de messagerie courants et fait partie de la suite MobiOffice, qui comprend également un puissant traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation pour vous aider à optimiser votre travail.

Questions fréquemment posées

Quelle doit être la longueur d'un e-mail professionnel ?

Pensez court, mais substantiel.

Une bonne règle de base est de le limiter à 2 ou 3 paragraphes concis, en particulier pour les e-mails professionnels.

Concentrez-vous sur le message principal : ce qui doit se passer, par qui et quand.

Si vous vous retrouvez à rédiger une dissertation ou, pire encore, un CV professionnel complet , il peut être utile de décrocher le téléphone à la place.

Quelles sont les règles d'or de l'étiquette du courrier électronique ?

Voici six habitudes qui distinguent les professionnels raffinés des boîtes de réception encombrées :

• Soyez clair et concis – n'enfouissez pas le sujet.

• Utilisez une grammaire et une ponctuation correctes – les fautes de frappe font mauvaise impression.

• Commencez et terminez poliment – « Chère Mme Rousseau » et « Cordialement » sont très utiles.

• Répondez à temps – idéalement dans les 24 à 48 heures.

• Restez concentré sur les affaires – pas d'émojis, de blagues ou de langage trop familier.

• Créez des lignes d'objet significatives – votre lecteur doit savoir à quoi s'attendre en un coup d'œil.

Comment rédiger un bon objet d'e-mail et que dois-je éviter ?

Une bonne ligne d'objet indique au destinataire ce qu'il y a à l'intérieur, sans avoir besoin d'ouvrir l'e-mail lui-même.

Considérez-la comme le titre d'un document.

À faire :

•  Proposition de projet : version finale pour révision » ;

• « Suivi : notes de réunion sur le budget marketing ».

À éviter :

• « Bonjour » ;

• « Petit truc rapide » ;

• « Important !!! »

Limitez-le à moins de 60 caractères, utilisez des mots-clés et soyez précis. Pas de mystère, pas de superflu ; votre lecteur vous remerciera.

Quand dois-je utiliser CC et Cci dans un e-mail ?

Utilisez CC (copie carbone) lorsque vous souhaitez informer quelqu'un de manière transparente, comme les responsables, les employés ou les coéquipiers qui devraient être au courant mais ne sont pas le contact principal.

• Exemple : vous envoyez un e-mail à un fournisseur au sujet d'une livraison urgente. Vous mettez votre responsable en copie carbone pour qu'il soit au courant de la communication.

Utilisez Cci (copie carbone invisible ) lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes qui ne doivent pas voir les adresses des autres, comme des contacts externes ou des listes de diffusion.

• Exemple : Vous envoyez un e-mail d’adieu à plusieurs clients de différentes entreprises. Vous ne souhaitez pas partager leurs adresses.

PS N’utilisez pas le Cci pour la dynamique interne du bureau (par exemple, pour copier secrètement les RH) ; cela peut créer des problèmes de confiance s’il est découvert.

Que doit inclure ma signature d’e-mail professionnelle ?

Votre signature doit répondre à cette question pour le destinataire : « Qui êtes-vous et comment puis-je vous contacter ? »

Voici ce qu’il faut inclure :

• Votre nom complet ;

• Votre intitulé de poste ;

• Le nom de votre entreprise ;

• Numéro de téléphone et adresse e-mail.

Vous pouvez également ajouter un profil LinkedIn ou un site Web si cela est pertinent.

Puis-je rédiger des e-mails professionnels depuis mon téléphone ?

Oui, mais soyez prudent. Taper sur un petit écran augmente les risques de fautes de frappe, d'erreurs de ton ou de formatage incorrect. Si vous tenez absolument à rédiger vos e-mails depuis votre téléphone, utilisez d'abord une application de messagerie appropriée comme Microsoft Outlook ou un brouillon dans MobiDocs, où vous pourrez modifier et relire le corps de votre e-mail avec plus de contrôle.

Envoyez ensuite votre e-mail via votre client de messagerie préféré une fois que vous êtes sûr qu'il est clair et correct.

Relisez toujours avant d'envoyer : la correction automatique mobile n'est pas toujours votre meilleure amie.

Comment demander poliment une mise à jour dans un e-mail ?

Lorsque vous avez besoin d'une mise à jour de statut, votre objectif est de respecter le temps du destinataire tout en indiquant clairement que vous attendez une réponse.

Voici comment procéder :

• Gardez votre e-mail court et clair.

• Reconnaissez qu'ils sont peut-être occupés.

• Incluez un contexte spécifique : ce que vous suivez et quand vous avez parlé pour la dernière fois.

• Proposez votre aide si nécessaire.

Un format simple et efficace est :

« Bonjour [Nom], j'espère que votre semaine se passe bien.

Je voulais juste prendre des nouvelles de [projet/tâche] et voir s'il y a des nouvelles.

N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de quoi que ce soit de ma part entre-temps. »

Cette approche fait preuve de professionnalisme et de patience, un équilibre que chaque employé ou membre de l'équipe apprécie.

Si vous écrivez en déplacement, rédigez d'abord votre courrier dans MobiDocs afin de trouver le ton juste, puis envoyez-le via MobiMail ou votre client préféré.

Conclusion

La communication professionnelle est une réalité quotidienne sur le lieu de travail, et la maîtriser est une compétence payante dans tous les rôles et dans tous les secteurs.

De l'objet à la signature, de petites améliorations dans votre rédaction peuvent laisser une impression durable.

Avec des outils comme MobiMail, créer des e-mails clairs, structurés et crédibles devient une seconde nature. Prêt à améliorer votre communication professionnelle ? Essayez MobiMail dès aujourd'hui et faites en sorte que chaque message compte.