PDFs organisieren - 4 Tipps zur Dateiverwaltung, um Ihre Produktivität zu steigern

Wenn Sie von zu Hause aus an einem ehrgeizigen internationalen Projekt arbeiten und den einen fehlenden Bericht einfach nicht finden können, egal wie sehr Sie sich anstrengen, machen Sie sich keine Sorgen - wir sind für Sie da! Sehen wir uns 4 Strategien an, mit denen Sie ein für alle Mal die Kontrolle über Ihre Dateien zurückerlangen können.

#1. Benennen Sie Ihre PDFs richtig

Bevor Sie Änderungen an Ihren Dateien vornehmen, müssen Sie sich ein effizientes System zur Organisation Ihrer PDF-Dateien einfallen lassen. Stellen Sie sich Ihre Dokumente wie Ihre Garderobe vor - Sie würden wahrscheinlich ewig damit verbringen, etwas Passendes zum Anziehen zu finden, wenn Sie nur einen riesigen Kleiderstapel auf dem Boden liegen hätten, oder? Das Gleiche gilt für Ihre digitalen PDFs - je besser organisiert, desto besser. Um den Ball ins Rollen zu bringen, beginnen Sie mit der größtmöglichen Kategorie und arbeiten Sie von dort aus nach unten. Was meinen wir damit?

Nehmen wir an, Sie sind ein Buchhalter. Sie können einen großen Ordner erstellen, der Finanzender dann Folgendes enthalten könnte Rechnungen, Quittungenund andere Unterordner enthalten. Und wenn es um die Benennung Ihrer eigentlichen PDF-Dateien geht, stellen Sie sicher, dass Sie auch relevante Schlüsselwörter einfügen. Auf diese Weise kann eine PDF-Datei in Ihrem Rechnungen ordner lauten könnte Doe_John_invoice_28.11.2022.pdf statt der mehrdeutigen rechnung.pdf oder, Gott bewahre, unbenannt.pdf.

Bevor Sie sich an die sorgfältige Organisation von PDF-Dateien machen, sollten Sie jedoch bedenken, dass nicht alle Symbole mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel sind. Unter Windows können Sie zum Beispiel die folgenden Symbole nicht einfügen: / ? < > \ : * | " und ^. Es werden auch keine Dateipfade mit mehr als 260 Zeichen erstellt. Zum Vergleich: Der Pfad C:/Buchhaltung/Rechnungen/John_Doe_Invoice ist 39 Zeichen lang. Solange Sie sich an diese Beschränkungen halten, sind Sie startklar.

#2. Organisieren Sie, was schon da ist

Da Sie nun wissen, wo sich die einzelnen Dateien auf Ihrem System befinden, ist es an der Zeit, einen PDF-Verwaltung und sich an die eigentliche Arbeit zu machen. Wenn Ihre Dateien so perfekt sind, wie sie sind, großartig! Früher oder später werden Sie jedoch wahrscheinlich auf "THE SHIPWRECK" stoßen: ein Dokument, das so unordentlich ist, dass Sie am liebsten vergessen würden, dass es jemals existiert hat. Zum Glück ist es mit MobiPDF an Ihrer Seite schnell und einfach, die Dinge wieder in Ordnung zu bringen.

Wie man Seiten aus einer PDF-Datei löscht

Beginnen wir damit, alles zu entfernen, was nicht benötigt wird. So löschen Sie überflüssige Seiten aus Ihrem Dokument:

1. Starten Sie das Programm und klicken Sie auf Seiten organisieren aus dem Hauptmenü.

2. Öffnen Sie die Datei, die Sie organisieren möchten.

3. Wählen Sie die Seite, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie entweder auf das Mülleimer-Symbol oder Seiten löschen in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

TIPP: Sie können auch mehrere Seiten auf einmal entfernen, indem Sie die SHIFT oder CTRL.

Das war's - so einfach ist das! Als Nächstes können Sie den fehlenden Inhalt wieder hinzufügen.

So fügen Sie neue Seiten zu einer PDF-Datei hinzu

1. Während Sie sich noch in der Seiten organisieren befinden, klicken Sie auf Seiten einfügen. Sie können Seiten aus einer anderen PDF-Datei, einem gescannten Dokument oder sogar einem Bild aus der Zwischenablage einfügen - das bleibt ganz Ihnen überlassen.

TIPP: Möchten Sie dieselbe Seite oder dasselbe Diagramm in Ihrem PDF-Dokument wiederverwenden? Verwenden Sie Seiten duplizieren stattdessen!

2. Wählen Sie, ob Sie den neuen Inhalt vor oder nach einer bestimmten Seite oder am Anfang/Ende Ihrer PDF-Datei einfügen möchten, und klicken Sie dann einfach auf OK.

