Edytowanie cyfrowo podpisanego dokumentu PDF może być trochę trudne, ponieważ podpis ma zapewnić, że dokument nie został zmieniony. Choć w ścisłym znaczeniu nie możesz naprawdę edytować takich plików, wciąż są sposoby, by z nich korzystać, nie unieważniając oryginalnego podpisu. Zobacz, co możesz (a czego nie możesz) robić z cyfrowo podpisanymi plikami w MobiPDF. Zanim jednak do tego przejdziemy…
Czym jest cyfrowo podpisany dokument PDF?
Podpisy cyfrowe to jedna z najpopularniejszych metod zabezpieczania plików – i słusznie, bo ich sfałszowanie jest wyjątkowo trudne. Dlatego ich ważność od dawna uznają instytucje państwowe i kancelarie prawne na całym świecie. Podpisy cyfrowe są niezwykle przydatne z dwóch głównych powodów: potwierdzają tożsamość osoby, która podpisała dokument, i działają jak polisa ubezpieczeniowa na wypadek, gdyby ktoś próbował zmienić zawartość pliku PDF.
W praktyce oznacza to, że jeśli teraz otworzysz cyfrowo podpisany plik PDF, wszystkie funkcje edycji w Twoim programie do edycji będą wyszarzone, tak jak tutaj:
I nawet jeśli jakimś sposobem uda Ci się obejść zabezpieczenia i edytować podpisany plik PDF, nieodwracalnie unieważnisz podpis, dając innym znać, że plik został zmieniony i że zawarte w nim informacje nie są już godne zaufania.
Co więc możesz zrobić, gdy dostajesz cyfrowo podpisany dokument?
Możesz go oglądać i drukować
To raczej oczywiste, ale wciąż możesz przeszukiwać dokument tak samo łatwo jak zwykły PDF. Wszystkie tryby czytania są też dostępne, a jedynym wyjątkiem jest brak możliwości dodawania zakładek do stron PDF na później. Jeśli chcesz bezpośrednio edytować tekst, zawsze możesz wydrukować plik PDF i sięgnąć po sprawdzony papier i długopis. Taki roboczy wydruk możesz potem spokojnie omówić na kolejnym spotkaniu zespołu.
Możesz dodawać własne podpisy cyfrowe
W niektórych przypadkach plik musi zostać cyfrowo podpisany przez kilka osób, na przykład przy zatwierdzaniu standardowej procedury operacyjnej. Jeśli tak jest i jesteś jedną z tych osób, nie martw się — w MobiPDF wciąż możesz cyfrowo podpisać dokument, nawet jeśli nie masz uprawnień do jego edycji.
Więc jak podpisać PDF, który jest już podpisany? Wystarczy, że wykonasz te trzy proste kroki:
1. Otwórz kartę Ochrona → Podpis cyfrowy.
2. Dodaj pole podpisu do pliku PDF w miejscu, w którym chcesz umieścić podpis cyfrowy, jak pokazano poniżej.
3. Wybierz podpis z menu rozwijanego i kliknij Podpisz.
Zostaniesz poproszony o zapisanie PDF-a jako nowego pliku. Robimy to, żeby uniknąć przypadkowego nadpisania, ale ponieważ jesteś tylko jedną z wielu stron podpisujących ten dokument, możesz nadpisać oryginał.
Współpraca wciąż jest możliwa
To, że w podpisanych cyfrowo dokumentach nie możesz już ich edytować, nie oznacza, że nie możesz swobodnie współpracować z zespołem przy projekcie. W MobiPDF na przykład wciąż możesz dodawać komentarze, wyróżniać teksty własnymi kolorami, robić zrzuty, wstawiać pola tekstowe, dodawać prostokąty i inne kształty geometryczne, a nawet korzystać z gotowych stempli, takich jak Void, Approvedczy For Public Release.
Na koniec możesz też dołączać pliki do pliku PDF. Mogą to być różne obrazy, a nawet inne pliki PDF, jeśli chcesz przesłać dodatkowe materiały lub coś dokładniej wyjaśnić, bez konieczności pisania komentarza długiego jak mała powieść.
