Wie man eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt
22.05.2023
Dank ausfüllbarer PDF-Dateien sind die Zeiten, in denen man mehrere Formulare gleichzeitig ausdrucken, ausfüllen und einscannen musste, längst vorbei. Heutzutage ist es ein Leichtes, Software zu finden, mit der Sie die Arbeit mit nur wenigen Klicks erledigen können, ohne sich jemals wieder mit Tonerkartuschen und verstopften Druckern herumschlagen zu müssen.
Wenn Sie sich also schon immer gefragt haben, wie Sie Ihre Arbeit beschleunigen können ausfüllen und Unterschreiben arbeitsprozess beschleunigen können, sind Sie hier genau richtig. Von detaillierten Umfragen und Fragebögen bis hin zu Anträgen und Verträgen können Sie mit MobiPDF ganz einfach ein PDF-Formular erstellen. Doch bevor wir uns mit den Feinheiten der Erstellung eines bearbeitbaren PDF-Formulars befassen, wollen wir uns zunächst die vielen Vorteile ansehen, die sich daraus ergeben.
Warum sollten Sie auf ausfüllbare PDF-Formulare umsteigen?
Laut einer Studie der PDF Association aus dem Jahr 2015, 73 Millionen neue PDF-Dokumente jeden Tag allein in Google Drive und Mail gespeichert. Sie können sich also nur vorstellen, wie viele PDFs heute weltweit täglich erstellt werden.
In unseren Augen hat dies dazu geführt, dass ausfüllbare PDFs (und PDF-Software (und PDF-Software im Allgemeinen) genauso unverzichtbar gemacht wie die derzeit führenden Cloud-Produktivitätswerkzeuge und Software für die Zusammenarbeit im Team auf dem Markt. Hier sind nur einige der Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie PDF-Formulare in Ihren Arbeitsablauf integrieren.
Gesteigerte Effizienz. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Formulare ausdrucken, von Hand ausfüllen und dann wieder in Ihren PC einscannen mussten. Heute können Sie alles in wenigen Minuten digital erledigen und sich so auf Aufgaben konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit viel mehr verdienen.
Weniger Unordnung. Digitale PDF-Dateien lassen sich viel einfacher speichern und weitergeben als ihre Pendants auf Papier. Auf diese Weise können Sie sie nicht nur problemlos an E-Mails anhängen, sondern sie nehmen auch viel weniger Platz in den Aktenschränken ein. Sie könnten die Schränke sogar ganz abschaffen!
Einheitliche Formatierung. Wenn Sie sich für die Erstellung einer bearbeitbares PDF formulare erstellen, können Sie Ihre Arbeit sofort mit anderen teilen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Formulare auf nahezu jedem Gerät korrekt angezeigt werden.
Bessere Sicherheit. Wenn Sie Ihre Formulare nicht unter Verschluss halten, laufen Sie immer Gefahr, dass jemand einen Blick darauf wirft, während Sie in der Mittagspause unterwegs sind. Und auch wenn dies in den meisten Fällen kein Grund zur Sorge sein mag, kann es absolut katastrophal sein, wenn die Formulare vertrauliche Kundendaten enthalten. Im Gegensatz dazu können digitale PDF-Formulare geschwärzt werden, passwortgeschütztdigital signiert und sogar nach einem Industriestandard verschlüsselt werden.
Nun, da Sie wissen, warum Sie sich für PDF-Formulare entscheiden sollten, wie erstellen Sie diese?
Wie erstellt man ein editierbares PDF-Formular mit MobiPDF?
MobiPDF bietet drei verschiedene Methoden zur Erstellung ausfüllbarer PDF-Formulare. Schauen wir uns jede davon genauer an.
Bearbeiten eines bestehenden PDF-Formulars
Dies ist vielleicht der einfachste Weg, ein PDF-Formular ausfüllbar zu machen. Alles, was Sie tun müssen, ist einfach ein PDF-Formular zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht, es in MobiPDF zu öffnen und Änderungen daran vorzunehmen mit einem der zahlreichen leistungsstarken Bearbeitungswerkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen.
So können Sie beispielsweise Text hinzufügen oder löschen, Schriftarten austauschen, mit den Abständen spielen usw., bis Sie ein ausfüllbares PDF-Formular haben, mit dem Sie voll und ganz zufrieden sind. Wenn Ihr Formular jedoch nicht im PDF-Format vorliegt, müssen Sie keine Angst haben, denn MobiPDF hat ein paar zusätzliche Tricks auf Lager.
Konvertierung eines bestehenden Formulars in PDF
Dies ist eine weitere unglaublich einfache Möglichkeit, ausfüllbare PDF-Formulare zu erstellen. Benutzer, die unser Abonnement für MobiPDF Ultimate abonniert haben, können Formulare im Word-Format schnell in bearbeitbare und vollständig durchsuchbare PDFs konvertieren konvertieren, ohne die Formatierung oder Qualität zu beeinträchtigen. Wie kann man also ausfüllbare PDF-Formulare durch Dateikonvertierung erstellen?
