Como manter a produtividade durante uma viagem de negócios

De acordo com o Conselho Mundial de Viagens e Turismo (WTTC), viagens de negócios constituíram 20 por cento do gastos globais com turismo em 2021. Durante esse ano, viajantes a negócios gastaram coletivamente mais de 740 bilhões de dólares americanos em todo o mundo. Com números tão elevados, não é de se admirar que muitos de nós voltemos exaustos das viagens de negócios.

1. Prepare-se, prepare-se, prepare-se

Viaje com pouca bagagem: É provável que você tenha pressa e a última coisa que você quer fazer é carregar uma mala pesada. Leve apenas o essencial, como carregadores, adaptadores, roupas adequadas, fones de ouvido e assim por diante. Como se trata de uma viagem de negócios, seu hotel ou acomodação poderá fornecer itens como xampu, alimentos e toalhas.

Lembre-se dos fusos horários: O jet lag é um assassino da produtividade em viagens de negócios, portanto, saia na frente programando estrategicamente o seu dia. Organize as tarefas mais exigentes para os horários de pico de atenção e use o tempo de viagem para trabalhos leves e para responder a e-mails. E não se esqueça de tirar um cochilo sempre que puder!

Delegue como um chefe: Você não pode fazer tudo, portanto, antes de viajar, veja como pode delegar seu trabalho a colegas que podem cuidar dele na sua ausência. Isso aliviará sua carga de trabalho, mas também fará com que sua equipe se sinta valorizada e que pode contar com ela.

Estabeleça limites: É bom informar à sua equipe e aos gerentes que, embora você faça o possível para manter o ritmo normal de trabalho, não será a mesma coisa quando você estiver em trânsito. Uma comunicação clara garante que todos estejam na mesma página e minimiza as interrupções em seu fluxo de trabalho.

2. Verifique sua tecnologia

Desde a simplificação de tarefas até a manutenção da conexão, as ferramentas certas podem transformar sua experiência de viagem de negócios de caótica em calmamente eficiente. Veja a seguir o que você deve lembrar para ter uma viagem de negócios realmente produtiva.

Organize seus aplicativos

Os smartphones são potentes em termos de produtividade e, quando combinados com os aplicativos certos, seu trabalho durante uma viagem de negócios só pode melhorar. Além do Teams e das mensagens, você ainda pode trabalhar em planilhas, documentos do Word, apresentações e muito mais. O MobiOffice para dispositivos Android e iOS é perfeito para isso, com aplicativos projetados para dispositivos móveis, para que você possa trabalhar em qualquer lugar. Se você precisar fazer uma apresentação, recomendamos que consulte nosso artigo sobre as melhores opções de software de apresentação que você pode obter.

Ganhos off-line

Pode haver momentos em que você estará sem dados ou WiFi, portanto, se planeja trabalhar um pouco, baixe os arquivos necessários para poder trabalhar off-line. Isso poupará muito estresse e, quando você se conectar novamente, suas tarefas estarão definidas e prontas para serem executadas. Você pode remover os arquivos desnecessários depois de terminar.

Domine a nuvem

O armazenamento em nuvem, como o MobiDrive (incluído no MobiOffice e no MobiOffice Premium), é a sua porta de entrada para o acesso e a colaboração contínuos. Faça o upload de documentos e apresentações cruciais para plataformas de armazenamento em nuvem antes de sua viagem, permitindo que você compartilhe arquivos com colegas em tempo real, independentemente do local. As ferramentas baseadas na nuvem também oferecem backups automáticos, garantindo que seu trabalho esteja seguro, mesmo que seu dispositivo seja perdido ou danificado. É nesse ponto que o MobiOffice se destaca, pois você pode usá-lo em vários dispositivos e plataformas diferentes.

Mantenha-se carregado e conectado

Uma das coisas mais importantes para se manter produtivo durante uma viagem de negócios é manter sua tecnologia carregada. Leve na mala um adaptador universal para garantir que você possa carregar seus dispositivos em qualquer lugar do mundo e invista em um banco de energia decente que possa dar um impulso aos seus telefones e até mesmo ao seu laptop ao longo do dia. Considere a possibilidade de usar fones de ouvido com cancelamento de ruído para se concentrar no trabalho em ambientes ruidosos e use as tomadas elétricas dos aeroportos e aviões sempre que possível.

3. Maximize o tempo ocioso

As viagens de negócios geralmente apresentam um quadro de reuniões intermináveis e agendas lotadas, deixando pouco espaço para qualquer outra coisa. É muito importante que você reserve espaço para o tempo de inatividade, para que possa recarregar as baterias, aumentar a concentração e participar de reuniões sem a sensação de ter ficado acordado a noite toda. Aqui estão algumas maneiras de aproveitar ao máximo seu tempo para melhorar a produtividade em viagens de negócios.

