Come rimanere produttivi durante un viaggio di lavoro

Secondo il Consiglio mondiale dei viaggi e del turismo (WTTC), i viaggi d'affari costituivano il 20% della spesa spesa turistica globale nel 2021. In quell'anno, viaggiatori d'affari hanno speso collettivamente oltre 740 miliardi di dollari in tutto il mondo. Con numeri così grandi, non c'è da stupirsi che molti di noi tornino dai viaggi di lavoro esausti.

1. Preparare, preparare, preparare

Viaggiate leggeri: Probabilmente andrete di corsa e l'ultima cosa che volete fare è trascinarvi dietro una valigia pesante. Mettete in valigia solo l'essenziale, come caricabatterie, adattatori, vestiti adeguati, cuffie e così via. Poiché si tratta di un viaggio d'affari, l'hotel o la struttura ricettiva saranno in grado di fornire prodotti come shampoo, cibo e asciugamani.

Ricordate i fusi orari: Il jet lag è un killer della produttività nei viaggi d'affari, quindi è bene anticipare i tempi programmando strategicamente la giornata. Organizzate i compiti più impegnativi per le ore di massima allerta e utilizzate il tempo del viaggio per il lavoro leggero e per rispondere alle e-mail. E non dimenticate di fare un sonnellino ogni volta che potete!

Delegate come un capo: Non potete fare tutto, quindi prima di partire cercate di delegare il vostro lavoro ai colleghi che possono occuparsene in vostra assenza. Questo alleggerirà il carico di lavoro per voi, ma farà anche sentire il vostro team apprezzato e su cui si può contare.

Stabilite dei limiti: È bene far sapere al vostro team e ai vostri manager che, pur facendo del vostro meglio per rimanere in linea con la vostra normale produzione lavorativa, non sarà la stessa cosa in quanto sarete in viaggio. Una comunicazione chiara assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e riduce al minimo le interruzioni del flusso di lavoro.

2. Controllare la tecnologia

Dallo snellimento delle attività al rimanere connessi, gli strumenti giusti possono trasformare la vostra esperienza di viaggio d'affari da caotica a serenamente efficiente. Ecco cosa ricordare per un viaggio di lavoro davvero produttivo.

Organizzate le vostre app

Gli smartphone sono dei veri e propri motori di produttività e, se abbinati alle app giuste, il vostro lavoro durante una trasferta di lavoro può solo migliorare. Oltre a Team e alla messaggistica, è possibile lavorare su fogli di calcolo, documenti word, presentazioni e altro ancora. MobiOffice per dispositivi Android e iOS è perfetto per questo scopo, con applicazioni progettate per i dispositivi mobili, per lavorare al meglio anche in movimento. Se dovete fare una presentazione, vi consigliamo di dare un'occhiata al nostro articolo sulle migliori opzioni di software per presentazioni che potete trovare.

Vince l'offline

Può capitare di trovarsi senza dati o WiFi, quindi se avete intenzione di lavorare un po', scaricate i file di cui avete bisogno in modo da poter lavorare offline. Questo vi risparmierà molto stress e quando sarete di nuovo connessi, le vostre attività saranno già pronte. Potete rimuovere i file non necessari al termine del lavoro.

Padroneggiare il cloud

Il cloud storage, come MobiDrive (incluso in MobiOffice e MobiOffice premium), è la porta d'accesso all'accesso e alla collaborazione senza soluzione di continuità. Caricate i documenti e le presentazioni più importanti sulle piattaforme di archiviazione cloud prima del viaggio, consentendovi di condividere i file con i colleghi in tempo reale, indipendentemente dal luogo in cui vi trovate. Gli strumenti basati sul cloud offrono anche backup automatici, assicurando che il vostro lavoro sia sicuro e protetto, anche se il vostro dispositivo viene perso o danneggiato. È qui che MobiOffice si distingue, perché può essere utilizzato su molti dispositivi e piattaforme diverse.

Rimanete carichi e connessi

Una delle cose più importanti per rimanere produttivi durante un viaggio di lavoro è mantenere la tecnologia alimentata. Mettete in valigia un adattatore universale per essere sicuri di poter ricaricare i vostri dispositivi in qualsiasi parte del mondo e investite in un power bank decente che possa dare una spinta ai vostri telefoni e persino al vostro computer portatile nel corso della giornata. Considerate le cuffie a cancellazione di rumore per concentrarvi sul lavoro in ambienti rumorosi e utilizzate le prese di corrente degli aeroporti e degli aerei quando possibile.

3. Massimizzare i tempi morti

I viaggi d'affari sono spesso caratterizzati da riunioni interminabili e programmi fittissimi, che lasciano poco spazio a qualsiasi altra cosa. È molto importante trovare spazio per i tempi morti, in modo da poter ricaricare le batterie, aumentare la concentrazione e partecipare alle riunioni senza avere la sensazione di essere stati svegli tutta la notte. Ecco alcuni modi per sfruttare al meglio il vostro tempo per migliorare la produttività nei viaggi d'affari.

