לא בטוחים מאיפה להתחיל? 10 טיפים מקצועיים לכתיבת מיילים שיעזרו לכם ליצור את הרושם הנכון

באיזו תדירות התבקשתם לשלוח אימייל בעבודה? זוהי כנראה אחת המשימות הנפוצות ביותר בכל סביבה עסקית.

אימיילים הפכו לנקודת ייחוס של תקשורת עסקית במגוון תעשיות, החל מתזכירים משרדיים ועד פנייה ללקוחות.

בתוך מספר שורות בלבד, עליכם להבהיר את הנקודה או הבקשה שלכם, להגיע ישר לעניין ולשמור על הטון הנכון.

לכן, ניסוח מסר ברור, תמציתי ומתאים דורש תרגול ותשומת לב לפרטים.

במדריך של היום, נלווה אתכם דרך המאפיינים החיוניים של תקשורת עסקית, מה לזכור לפני שאתם לוחצים על "שלח", ונשתף 10 טיפים מעשיים שיעזרו לכם לכתוב אימיילים שיוצרים את הרושם הנכון.

מה הופך אדם למקצוען בתחום האימייל?

לפני שאתם בכלל חושבים על כתיבת המייל שלכם, קחו בחשבון כמה דברים בסיסיים. חשוב לדעת למי אתם כותבים.

• האם אתם פונים לעמית לעבודה בנוגע לעדכון פרויקט?

• האם אתם פונים למנהל עם בקשה רשמית?

• האם אתם מתקשרים עם לקוחות בנוגע לבעיית שירות?

• אולי אתם מועמדים לעבודה שיוצרים קשר עם מעסיק פוטנציאלי?

מיילים הם לעתים קרובות הרושם הראשוני שאתם יוצרים, בין אם אתם מתקשרים באופן פנימי עם עמיתים לעבודה או חיצונית עם לקוחות ושותפים.

לאחר מכן, חשבו על הנושא או התחום שאתם עוסקים בו.

מיילים לרוב עוסקים בקביעת פגישות, עדכון עמיתים לגבי משימות, שאילת שאלות או מענה עליהן, הבהרת פרטי הפרויקט, שליחת תלונות רשמיות או מעקב אחר שיחה קודמת.

בכל פעם שהשיחה נוגעת לעבודה שלכם, למוניטין שלכם או למותג של הארגון שלכם, כדאי לדבוק בסטנדרטים עסקיים. אז מה נכנס לתוך אימייל עסקי מנוסח היטב?

טון מאוזן

הטון שלכם צריך להיות רשמי אך עדיין נגיש.

הימנעו מלהיות קלילה מדי; לדוגמה, "היי חברים" עשוי להתאים בשיחה קלילה אך לא באימייל של לקוח.

באופן דומה, אל תהיו נוקשים יתר על המידה: "אדוני או גברתי היקרים" מרגיש מרוחק אלא אם כן יש צורך.

ברכה נכונה

לתקשורת רשמית, לכו על "[שם] היקר" (למשל, "מר סמית היקר").

עבור מסגרות חצי רשמיות, "שלום [שם]" מקובל לחלוטין.

לקיחת רגע לבחירת הברכה הנכונה מראה על כבוד וקובעת את הטון לשאר האימייל שלכם.

שורת נושא ברורה

שורת הנושא היא הדבר הראשון שהנמען רואה, והיא מעצבת את האופן שבו הוא מתעדף את הדואר שלך. מה נשמע לך ברור יותר?

• "מעקב אחר השיחה הקודמת שלנו";

• "בקשת מעקב: בדיקת עדכונים על משלוח מוצרים"?

האפשרות השנייה מעבירה באופן מיידי מקצועיות וכוונה.

עם MobiMail, יצירת מיילים מלוטשים עם שורות נושא חזקות הופכת לטבע שני, הודות לכלים המובנים החכמים שלה שעוזרים לך להתמקד בבהירות ובמבנה.

מסר תמציתי

המטרה שלך אינה לכתוב את הרומן הגדול הבא; אלא לתקשר ביעילות.

הגיעו לנקודה שלכם במהירות, ספקו רק את המידע הדרוש, וסיימו בפעולה ברורה או בצעד/ים הבא/ים.

מדוע חשוב לדעת כיצד לכתוב מיילים עסקיים?

מהי אחת הדרכים המהירות ביותר לבסס אמינות במקום העבודה, או ליצור רושם ראשוני חזק? ניחשתם נכון: דוא"ל.

