PDF en seguros: 6 razones de peso para utilizar la firma digital para impulsar el crecimiento
8 abr 2024
Si ha trabajado como asegurador aunque sólo sea un día, sabrá lo ajetreado que puede llegar a ser el sector, sobre todo cuando se trata de documentos. Una de las principales razones es que la mayoría de las empresas siguen utilizando el viejo método del papel, que da lugar a procesos lentos e ineficaces, errores humanos y un confuso rastro de papeles de abogados, peritaciones y clientes.
Por suerte, hay una forma mejor de gestionar la documentación de los seguros sin perder la cordura. Hablamos, por supuesto, de firmas digitales. Con su ayuda, puede agilizar significativamente los flujos de trabajo de documentos, mejorar la seguridad y transformar la experiencia de los seguros para mejor para usted y sus clientes, todo ello sin malgastar papel.
Acompáñenos en la entrada de este mes mientras analizamos:
Qué es una firma digital
Ventajas del uso de la firma digital en los seguros
6 formas de utilizar la firma digital como aseguradora
Echemos un vistazo
¿Qué es una firma digital?
Una firma normal o firma húmeda requiere su presencia física y puede falsificarse fácilmente. En cambio, las firmas digitales utilizan algoritmos de cifrado muy potentes y le permiten firmar documentos desde cualquier parte del mundo sin tener que desplazarse a la oficina de la aseguradora. Además, cada firma digital tiene asignado un certificado digital, que hace un seguimiento de cualquier cambio realizado en el documento una vez firmado. En caso de cambios no autorizados, la firma queda invalidada al instante - algo así como romper un sello de lacre.
Gracias a esta combinación de flexibilidad y fuertes características de seguridad, las firmas digitales se han convertido rápidamente en la nueva norma de seguridad y aparecen en miles de documentos legales y financieros cada día.
Ventajas de la firma electrónica en los seguros
Las firmas digitales ofrecen muchas ventajas clave a cualquiera que se preocupe de integrarlas en su flujo de trabajo. A continuación le ofrecemos una rápida visión general de cómo repercuten positivamente en el sector de los seguros:
Agilización de los flujos de trabajo. Los clientes pueden firmar documentos al instante: todo lo que necesitan es un acceso fiable a Internet. Como todo se hace digitalmente, también se reducen los errores humanos que podrían ralentizar las reclamaciones, las solicitudes de pólizas y otros procesos clave.
Menos impresión y escaneado. Las firmas digitales reducen la necesidad de imprimir y escanear físicamente (aunque sigue siendo una buena idea tener acceso a un Escáner OCR). También elimina los canales de correo tradicionales en favor del envío casi instantáneo por correo electrónico.
Mayor seguridad e integridad de los documentos. Las firmas digitales crean un hash criptográfico único del documento, de modo que cualquier cambio realizado en el archivo invalidará también la firma. Además, impiden que el firmante niegue la firma, lo que les confiere el mismo peso que las firmas húmedas.
Reducir costes. Al eliminar la necesidad de impresión, escaneado y almacenamiento físico, las empresas pueden ahorrar en papel, tinta y espacio de almacenamiento, reduciendo así drásticamente sus gastos.
6 formas de utilizar la firma digital como aseguradora
Las firmas digitales se han convertido en el elemento básico de este sector por una razón. Repasemos 6 casos de uso únicos de cómo esta popular Herramienta de seguridad pDF ayuda a las empresas a tener éxito.
Caso de uso nº 1: Emisión simplificada de pólizas
Las firmas digitales permiten a las compañías de seguros firmar electrónicamente y entregar las pólizas a los clientes en cuanto se emiten. Esto les permite acceder a los detalles de su cobertura al instante, ahorrando tiempo y frustración a los clientes y reduciendo los costes de impresión y envío.
Caso práctico nº 2: Tramitación segura de siniestros
El proceso de tramitación de siniestros puede ser estresante tanto para los asegurados como para los clientes, ya que a menudo implica montañas de papeleo. Al firmar y aprobar rápidamente los informes de siniestros, las estimaciones de reparaciones y las altas médicas, los asegurados pueden proporcionar a los clientes apoyo financiero cuando más lo necesitan.
Caso práctico nº 3: Rápida incorporación de agentes
La formación de nuevos agentes suele implicar mucho papeleo, como contratos, acuerdos de confidencialidad y certificaciones de conocimiento de productos. Las firmas digitales pueden eliminar la necesidad de firmar físicamente estos documentos. Esto agiliza la incorporación de nuevos agentes y les permite vender pólizas y atender antes a los clientes, lo que se traduce en un mayor retorno de la inversión.
Caso práctico nº 4: Gestión eficaz del riesgo
Las evaluaciones de riesgos son un paso crucial en el proceso de seguros. En este caso, las firmas digitales se encargan de compartir y firmar electrónicamente estos documentos de forma segura, garantizando que toda la información del cliente está protegida y que todas las partes implicadas han revisado y aceptado los resultados de la evaluación de riesgos.
Caso práctico nº 5: Cumplimiento de la normativa
Algunas normativas del sector de los seguros pueden exigir el uso de firmas electrónicas en documentos específicos, como formularios de pólizas o declaraciones. Las firmas digitales garantizan el cumplimiento de estas normativas, reduciendo el riesgo de sanciones y mejorando la fiabilidad de la marca.
Caso de uso nº 6: Prevención del fraude
Cuando se utilizan correctamente, las firmas digitales añaden una capa adicional de seguridad en comparación con las firmas tradicionales. Esto se debe a que pueden detectar cambios en un documento después de que ya haya sido firmado, lo que podría prevenir cualquier intento de comportamiento fraudulento tan pronto como se produzca.
Reflexiones finales
Como puede ver, las firmas digitales son mucho más que una forma segura de firmar documentos digitalmente; después de todo, hay una razón por la que han revolucionado por sí solas toda una industria. Desde la mejora de la seguridad y la agilización de las aprobaciones hasta la mejora de la experiencia del cliente y la posibilidad de organizar los documentos sin papel organización de documentosla firma digital ha llegado para quedarse, y las aseguradoras que siguen utilizando papel deberían plantearse invertir en esta tecnología para seguir siendo relevantes, cumplir todas las normativas y mejorar sus cifras de afluencia de clientes.
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