Sfruttare il tempo di viaggio

Invece di utilizzare il tempo trascorso in viaggio per lavoro, approfittatene per ascoltare podcast, musica o audiolibri, o anche solo per leggere un libro. Viaggiare in aereo o in treno su lunghe distanze è anche un'ottima occasione per schiacciare un pisolino, in modo da sentirsi freschi e pronti a partire quando si raggiunge la tappa successiva del viaggio di lavoro.

Andate nelle sale d'attesa

Le lounge degli aeroporti possono essere un paradiso di produttività durante un viaggio d'affari, in quanto offrono posti a sedere comodi, angoli tranquilli e una connessione Wi-Fi affidabile. Molte lounge offrono cibo e bevande gratuite, consentendovi di ricaricare il corpo e la mente mentre lavorate. Se si tratta di un viaggio di lavoro, l'azienda o il cliente saranno lieti di pagare l'accesso.

Non dimenticate di fare delle pause

I tempi morti non riguardano solo il lavoro, ma anche il ringiovanimento. Invece di scorrere senza pensieri, incorporate nelle vostre pause rapidi momenti di attività fisica. Fate un po' di stretching, camminate intorno all'aeroporto e fate scorrere il sangue. Se vi piace questo genere di cose, potete anche fare esercizi di respirazione e mindfulness in un luogo tranquillo.

Esplorate!

I viaggi di lavoro offrono spesso opportunità uniche per esplorare nuovi luoghi. Se avete un po' di tempo a disposizione, fate una passeggiata e date un'occhiata all'area locale. Visitate musei e siti storici, assaggiate il cibo locale e trasformate il vostro viaggio di lavoro in un viaggio culturale. In questo modo, potrete concedervi una pausa dal lavoro e dalle riunioni, migliorando la vostra produttività complessiva nel lungo periodo.

4. Rimanere concentrati

Sapere come essere produttivi a casa è una cosa, ma i viaggi d'affari spesso mettono a dura prova la vostra solita routine di produttività. Le distrazioni sono ovunque, gli orari sono fitti e mantenere la concentrazione può diventare rapidamente una sfida. Ecco come mantenere lo slancio, anche quando si è in viaggio.

Stabilite le priorità

Il tempo è la moneta più preziosa in un viaggio di lavoro, quindi dovrete usarlo con saggezza. Come per il lavoro normale, iniziate a identificare i compiti ad alto impatto che riguardano direttamente gli obiettivi del viaggio e programmateli nelle ore di maggiore concentrazione. Una volta che vi siete concentrati sui grandi risultati, seguiteli con i risultati rapidi durante le ore meno stressanti, per continuare a far girare i piatti.

La vostra camera d'albergo è il vostro ufficio

La vostra camera d'albergo non deve servire solo per dormire, ma anche per lavorare e avere uno spazio di lavoro dedicato vi aiuta a concentrarvi e a passare in "modalità lavoro" più facilmente.

Trovate un'area specifica della stanza con una buona illuminazione e senza disordine per allestire il vostro ufficio improvvisato. Utilizzate tende e tappi per le orecchie per ridurre le distrazioni, accendete il bollitore e mettetevi comodi prima di iniziare.

Evitare il multitasking

Dimenticate il multitasking: non è così produttivo come sembra. Cercate di raggruppare compiti simili per ottenere una maggiore efficienza. Sia che si tratti di gestire le e-mail, fare telefonate o affrontare questioni amministrative, raggrupparle riduce al minimo il tira e molla mentale e consente di immergersi in una modalità di lavoro mirata.

Utilizzate trucchi di gestione del tempo come la Tecnica del Pomodoro per lavorare in brevi e intensi periodi con pause rapide. Tenete presente che raggruppare i compiti aiuta a ridurre l'affaticamento mentale e aumenta il rendimento durante le sessioni di lavoro concentrato.

Premiatevi

Mantenere la motivazione durante un viaggio di lavoro può essere difficile. Non sottovalutate il potere di celebrare anche le vittorie più piccole. Prendetevi un momento per concedervi una pausa caffè dopo aver superato un compito impegnativo, oppure uscite per una passeggiata nei dintorni dell'hotel per riconoscere i vostri progressi. Pensate anche a stabilire piccole ricompense per il raggiungimento di obiettivi specifici, ad esempio esplorando un'attrazione locale dopo aver superato una presentazione importante. E se dovete parlare davanti a qualcuno, vi consigliamo di leggere il nostro articolo sulle cose da fare e da non fare per una presentazione efficace.