Aproveite o tempo de viagem

Em vez de usar o tempo em trânsito para trabalhar, aproveite a oportunidade para ouvir podcasts, música, audiolivros ou até mesmo ler um livro. Viajar em um avião ou trem de longa distância também é uma ótima oportunidade para tirar um cochilo, para que você se sinta revigorado e pronto para o trabalho quando chegar à próxima parada da sua viagem de negócios.

Vá para os lounges

Os lounges dos aeroportos podem ser paraísos de produtividade durante uma viagem de negócios, oferecendo assentos confortáveis, cantos tranquilos e Wi-Fi confiável. Muitos lounges oferecem alimentos e bebidas de cortesia, permitindo que você recarregue o corpo e a mente enquanto trabalha. Se você for fazer uma viagem de negócios desse tipo, sua empresa ou o cliente deve ficar feliz em pagar pelo acesso.

Não se esqueça de fazer pausas

O tempo de inatividade não se trata apenas de trabalho; trata-se de rejuvenescimento. Em vez de ficar rolando a tela sem pensar, incorpore rápidas explosões de atividade física em seus intervalos. Faça alguns alongamentos, caminhe pelo aeroporto e mantenha seu sangue fluindo. Se você gosta desse tipo de coisa, pode até fazer exercícios de respiração e de atenção plena em um local tranquilo.

Explore!

As viagens de negócios geralmente oferecem oportunidades únicas para explorar novos lugares. Se você tiver algum tempo livre, faça uma caminhada e dê uma olhada na área local. Visite museus e locais históricos, experimente a culinária local e transforme sua viagem de negócios em uma viagem cultural também. Ao fazer isso, você pode dar a si mesmo uma pausa do trabalho e das reuniões, o que melhorará sua produtividade geral a longo prazo.

4. Mantenha o foco

Saber como ser produtivo em casa é uma coisa, mas as viagens de negócios costumam ser um obstáculo à sua rotina habitual de produtividade. As distrações estão por toda parte, as agendas estão lotadas e manter o foco pode rapidamente se tornar um grande desafio. Veja como você pode manter o ritmo, mesmo quando estiver em trânsito.

Priorize

O tempo é sua moeda mais valiosa em uma viagem de negócios, portanto, você precisará usá-lo com sabedoria. Como no trabalho normal, comece identificando as tarefas de alto impacto que se relacionam diretamente com as metas de sua viagem e programe-as para as horas de maior concentração. E, uma vez que você tenha se concentrado nas grandes conquistas, acompanhe-as com as conquistas rápidas durante as horas menos estressantes para manter os pratos girando.

Seu quarto de hotel é seu escritório

Seu quarto de hotel não precisa ser apenas para dormir; ele também pode ser um local para trabalhar, e ter um espaço de trabalho dedicado ajuda você a se concentrar e a entrar no "modo de trabalho" com mais facilidade.

Encontre uma área específica no quarto com boa iluminação e sem bagunça para montar seu escritório improvisado. Use cortinas e tampões de ouvido para reduzir as distrações, coloque a chaleira no fogo e fique confortável antes de começar.

Evite a multitarefa

Esqueça a multitarefa - ela não é tão produtiva quanto parece. Tente agrupar tarefas semelhantes para aumentar a eficiência. Seja para lidar com e-mails, fazer ligações telefônicas ou lidar com questões administrativas, agrupá-las minimiza o vai-e-vem mental e permite que você entre em um modo de trabalho concentrado.

Use truques de gerenciamento de tempo, como a Técnica Pomodoro, para trabalhar em rajadas curtas e intensas com intervalos rápidos. Lembre-se de que o agrupamento de tarefas ajuda a reduzir a fadiga mental e aumenta sua produção durante as sessões de trabalho concentrado.

Recompense-se

Manter a motivação durante uma viagem de negócios pode ser difícil. Não subestime o poder de comemorar até mesmo as menores vitórias. Reserve um momento para tomar um café depois de vencer uma tarefa desafiadora ou saia para dar um passeio pelo hotel para reconhecer seu progresso. Pense em estabelecer pequenas recompensas para atingir metas específicas - talvez explorar uma atração local como um mimo depois de uma apresentação importante. E, se você for falar na frente de pessoas, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre o que fazer e o que não fazer em uma apresentação eficaz.

