Как да създадете PDF файл, който може да се попълва

Защо да преминете към попълване на PDF формуляри?

Според проучване на Асоциацията на PDF, проведено през 2015 г, 73 милиона нови PDF документи само в Google Drive и Mail, така че можете само да си представите колко много PDF документи по света се създават ежедневно днес.

В нашите очи това е направило попълваемите PDF файлове (и PDF софтуер като цяло) също толкова важни, колкото и сегашните водещи инструменти за облачна производителност и софтуер за екипно сътрудничество на пазара. Ето само няколко от предимствата, които можете да очаквате, след като приемете PDF формулярите във вашия работен процес.

1. Повишена ефективност. Отминаха дните на разпечатване на формуляри, попълването им на ръка и сканирането им обратно в компютъра. Днес можете да направите всичко това в цифров вид за няколко минути, което ви позволява да се съсредоточите върху задачи, които много повече заслужават вашето внимание.
   

2. По-малко бъркотия. Цифровите PDF файлове се съхраняват и споделят много по-лесно от хартиените им аналози. По този начин не само можете лесно да ги прикачвате към имейли, но и заемат много по-малко място в картотеките. Всъщност можете да се откажете напълно от шкафовете!
   

3. Последователно форматиране. Като изберете да създадете pDF с възможност за редактиране вместо да разчитате на обикновена хартия, можете незабавно да споделите работата си с други хора, като същевременно гарантирате, че формулярите ви ще се показват правилно на почти всяко устройство.
   

4. По-добра сигурност. Ако не държите формулярите си под ключ, винаги съществува риск някой да надникне, докато сте в обедна почивка. И макар че в повечето случаи това може да не е причина за безпокойство, то може да бъде абсолютно катастрофално, ако формулярите съдържат поверителна информация за клиента. За разлика от тях цифровите PDF формуляри могат да бъдат редактирани, защитени с парола, цифрово подписани и дори криптирани в съответствие с индустриален стандарт.
   

Добре, сега, след като знаете защо трябва да изберете PDF формуляри, как да ги създадете?

Как да създадете PDF формуляр с възможност за редактиране с MobiPDF

MobiPDF предлага три различни метода за създаване на PDF формуляри, които могат да се попълват. Нека разгледаме всеки от тях по-подробно.

Редактиране на съществуващ PDF формуляр

Това е може би най-лесният начин за създаване на PDF формуляр, който може да се попълва. Всичко, което трябва да направите, е просто да да намерите PDF формуляр, който отговаря на вашите изисквания, да го отворите в MobiPDF и да започнете да правите промени в него с някой от широкия набор от мощни инструменти за редактиране, с които разполагате.

Например можете да добавяте или изтривате текст, да сменяте шрифтове, да си играете с опциите за разстояния и т.н., докато не получите PDF формуляр, който може да се попълва и от който сте напълно доволни. Ако обаче вашият формуляр не е в PDF формат, не се страхувайте, защото MobiPDF има няколко допълнителни трика в ръкава си.

Конвертиране на съществуващ формуляр в PDF формат

Това е още един невероятно прост начин за създаване на попълними PDF формуляри. Потребителите, които са абонирани за нашия MobiPDF Ultimate могат бързо да конвертират формуляри във формат Word в PDF файлове, които могат да се редактират и в които може да се извършва пълно търсене без да правят компромис с тяхното форматиране или качество. И така, как да направите попълними PDF формуляри чрез конвертиране на файлове?

Процесът е доста прост:

1. Стартирайте MobiPDF.

2. Кликнете върху Още → Създаване от документи на Office.

3. Изберете формуляра, който искате да конвертирате в PDF.

4. Изчакайте няколко секунди, докато MobiPDF конвертира вашия файл.

5. Вашият PDF формуляр за попълване е готов!

Можете също толкова лесно да направите това директно от уеб браузъра си безплатно - опитайте!