במקרים רבים, הדוא"ל שלכם הוא הדבר היחיד שהאדם השני יראה: אין שפת גוף או טון דיבור להסתמך עליו.

אבל מיילים אינם עוסקים רק בכישורי הכתיבה שלכם, אלא בגישה שלכם כלפי האדם בצד השני. דוא"ל מלוטש מראה שאתם מעריכים את זמנם ומבינים את הנורמות של תקשורת עסקית.

שליטה בכתיבת מיילים עסקיים יכולה לפתוח דלתות. היא מעצבת את האופן שבו עמיתים, לקוחות ואפילו מעסיקים פוטנציאליים שלכם רואים אתכם.

עם הזמן, רשמים אלה משפיעים על הכל, החל ממערכות יחסים פנימיות ועד הזדמנויות קריירה, מה שהופך את הדואר לא רק לכלי, אלא להשקעה לטווח ארוך במותג שלך.

10 טיפים לכתיבת אימייל עסקי

הגיע הזמן לחלק המרגש – הנה עשרת הטיפים המעשיים שלנו שיהפכו את ההודעות שלכם באופן מיידי ליעילות, מלוטשות ומתקבלות היטב.

1. כתובת הדוא"ל שלכם אומרת יותר ממה שאתם חושבים

תמיד התאימו את כתובת הדוא"ל שלכם להקשר – היא משקפת את המקצועיות שלכם ואת החברה שמאחוריכם. אם אתם שולחים מיילים מטעם חברת ABC, השתמשו תמיד בכתובת דוא"ל מקצועית המשקפת את הדומיין של החברה.

פורמט ברור של כתובת דוא"ל עסקית כמו [email protected] מראה שאתם מייצגים עסק ובונה אמון.

שימוש בכתובת דוא"ל אישית? זה מקובל רק במצבים ספציפיים, כמו הגשת מועמדות למשרה.

גם אז, שמרו על ניקיון וישיר: [email protected] . בבקשה בלי כינויים מטופשים.

2. שורת הנושא בצורה מדוקדקת: ברורה, לא קליקבייט

חשבו על שורת הנושא ככותרת של המייל שלכם. זה מה שמושך אתכם לתשומת לב, אבל במקום העבודה, בהירות מנצחת יצירתיות.

שמרו על שורת הנושא קצרה (פחות מ-60 תווים), רלוונטית ומכוונת מטרה.

• במקום מעורפל: “ שאלה מהירה ”;

• נסו ספציפיים: “ בקשה: אישור מועד אחרון לפרויקט רבעון שני ”.

עם תצוגת תיבת הדואר הנכנס הנקי של MobiMail, סריקה של שורות הנושא הופכת לקלה יותר, מה שהופך נושא חזק וברור לחשוב עוד יותר.

3. אימוג'ים הם לא החברים שלכם

השאירו בחוץ את האימוג'ים, הסלנג והרגלי ההודעות שלכם. זה לא צ'אט קבוצתי!

תקשורת עסקית נמנעת מ:

1. סלנג: “ אכנס איתך לולאה ”;

2. מילים מדוברות: “ בואו נדבר ”;

3. : “ לפי האימייל האחרון שלי ” , “ אני חוזר אחורה ” , “ מקווה שהאימייל הזה מוצא אותך טוב ”.

יחד עם זאת, אל תהיו נוקשים מדי. " אדוני או גברתי הנכבדים עשוי להרגיש רשמי ומנותק מדי. שמרו על דברים אנושיים, אך מלוטשים.

4. ברכות טובות חשובות יותר ממה שאתם חושבים

הברכה שלכם קובעת את הטון. אם הנמען הוא מישהו חדש, רשמי או חיצוני, השתמשו ב:

• "גב' לפבר היקרה"

• "ג'ון סמית היקר"

• "ד"ר לורן היקר"

עבור מישהו שכבר עובדים איתו:

• "שלום, מריה"

• "היי, טום"

במקרה של ספק, השתמשו בשם המלא של הנמען, במיוחד אם אינכם בטוחים לגבי תארים או תארים של כבוד ספציפיים למגדר.

5. KISS: קצר ופשוט

גוף האימייל שלך צריך לכסות רק את מה שחיוני: שאלה, עדכון סטטוס או בקשת קובץ.

אין צורך להסביר כל זווית, אבל ספק מספיק פרטים כדי שהנמען שלך יבין ויפעל.