Der Prozess ist ziemlich einfach:
1. Starten Sie MobiPDF.
2. Klicken Sie auf Mehr → Aus Office-Dokumenten erstellen.
3. Wählen Sie das Formular aus, das Sie in PDF umwandeln möchten.
4. Warten Sie ein paar Sekunden, während MobiPDF Ihre Datei konvertiert.
5. Ihr ausfüllbares PDF-Formular ist fertig!
Alternativ können Sie dies auch direkt in Ihrem Webbrowser tun - probieren Sie es aus!
Scannen mit Ihrem Handy
Die letzte Möglichkeit, Ihre vorhandenen Unterlagen schnell zu digitalisieren und eine ausfüllbare PDF-Datei zu erstellen, ist das Scannen eines Papierformulars mit der Kamera Ihres Handys. Zum Glück, müssen Sie dafür keine separate App kaufen denn Ihre Windows-Lizenz von MobiPDF wird auch mit Android- und iOS-Lizenzen ausgeliefert.
Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Methode zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels keine bearbeitbare PDF-Datei im eigentlichen Sinne erzeugt, obwohl Sie sie dennoch in gewisser Weise ausfüllen können (dazu später mehr). Wir arbeiten jedoch hart daran, diese Funktion bald hinzuzufügen, also bleiben Sie dran! Wenn Sie in der Zwischenzeit ein PDF erstellen möchten, das speziell bearbeitet werden kann, empfehlen wir Ihnen, entweder ein bestehendes Formular zu bearbeiten oder konvertierung eines Formulars in PDF aus anderen Dateiformaten zu konvertieren.
Im Folgenden beschreiben wir kurz den Prozess des Scannens eines PDF-Formulars auf Android-Geräten, aber der Prozess ist auch auf Apple-Geräten ziemlich ähnlich. So müssen Sie vorgehen:
1. Laden Sie MobiPDF von Google Play herunter.
2. Tippen Sie auf das rote Scannen schaltfläche oder In PDF scannen im oberen Menü.
3. Wählen Sie Dokument aus dem Rollmenü und machen Sie ein Foto.
4. Speichern Sie Ihre Datei unter einem eigenen Namen, wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind.
5. Ihr Papierformular wird nun sofort in eine PDF-Datei umgewandelt!
Wie man PDF-Formulare mit MobiPDF vorbereitet
Nachdem wir nun besprochen haben, wie man eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt, ist der nächste logische Schritt die Frage, wie man sie ausfüllen kann. Schließlich sammeln wir sie ja nicht für die Nachwelt (es sei denn, das ist Ihr Ding, in diesem Fall wünsche ich Ihnen viel Erfolg!) Wenn Sie aber tatsächlich etwas arbeiten wollen, gibt es zwei Möglichkeiten, je nachdem, wie Sie Ihr Formular erstellt haben.
Nehmen wir an, Sie möchten ein OF 108-Formular ausfüllen - ein optionales Formular der US-Regierung für die tägliche Nutzung Ihres Fahrzeugs, das auch eine praktische Wartungscheckliste enthält. So füllen Sie es aus:
1. Öffnen Sie das Formular in MobiPDF.
2. Alle ausfüllbaren Felder werden automatisch blau hervorgehoben. Klicken Sie auf eines davon, um mit der Eingabe Ihrer Informationen zu beginnen.
ANMERKUNG: Wenn Sie auf ein geschütztes Feld stoßen, müssen Sie zunächst ein gültiges digitales Zertifikat eingeben, bevor Sie fortfahren können.
3. Dasselbe gilt für Häkchen - klicken Sie einfach auf eines der Felder, um ein Häkchen zu setzen oder klicken Sie erneut, um es zu entfernen.
4. Bei Bedarf können Sie Ihre Unterschrift auch frei zeichnen oder eine vorgefertigte Unterschrift verwenden.
Was aber, wenn Sie Ihr Formular mit Ihrem Handy gescannt haben? In diesem Fall können Sie die Datei nicht direkt bearbeiten.
Sie können Ihr Formular jedoch immer noch über die Registerkarte "Ausfüllen & Unterschreiben" von MobiPDF ausfüllen, wie oben gezeigt, indem Sie an der gewünschten Stelle Häkchen setzen und bei Bedarf benutzerdefinierten Text und Unterschriften einfügen.
Abschließende Überlegungen
Damit ist das Thema, wie man eine ausfüllbare PDF-Datei erstellt, abgeschlossen.
Wie Sie sehen, ist das Erstellen und Bearbeiten von ausfüllbaren Formularen heutzutage nicht nur empfehlenswert, sondern geradezu obligatorisch, da es Ihnen eine Menge wertvoller Zeit spart, ganz zu schweigen davon, dass es eine viel umweltfreundlichere Alternative zur Verschwendung von Tinte und Papier darstellt. Außerdem können Sie Ihre Arbeit mit einem einzigen Schluck Kaffee sofort mit so vielen Personen teilen, wie Sie möchten.
Ganz gleich, ob Sie bestehende Umfragebögen bearbeiten oder alles, was Sie in Ihrem Aktenschrank aufbewahren, digitalisieren möchten, MobiPDF ist die richtige Lösung für Sie.
Dank der plattformübergreifenden Unterstützung können Sie mit einer einzigen MobiPDF-Lizenz von so gut wie überall aus arbeiten - zu Hause, im Büro oder unterwegs - und gleichzeitig Ihr Telefon in einen tragbaren Dokumentenscanner verwandeln. Das alles klingt nach einem ziemlich guten Angebot, nicht wahr?
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