איך לשמור הודעת דוא"ל כקובץ PDF ב-Windows, macOS, Android ו-iOS

מיילים מכילים לעיתים קרובות מידע חשוב: קבלות רכישה, אישורי נסיעה, שיחות עם תמיכת לקוחות או הודעות משפטיות. תיבות הדואר הנכנס, לעומת זאת, אינן מיועדות לאחסון לטווח ארוך. לכן, משתמשים רבים בוחרים לשמור מייל כ-PDF: קל לאחסון, לשיתוף ולשימוש.

במדריך זה תלמדו כיצד ליצור PDF ממייל ב-Windows, macOS, Android ו-iOS, באמצעות שירותים פופולריים כמו Gmail, Outlook, iCloud ו-Yahoo. נסקור גם כיצד לייצא שרשורי מייל שלמים, כיצד להמיר מיילים ללא הדפסה, ומתי עדיף להשתמש ב-PDF לעומת קבצי EML.

למה לשמור מייל כ-PDF?

שמירת מייל כ-PDF מעניקה לכם עותק מאובטח, ניתן לשיתוף ועמיד לאורך זמן, שלא ייעלם מתיבת הדואר הנכנס שלכם.

שמירת מיילים כ-PDF שימושית כאשר אתם צריכים:

• לארכב אישורי מייל עבור תשלומים ועוד

• לשמור הוכחה לכל תקשורת חשובה – עסקית ואישית

• לאחסן התכתבויות משפטיות או חוזיות

• לשתף מיילים חשובים עם עמיתים, רואי חשבון או עורכי דין

• לארגן דיוני פרויקטים מחוץ לתיבת הדואר הנכנס

בניגוד למיילים השמורים בחשבונכם, ניתן לגבות קבצי PDF, לאנדקס אותם ולגשת אליהם בכל עת, אפילו ללא גישה לאינטרנט.

כיצד לשמור אימייל כ-PDF ב-Windows וב-macOS

במחשבים שולחניים, הדרך הקלה ביותר להמיר אימייל ל-PDF היא באמצעות פונקציית ההדפסה המובנית. רוב הדפדפנים ולקוחות האימייל תומכים ב-"הדפסה ל-PDF".

Gmail (גרסת אינטרנט)

1. פתח את האימייל שברצונך לייצא.

2. לחץ על הדפסה בפינה הימנית העליונה.

   

3. בחר שמור כ-PDF כיעד.

4. לחץ על שמור.

   

Microsoft Outlook (גרסת אינטרנט)

1. פתח את ההודעה.

2. לחץ על הדפסה בסרגל הכלים.

   

3. בחר שמור כ-PDF.

4. שמור את הקובץ במכשיר שלך.

   

iCloud Mail (גרסת אינטרנט)

1. פתח את האימייל.

2. לחץ על פעולות נוספות ← הדפסה.

   

3. בחר שמור כ-PDF.

4. אשר ובחר שמור.

   

Yahoo Mail (גרסת אינטרנט)

1. פתח את האימייל.

2. לחץ על הדפסה.

   

3. בחר שמור כ-PDF.

4. שמור את המסמך.

   

פעולה זו עובדת ב-Chrome, ב-Edge, ב-Safari וב-Firefox, והיא אחת הדרכים המהירות ביותר להדפיס אימייל ל-PDF.

כיצד לשמור אימייל כ-PDF ב-Android

מכשירי Android משתמשים בתכונת ההדפסה של המערכת לייצוא אימיילים כ-PDF.

Gmail (אפליקציית Android)

1. פתח את האימייל.

2. הקש על עוד (שלוש נקודות).

   

3. הקש על הדפסה.

   

4. בחר שמור כ-PDF.

5. הקש על סמל ה-PDF.

   

Microsoft Outlook (אפליקציית Android)

1. פתח את ההודעה שברצונך להמיר ל-PDF

2. הקש על עוד.

   

3. הקש על הדפסה.

   

4. בחר שמור כ-PDF.

   

5. שמור את הקובץ.

Yahoo Mail (אפליקציית Android)

1. פתח את האימייל.

2. הקש על עוד.

   

3. בחר הדפסה.

   

4. בחר שמור כ-PDF.

   

5. הורד.

כיצד לשמור אימייל כקובץ PDF באייפון ובאייפד (iOS)

מכשירי Apple משתמשים בגיליון השיתוף ובתצוגה המקדימה להדפסה כדי ליצור קבצי PDF.

Gmail (אפליקציית iOS)

1. פתח את האימייל.

2. הקש על עוד.

   

3. בחר הדפס הכל.

   

4. הקש על שתף.

   

5. בחר שמור בקבצים.

   

Microsoft Outlook (אפליקציית iOS)

1. פתח את ההודעה.

2. הקש על עוד.

   

3. בחר הדפס שיחה.

   

4. הקש על שתף.

   

5. הקש על שמור בקבצים.

   

iCloud Mail (אפליקציית iOS)

1. פתח את האימייל.

2. הקש על אפשרויות נוספות.

   

3. בחר הדפס.

   

4. הקש על שתף.

   

5. הקש על שמור בקבצים.

   

Yahoo Mail (אפליקציית iOS)

1. פתח את האימייל.

2. הקש על עוד.

   

3. בחרו הדפסו או שתפו.

   

4. הקש על שמור בקבצים.