Сканиране с телефона

Последната възможност за бързо дигитализиране на съществуващите документи и създаване на PDF файл, който може да се попълва, е да сканирате хартиен формуляр с помощта на камерата на телефона. За щастие, няма да се налага да купувате отделно приложение за тази цел тъй като лицензът ви за MobiPDF за Windows се предлага в комплект с лицензи за Android и iOS.

Все пак имайте предвид, че към момента на писане на статията този метод няма да създаде PDF файл за редактиране в истинския смисъл на думата, въпреки че все пак можете да го попълните в някаква степен (повече за това малко по-късно). Въпреки това работим усилено по добавянето на тази функционалност съвсем скоро, така че останете на линия! Междувременно, ако търсите как да създадете PDF файл, който може да се редактира, ви предлагаме да редактирате съществуващ формуляр или да конвертирате такъв формуляр в PDF от други файлови формати.

По-долу ще опишем набързо процеса на сканиране на PDF формуляр за Android, но процесът е доста подобен и за устройствата на Apple. Ето какво трябва да направите:

1. Изтеглете MobiPDF от Google Play.

2. Докоснете червения бутон Сканирайте или Сканиране към PDF в горното меню.

3. Изберете Документ от менюто за превъртане и направете снимка.

4. Запазете файла с потребителско име, след като сте доволни от визуализацията.

5. Сега вашият хартиен формуляр ще бъде незабавно конвертиран в PDF!

Как да подготвяте PDF формуляри с MobiPDF

Сега, след като обсъдихме как да създадете PDF формуляри, които могат да бъдат попълвани, следващата логична стъпка е да разгледаме начините, по които можете да ги попълвате. В края на краищата, ние не ги събираме за потомство (освен ако това не е вашето нещо, в който случай повече сила за вас!). Ако обаче искате да свършите някаква действителна работа, има два начина, по които можете да го направите, в зависимост от това как сте създали формуляра.

Да речем, че искате да попълните формуляр OF 108 - незадължителен правителствен формуляр на САЩ, отнасящ се до ежедневното използване на вашия автомобил, който включва и удобен контролен списък за поддръжка. За да го попълните:

1. Отворете формуляра в MobiPDF.

2. Всички полета, които могат да бъдат попълнени, ще бъдат автоматично подчертани в синьо. Щракнете върху някое от тях, за да започнете да въвеждате информацията си.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако попаднете на защитено поле, ще трябва първо да въведете валиден цифров сертификат, преди да продължите.

3. Същото важи и за отметките - щракнете еднократно върху някое от квадратчетата, за да поставите отметка, или щракнете отново, за да я премахнете.

4. Ако е необходимо, можете също така да нарисувате свободно подписа си или да използвате предварително създаден подпис.

Какво ще стане обаче, ако сканирате формуляра с телефона си? В такъв случай няма да можете да редактирате файла директно.

Въпреки това можете да попълните формуляра си чрез раздела "Fill & Sign" на MobiPDF, както е показано по-горе, като поставите отметки на желаното място, както и да вмъкнете потребителски текст и подписи, където и ако е необходимо.

Заключителни мисли

Добре, така че това покрива темата за това как да направите PDF файл, който може да бъде попълнен.

Както виждате, в наши дни създаването и редактирането на формуляри, които могат да се попълват, е не само препоръчително - то е почти задължително, тъй като ще ви спести купища ценно време, да не говорим, че е много по-екологична алтернатива на разхищението на цялото това мастило и хартия. Освен това сте в състояние да споделите работата си в един миг с толкова хора, колкото искате, с една глътка кафе.

Така че, независимо дали става въпрос за редактиране на съществуващи формуляри за проучване на потребителите или за дигитализиране на всичко, което в момента съхранявате в картотеката си, MobiPDF ви е на разположение.

Междувременно междуплатформената поддръжка ще ви позволи да работите почти отвсякъде - от дома, офиса или в движение - с един лиценз за MobiPDF, като същевременно ефективно ще превърне телефона ви в преносим скенер за документи. Всичко това звучи като доста добра сделка, нали?

Изтеглете MobiPDF и увеличете продуктивността си на всяко устройство без никакви разходи.