לא בטוחים מה לקצץ? כלי הסיכום של AI ב-MobiDocs עוזר לכם לרכז את הטיוטות שלכם כדי שתוכלו להגיע לעניין מבלי לאבד את המסר הכללי.

צאו לפני כולם. מינפו את כלי ה-AI שלנו ללא תשלום ותגרמו לאימיילים האלה לקרות. צריכים עוד תכונות? בדקו את תוכניות התמחור המשתלמות שלנו ובחרו את זו שהכי מתאימה לכם.

6. סיימו בחתימה מכבדת

לאחר השורה האחרונה, הוסיפו משפט סיום המשקף מקצועיות ואדיבות.

כמה אפשרויות טובות כוללות:

• "בברכה,"

• "בכבוד רב,"

• "כל טוב,"

• "תודה רבה מראש,"

משפטים אלה מראים כבוד ומספקים נחיתה רכה למסר שלכם, כמו לחיצת יד איתנה אך מנומסת בסוף פגישה.

7. הוסיפו חתימה

כן, אתם צריכים אחת. חתימה מבטלת בלבול ומספקת לנמענים דרך קלה ליצור איתך קשר, במיוחד אם כתובת הדוא"ל שלך מוסתרת, מועברת או חלק משרשור ארוך יותר.

ודא לכלול:

• שמך המלא,

• תפקידך,

• מספר הטלפון וכתובת הדוא"ל שלך.

עם MobiMail, הוספת חתימה קבועה היא פשוטה:

1. מהתצוגה הראשית, עבור אל "קובץ" → "הגדרות".

2. לחצו על "העדפות MobiMail".

3. בחר "נהל חתימות".

4. הזינו את הסיום המועדף עליכם ולחצו על "אישור". הוא ייכלל אוטומטית בכל אימייל שתשלחו, כך שלעולם לא תצטרכו להקליד אותו שוב.

8. הגהה לפני שאתה לוחץ על שלח

שגיאות דקדוק, שגיאות כתיב או ניסוח לא ברור יכולים לערער לחלוטין את המסר שלך או גרוע מכך: את האמינות שלך.

קרא את הדואר שלך לפחות פעמיים: פעם אחת כדי להבין את המשמעות, פעם אחת כדי להבין את הזרימה.

MobiMail כולל בודק איות מובנה שעוזר לזהות בעיות קטנות לפני שהן הופכות להסחות דעת גדולות. השתמש בו כרשת הביטחון שלך לתקשורת עסקית מלוטשת.

9. בדקו שוב את הקבצים המצורפים והשדות

לפני השליחה, עצרו ושאלו: " האם צירפתי את הקובץ הזה? האם קישרתי למסמך הנכון?"

לעולם אל תניחו שהנמען יודע היכן למצוא את מה שאתם מפנים אליו.

הקלו עליו על ידי צירוף קבצים ישירות והבהרת כל הנקודות המרכזיות.

ובזמן שאתם כבר עושים את זה, קחו רגע לסרוק את שדות הנמען.

• אל = האדם העיקרי שאליו אתם כותבים;

• CC = "עותק פחם", גלוי לאחרים;

• BCC = "עותק פחם עיוורת", מוסתר מנמענים אחרים.

דקה של בדיקה יכולה לחסוך לכם הרבה חזרה אחורה (ומבוכה פוטנציאלית)!

10. תזמנו את זה, ושלחו את זה ביום אחר

נניח שאתם נמצאים באירופה, אבל הלקוחות שלכם נמצאים בארה"ב. זה עתה כתבתם אימייל מבריק , אבל האם אתם רוצים שהוא ינחת בתיבת הדואר הנכנס שלהם בשעה 2 לפנות בוקר? כנראה שלא.

כאן נכנס לתמונה תזמון אוטומטי. רוב שירותי הדוא"ל העסקיים מציעים את האפשרות לקבוע מסירה למועד עתידי, כך שתוכלו לכתוב מתי שנוח לכם ולשלוח מתי שנוח להם.

פשטו את זרימת העבודה של האימייל שלכם. הורידו את MobiMail כדי לכתוב מהר יותר, טוב יותר ולתאם פגישות כדי שתמיד תהיה מעודכן ביום שלכם. MobiMail משתלב גם עם כל שירותי הדוא"ל הפופולריים והוא חלק מחבילת MobiOffice הגדולה יותר הכוללת גם מעבד תמלילים רב עוצמה, כלי גיליונות אלקטרוניים ותוכנת מצגות שיעזרו לכם להשיג את העבודה הטובה ביותר שלכם עד

שאלות נפוצות

כמה זמן צריך להיות אימייל עסקי?