   

זה מאפשר לך לשמור אימייל כקובץ PDF באייפון או אייפד מבלי להשתמש במחשב.

כיצד לשמור שרשור או שרשרת אימייל כקובץ PDF

לפעמים, הודעה אחת אינה מספיקה. ייתכן שתצטרך לשמור שיחה שלמה עבור תיעוד משפטי, עסקי או פרויקט.

ב-Outlook (שולחן עבודה)

1. החזק את CTRL או SHIFT כדי לבחור הודעות דוא"ל מרובות.

2. לחץ על הדפס.

3. בחר שמור כ-PDF.

4. ייצא את כל ההודעות ביחד.

ב-Gmail

1. פתח את תצוגת השיחה.

2. השתמש באפשרות הדפסה עבור השרשור המלא.

3. שמור כ-PDF.

שמירת שרשרת אימיילים כ-PDF שומרת על ההקשר של הדיון ומקלה על ההפניה אליו מאוחר יותר.

כיצד לשמור אימייל כ-PDF מבלי להדפיס

למרות שהתהליך משתמש בפונקציית "הדפסה", אין מדפסת פיזית מעורבת.

"שמירה כ-PDF" היא מדפסת וירטואלית שהופכת את האימייל שלך למסמך דיגיטלי.

ניתן לשמור אימיילים מבלי להדפיס אותם על ידי:

• שימוש באפשרויות "ייצוא" מובנות (במידת הזמינות)

• שימוש בכלי PDF מקצועיים

• שימוש בממירי אימייל ל-PDF ייעודיים

תוכנה כמו MobiPDF מאפשרת לך להמיר קבצי אימייל ולנהל קבצי PDF מבלי להסתמך על הדפסת דפדפן.

PDF לעומת EML: מה ההבדל ומתי להשתמש בכל אחד מהם

בעת שמירת אימיילים, בדרך כלל תראה שני פורמטים עיקריים: PDF ו-EML.

PDF

הכי טוב עבור:

• שיתוף

• ארכוב

• תיעוד משפטי

• אחסון לטווח ארוך

יתרונות:

• נפתח בכל מכשיר

• שומר על הפריסה

• קל להוספת הערות ולאבטחה

• לא ניתן לעריכה בקלות

EML

הכי טוב עבור:

• גיבויים טכניים

• העברת דוא"ל

• ייבוא ​​ללקוחות אחרים

יתרונות:

• מכיל נתוני דוא"ל מלאים

• שמר כותרות ומטא-דאטה

• ניתן לפתוח מחדש בתוכניות דוא"ל

אם המטרה שלך היא הוכחה, שיתוף או תיעוד, PDF הוא בדרך כלל הבחירה הטובה יותר. EML מיועד בעיקר למטרות טכניות או גיבוי.

שאלות נפוצות

האם ניתן לשמור דוא"ל כ-PDF ולשמור על העיצוב והקבצים המצורפים המקוריים?

כן. בעת ייצוא דוא"ל כ-PDF, רוב הלקוחות שומרים על הפריסה, הגופנים והתמונות. קבצים מצורפים בדרך כלל אינם מוטמעים אך ניתן להוריד אותם בנפרד ולהוסיף אותם מאוחר יותר במידת הצורך.

מהי הדרך הקלה ביותר להפוך דוא"ל ל-PDF במחשבים שולחניים וניידים?

השיטה הקלה ביותר היא שימוש באפשרות המובנית הדפסה → שמירה כ-PDF. זה עובד ב-Windows, Mac, Android ו-iOS ואינו דורש תוכנה נוספת.

מדוע מופיעה "שמירה כ-PDF" בעת הדפסת דוא"ל ומה משמעותה?

"שמירה כ-PDF" היא מדפסת וירטואלית. במקום לשלוח נתונים למדפסת פיזית, היא ממירה את האימייל שלך לקובץ PDF להורדה.

האם יש הבדל בין שמירת אימייל כ-PDF לבין הורדתו כקובץ אימייל?

כן. קבצי PDF מיועדים לצפייה ושיתוף, בעוד שקבצי אימייל (כמו EML) מיועדים לפתיחה מחדש בתוכניות דואר. קבצי PDF מתאימים יותר לתיעוד ואחסון בארכיון.

האם ניתן לשמור אימייל כ-PDF בטלפון שלך מבלי להשתמש במחשב?

כן. גם מכשירי אנדרואיד וגם iOS תומכים בייצוא אימיילים ל-PDF דרך תפריט השיתוף או ההדפסה, מה שמאפשר לך להמיר אימייל ל-PDF ישירות בטלפון שלך.

פתח אפשרויות נוספות עם קבצי ה-PDF של האימייל שלך

שמירת אימייל כ-PDF היא רק הצעד הראשון. לאחר שייצאת את ההודעות שלך, תוכל לארגן, לערוך, להגן ולשתף אותן בצורה יעילה יותר.

בעזרת כלים כמו MobiPDF תוכלו:

• לערוך ולסמן קבצי PDF בדוא"ל

• להוסיף חתימות דיגיטליותאיחוד מספר הודעות לקובץ אחד

• דחיסת ואבטחת מסמכים

• המרת קבצי EML ל-PDF בעת הצורך

• יש אבטחה עבור קבצי ה-PDF שלך

התחילו לייצא את האימיילים שלכם כקבצי PDF עוד היום ובנו ארכיון נקי ואמין שתוכלו לסמוך עליו.