4. Outras dicas para produtividade em viagens de negócios

As viagens de negócios são mais do que apenas reuniões e apresentações; elas são uma porta de entrada para oportunidades únicas de crescimento pessoal e profissional. Quando você sai da rotina habitual e se aprofunda nos aspectos "além do básico", pode transformar sua viagem em uma jornada de conexões valiosas, percepções culturais e melhorias duradouras que vão além da experiência de trabalho típica.

Não pule o networking

Talvez você esteja com pouco tempo, mas reserve um espaço para participar de eventos do setor, participar de conferências ou iniciar conversas com os habitantes locais. Conecte-se propositadamente com profissionais de sua área para trocar ideias, explorar possíveis colaborações e permanecer na vanguarda das tendências do setor.

Utilize plataformas como o LinkedIn ou aplicativos de rede profissional para se conectar com pessoas relevantes antes de sua viagem e aproveite a ocasião para se encontrar pessoalmente. Fazer conexões significativas pode abrir portas para oportunidades futuras, expandindo seus horizontes profissionais.

Mergulhe na cultura local

Mergulhe na cultura local para obter informações valiosas e estabelecer um relacionamento. Priorize a pesquisa de costumes locais, saudações e etiqueta comercial. Vista-se adequadamente e esteja atento à sua linguagem corporal. Adapte seu estilo de comunicação para demonstrar respeito e evitar erros culturais. Isso não só estimula relacionamentos positivos, mas também aprofunda sua compreensão dos parceiros de negócios e clientes.

Cuide de si mesmo

Viajar pode ser estimulante, mas também pode desorganizar suas rotinas habituais, o que pode afetar sua saúde e seu bem-estar. Não deixe que o jet lag, a desidratação ou os lanches não saudáveis roubem o brilho de sua viagem! Aqui estão algumas estratégias importantes para ajudá-lo a combater essas armadilhas comuns e garantir que você tenha a energia e o foco necessários para realmente vivenciar sua viagem:

• Mantenha um cronograma de sono consistente: Mantenha sua rotina habitual de dormir o máximo possível, mesmo com mudanças de fuso horário. Crie um ritual relaxante antes de dormir em seu quarto de hotel, como ler ou tomar um banho quente, para sinalizar ao seu corpo que é hora de relaxar.

• Mantenha-se hidratado durante todo o dia: Leve uma garrafa de água reutilizável e beba-a com frequência. A desidratação pode acabar com sua energia e concentração, portanto, priorize manter-se bem hidratado, especialmente em climas quentes ou após atividades físicas.

• Abasteça seu corpo com sabedoria: Delicie-se com as iguarias locais, mas dê prioridade a opções saudáveis, como frutas, legumes e grãos integrais, para manter seus níveis de energia e evitar a sensação de lentidão. Leve lanches saudáveis para evitar tentações prejudiciais à saúde quando você estiver em trânsito.

4. MobiOffice - sua ferramenta para produtividade em viagens de negócios

Manter-se produtivo durante uma viagem de negócios tem tudo a ver com as ferramentas que você usa. E, como uma das melhores alternativas ao Microsoft Office, você pode trabalhar de forma mais inteligente, e não mais difícil, quando estiver em trânsito.

Acesso off-line, sem preocupações: Faça o download de arquivos antes de sua viagem e continue trabalhando mesmo sem uma conexão com a Internet. As alterações são sincronizadas automaticamente ao se reconectar, garantindo a continuidade sem esforço.

Compatibilidade entre plataformas: Acesse seu trabalho em qualquer dispositivo, de telefones e tablets a laptops, para obter o máximo de flexibilidade. Não é mais necessário procurar software compatível durante suas viagens.

Eficiência em um só lugar: Esqueça o malabarismo com aplicativos. Edite documentos, crie apresentações, gerencie planilhas e e-mails - tudo em uma plataforma única e unificada.

Colaboração em tempo real: Trabalhe de forma integrada com seus colegas, independentemente do local. Compartilhe documentos e edite de forma colaborativa em tempo real, mantendo sua equipe na mesma página.

Segurança em que você pode confiar: Proteja seu trabalho com recursos de segurança robustos, incluindo proteção por senha, rastreamento de alterações e armazenamento seguro na nuvem para sua tranquilidade.

Leve e eficiente: Economize espaço de armazenamento precioso e preserve a vida útil da bateria. O desempenho otimizado do MobiOffice garante uma operação suave, mesmo em dispositivos mais antigos, para que você possa trabalhar com eficiência em qualquer lugar.

Se isso lhe parece bom, faça o download gratuito do MobiOffice e, quando estiver pronto para os recursos incrivelmente avançados, experimente também o Premium. Boa viagem!