So weit, so gut! Sehen wir uns nun weitere Möglichkeiten an, wie Sie PDF-Seiten organisieren können.

Wie man Seiten in einer PDF-Datei dreht

Für den Fall, dass einige der Seiten, die Sie gerade eingefügt haben, seitlich oder auf dem Kopf stehen, können Sie Ihre PDF-Datei schnell anordnen, indem Sie seiten im Uhrzeigersinn, gegen den Uhrzeigersinn oder um 180 Grad drehenund so ein einheitliches Leseerlebnis für alle gewährleisten.

So können Sie beispielsweise die ersten drei Seiten mit 1a, 2a und 3a benennen, während der Rest des Dokuments normal formatiert wird. Sie können dann schnell eine Vorschau des Endergebnisses anzeigen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

#3. Sie können es sich nicht leisten, Seiten zu löschen? Extrahieren Sie sie stattdessen

Manchmal möchte man nicht unbedingt einige Seiten dauerhaft entfernen, da sie sich in einem zukünftigen Projekt als nützlich erweisen könnten. Es gibt jedoch eine viel schnellere Methode, als die Originaldatei in ihrer Gesamtheit zu kopieren und alles, was nicht benötigt wird, sorgfältig zu löschen. Diese Methode wird als Seitenextraktion bezeichnet. So extrahieren Sie Seiten aus Ihrer PDF-Datei:

1. Wählen Sie die Seiten aus, die nicht mehr in der Originaldatei verbleiben sollen.

2. Klicken Sie auf Seiten extrahieren. Sie können nun die extrahierten Seiten als neue PDF-Datei speichern.

3. Löschen Sie die Seiten aus dem Originaldokument (OPTIONAL). Wenn Sie keine Kopien zurücklassen wollen, können Sie die Option Seiten nach dem Extrahieren löschen und MobiPDF kümmert sich um den Rest.

Das war's! Jetzt müssen Sie sich nur noch einen cleveren Namen für diese neue Dateiversion ausdenken, um spätere Verwechslungen zu vermeiden.

#4. Kombinieren Sie PDFs, um Platz zu sparen und Dinge schneller zu finden

Es ist eine Sache, PDF-Dateien zu organisieren, wenn Sie nur ein oder zwei Dutzend Dokumente in Ihren Ordnern haben. Das Risiko, eine Datei zu verlegen, wird jedoch größer, wenn Sie täglich mit mehreren Kunden zusammenarbeiten. Hier kommt unser integrierter Combiner besonders gelegen, denn er ermöglicht es Ihnen, schnell mehrere PDFs zusammenführen zusammenführenohne die Formatierung zu zerstören oder die Qualität zu beeinträchtigen. Und so funktioniert's:

1. Klicken Sie auf Dateien zusammenführen um den PDF-Zusammenführungsdialog in MobiPDF zu öffnen, dann auf Datei hinzufügen um so viele Dateien einzufügen, wie Sie benötigen. Genau wie bei PDF-Seiten können Sie Dokumente per Drag & Drop verschieben, um ihre Reihenfolge schnell zu ändern.

2. Falls Sie versehentlich etwas hinzugefügt haben, das Sie nicht brauchen, können Sie es jederzeit löschen, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Sie können auch schnell eine Vorschau des Inhalts der einzelnen Dateien anzeigen, indem Sie sie erweitern oder reduzieren, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dateien zusammenführen.

3. Klicken Sie auf Kombinieren Sie. Wenn Sie alle Schritte korrekt ausgeführt haben, sollten Sie einige Sekunden später ein gut formatiertes Dokument mit allen Ihren Dateien vor sich haben.

Abschließende Überlegungen

Wie Sie sehen, ist die Einrichtung eines effizienten Verwaltungssystems weit mehr als nur ein obligatorisches Protokoll. Eine leicht durchsuchbare Datenbank wird Ihre Ausfallzeiten bei der Dokumentensuche drastisch reduzieren, Ihre Effizienz in die Höhe treiben, Ihre Kunden zufriedener machen und das Image Ihrer Marke verbessern. Als zusätzlicher Bonus sparen Sie außerdem jede Menge Speicherplatz und müssen keine neue Festplatte oder ein Cloud-Abonnement kaufen.

Wenn Sie es also leid sind, ständig Zeit mit der Suche nach den richtigen Dateien zu verschwenden oder sich bei Kunden zu entschuldigen, weil Sie ihnen die falschen Dateien geschickt haben, laden wir Sie ein, unseren PDF-Organizer auszuprobieren. Klicken Sie auf "MEHR ERFAHREN" und lernen Sie unseren "Organisator" modul besser kennenzulernen oder laden Sie die App kostenlos herunter und testen Sie sie 14 Tage lang.