4. Altri consigli per la produttività dei viaggi d'affari

I viaggi d'affari sono molto più che semplici riunioni e presentazioni; sono una porta d'accesso a opportunità uniche di crescita personale e professionale. Quando si esce dalla solita routine e si approfondiscono gli aspetti "oltre le basi", si può trasformare il viaggio in un percorso di connessioni preziose, approfondimenti culturali e miglioramenti duraturi che vanno oltre la tipica esperienza lavorativa.

Non saltate il networking

Potreste avere poco tempo a disposizione, ma fate in modo di partecipare a eventi di settore, partecipare a conferenze o avviare conversazioni con persone del posto. Collegatevi in modo mirato con i professionisti del vostro settore per scambiare idee, esplorare potenziali collaborazioni e rimanere all'avanguardia sulle tendenze del settore.

Sfruttate piattaforme come LinkedIn o le app di networking professionale per entrare in contatto con persone rilevanti prima del viaggio e approfittate dell'occasione per incontrarvi di persona. Creare connessioni significative può aprire le porte a future opportunità, ampliando i vostri orizzonti professionali.

Immergetevi nella cultura locale

Immergetevi nella cultura locale per trarre spunti preziosi e stabilire un rapporto. Date priorità alla ricerca di usi e costumi locali, ai saluti e al galateo degli affari. Vestitevi in modo appropriato e prestate attenzione al linguaggio del corpo. Adattate il vostro stile di comunicazione per mostrare rispetto ed evitare errori culturali. In questo modo non solo si alimentano relazioni positive, ma si approfondisce anche la comprensione dei partner commerciali e dei clienti.

Prendetevi cura di voi stessi

Viaggiare può essere esaltante, ma può anche sconvolgere la vostra routine abituale, con potenziali ripercussioni sulla vostra salute e sul vostro benessere. Non lasciate che il jet lag, la disidratazione o gli spuntini poco salutari vi rubino la scintilla del viaggio! Ecco alcune strategie chiave per aiutarvi a combattere queste insidie comuni e assicurarvi di avere l'energia e la concentrazione necessarie per vivere davvero il vostro viaggio:

• Mantenere un programma di sonno costante: Attenetevi il più possibile alla vostra solita routine per andare a letto, anche in caso di cambio di fuso orario. Create un rituale rilassante prima di dormire nella vostra camera d'albergo, come leggere o fare un bagno caldo, per segnalare al vostro corpo che è ora di riposare.

• Rimanere idratati durante la giornata: Mettete in valigia una bottiglia d'acqua riutilizzabile e sorseggiatela spesso. La disidratazione può ridurre l'energia e la concentrazione, quindi è importante mantenersi ben idratati, soprattutto quando fa caldo o dopo l'attività fisica.

• Alimentare il corpo con saggezza: Assaporate le prelibatezze locali, ma privilegiate le opzioni sane come frutta, verdura e cereali integrali per mantenere i livelli di energia ed evitare di sentirvi fiacchi. Portate con voi spuntini sani per evitare tentazioni malsane quando siete in viaggio.

4. MobiOffice: il vostro strumento di produttività per i viaggi d'affari

La produttività durante un viaggio di lavoro dipende dagli strumenti che si utilizzano. MobiOffice è una delle migliori alternative a Microsoft Office e vi permette di lavorare in modo più intelligente, non più difficile, quando siete in viaggio.

Accesso offline, senza preoccupazioni: Scaricate i file prima del viaggio e continuate a lavorare anche senza connessione a Internet. Le modifiche si sincronizzano automaticamente alla riconnessione, garantendo una continuità senza sforzo.

Compatibilità multipiattaforma: Accedete al vostro lavoro su qualsiasi dispositivo, dai telefoni e tablet ai computer portatili, per una flessibilità assoluta. Non dovrete più affannarvi a cercare un software compatibile durante i vostri viaggi.

Efficienza all-in-one: Non dovrete più fare i salti mortali con le app. Modificate documenti, create presentazioni, gestite fogli di calcolo ed e-mail, tutto in un'unica piattaforma unificata.

Collaborazione in tempo reale: Lavorate senza problemi con i colleghi, indipendentemente dalla loro ubicazione. Condividete i documenti e modificateli in tempo reale, mantenendo il vostro team sulla stessa pagina.

Sicurezza affidabile: Proteggete il vostro lavoro con solide funzioni di sicurezza, tra cui la protezione con password, il monitoraggio delle modifiche e l'archiviazione sicura nel cloud per la massima tranquillità.

Leggero ed efficiente: Risparmiate spazio prezioso e preservate la durata della batteria. Le prestazioni ottimizzate di MobiOffice garantiscono un funzionamento fluido anche sui dispositivi più vecchi, in modo da poter lavorare in modo efficiente ovunque.

Se tutto questo vi piace, scaricate MobiOffice gratuitamente e, quando sarete pronti per le funzioni più avanzate, provate anche Premium. Buon viaggio!