Możesz konwertować do innych formatów plików
Jeśli z jakiegoś powodu musisz przekształcić podpisany cyfrowo plik PDF na inny popularny format, taki jak Word lub JPEG, MobiPDF Ci w tym pomoże. Gdy otworzysz plik, przejdź po prostu do karty „Convert” , gdzie zobaczysz opcje, aby eksportować plik PDF do Worda, Excela, Epub lub jako obraz (obsługiwane są zarówno JPEG, jak i PNG). Po zakończeniu konwersji zobaczysz, że wszystko wygląda tak samo jak wcześniej – estetycznie i z zachowanym formatowaniem.
Jak edytować cyfrowo podpisany dokument PDF jako właściciel?
Czasem możesz potrzebować wrócić do wcześniej podpisanego pliku PDF i szybko wprowadzić w nim zmiany. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy podpis cyfrowy zostanie całkowicie usunięty z pliku. Na szczęście jako właściciel podpisu masz też uprawnienia, by go usunąć i odblokować pełne możliwości edycji w MobiPDF.
1. Otwórz dokument, który chcesz zmienić.
2. Przejdź do Widok → Podpisy cyfrowe.
Możesz też kliknąć przycisk Otwórz panel podpisów obok wyskakującego komunikatu Podpisano i wszystkie podpisy są prawidłowe , który pojawi się po otwarciu dokumentu.
3. Po lewej stronie zobaczysz teraz listę wszystkich podpisów cyfrowych w dokumencie.
4. Kliknij prawym przyciskiem podpis i wybierz Wyczyść podpis.
Wszystko gotowe - teraz możesz wprowadzać wszelkie zmiany w dokumencie, tak jakby nigdy nie został podpisany cyfrowo!
Dodatkowe zalecenia i wskazówki
Jest jeszcze kilka rzeczy, o których należy pamiętać, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał pracować z podpisanymi cyfrowo plikami PDF.
Podpisy cyfrowe zazwyczaj wyświetlają imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument. Jednakże, można uzyskać dostęp do dodatkowych informacji o podpisie i jego właścicielu, klikając dwukrotnie prostokąt otaczający tekst. Spowoduje to otwarcie osobnego okna zawierającego imię i nazwisko osoby podpisującej, adres e-mail, czas podpisania pliku PDF, uprawnienia innych użytkowników podczas przeglądania tego dokumentu, a także aktualny stan podpisu cyfrowego: VALID lub INVALID.
Jeśli sam podpisujesz dokument, warto zawsze zapisać certyfikowany plik PDF jako nowy plik i pod lekko zmienioną nazwą, korzystając z menu Zapisz jako. Dzięki temu nie nadpiszesz przypadkiem oryginału wersją z certyfikatem i nie stracisz możliwości edycji pliku PDF. Unikniesz też każdorazowego usuwania podpisu, gdy zechcesz edytować dokument.
Jeśli chcesz, by inni mieli tylko uprawnienia do wyświetlania Twojego PDF-a, możesz włączyć opcję Zablokuj dokument po podpisaniu przed złożeniem podpisu cyfrowego. W takim przypadku utworzenie kopii dokumentu jest szczególnie ważne, ponieważ włączenie tej funkcji sprawi, że dokument będzie tylko do odczytu dla wszystkich, łącznie z Tobą.
Jeśli chcesz wprowadzić obszerne zmiany w pliku podpisanym przez kogoś innego lub dodać adnotację, podpisać lub przekonwertować zablokowany (tylko do odczytu) plik, najlepszą opcją edycji podpisanego cyfrowo pliku PDF jest skontaktowanie się z osobą, która go podpisała i poproszenie o usunięcie podpisu, otrzymanie niepodpisanej kopii pliku lub przesłanie certyfikatu zawierającego rzeczywisty podpis cyfrowy, którego można następnie użyć do uzyskania pełnych uprawnień.
Zoptymalizuj swój obieg dokumentów PDF już dziś: pobierz aplikację komputerową i wypróbuj wszystkie jej funkcje w ramach 14-dniowego okresu próbnego lub przetestuj nasz darmowy i wydajny konwerter internetowy.