חשבו קצר, אך משמעותי.

כלל אצבע טוב הוא לשמור אותו בתוך 2-3 פסקאות תמציתיות, במיוחד עבור אימיילים במקום העבודה.

התמקדו במסר המרכזי: מה צריך לקרות, על ידי מי ומתי.

אם אתם מוצאים את עצמכם כותבים חיבור או גרוע מכך, קורות חיים מקצועיים מלאים , אולי כדאי לכם להרים את הטלפון במקום זאת.

מהם כללי הזהב של נימוסי דוא"ל?

הנה שישה הרגלים שמבדילים אנשי מקצוע מלוטשים מעומס בתיבת הדואר הנכנס:

• היו ברורים וענייניים – אל תטביעו את הלידים.

• השתמשו בדקדוק ובפיסוק נכונים – שגיאות כתיב יוצרות רושם רע.

• פתחו וסגרו בנימוס – "גברת רוסו היקרה" ו"בברכה" עוזרים רבות.

• הגבו בזמן – רצוי תוך 24-48 שעות.

• שמרו על תשומת לב עסקית – ללא אימוג'ים, בדיחות או שפה אגבית מדי.

• צרו שורות נושא משמעותיות – הקורא שלכם צריך לדעת למה לצפות במבט חטוף.

כיצד לכתוב נושא טוב לאימייל, וממה עליי להימנע?

שורת נושא טובה מספרת לנמען מה יש בפנים, מבלי שיהיה צורך לפתוח את האימייל עצמו.

חשוב על זה כמו על כותרת של מסמך.

בצע:

• "הצעת פרויקט: טיוטה סופית לבדיקה";

• "המשך: סיכומי ישיבה בנושא תקציב שיווק".

הימנע מ:

• "היי";

• "דבר מהיר";

• "חשוב!!!"

שמרו על אורך של פחות מ-60 תווים, השתמשו במילות מפתח והישארו ספציפיים. בלי מסתורין, בלי שטויות - הקורא שלכם יודה לכם.

מתי עליי להשתמש ב-CC וב-BCC באימייל?

השתמשו ב- CC (עותק עיוור) כשאתם רוצים לדווח למישהו בצורה שקופה, כמו מנהלים, עובדים או חברי צוות שאמורים להיות מודעים אך אינם איש הקשר העיקרי.

• דוגמה: אתם שולחים אימייל לספק בנוגע למשלוח דחוף. אתם שולחים CC למנהל שלכם כדי שהוא יהיה מודע לתקשורת.

השתמשו ב- BCC (עותק עיוור) כשאתם שולחים אימייל למספר אנשים שלא אמורים לראות את הכתובות זה של זה, כמו אנשי קשר חיצוניים או רשימות תפוצה.

• דוגמה: אתם שולחים אימייל פרידה למספר לקוחות מחברות שונות. אתם לא רוצים לשתף את הכתובות שלהם.

נ.ב. אל תשתמשו ב-BCC לדינמיקה פנימית במשרד (למשל, העתקה חשאית של משאבי אנוש) - זה יכול ליצור בעיות אמון אם יתגלה.

מה צריכה לכלול את חתימת הדוא"ל העסקית שלי?

החתימה שלכם צריכה לענות על השאלה הזו עבור הנמען: " מי אתם, ואיך אני יכול ליצור אתכם קשר?"

הנה מה לכלול:

• שמכם המלא;

• תפקידכם;

• שם החברה שלכם;

• מספר טלפון וכתובת דוא"ל.

לחלופין, הוסיפו פרופיל לינקדאין או אתר אינטרנט אם זה רלוונטי.

האם אני יכול לכתוב מיילים עסקיים מהטלפון שלי?

כן, אבל פעלו בזהירות. הקלדה על מסך קטן מגדילה את הסיכוי לשגיאות כתיב, שגיאות טון או עיצוב לקוי. אם אתם מתעקשים לכתוב מיילים מהטלפון שלכם, השתמשו תחילה באפליקציית דואר מתאימה כמו Microsoft Outlook או טיוטה ב-MobiDocs, שם תוכלו לערוך ולסקור את גוף המייל שלכם עם יותר שליטה.

לאחר מכן שלחו דרך תוכנת המייל המועדפת עליכם לאחר שאתם בטוחים שהוא ברור ונכון.

תמיד בצעו הגהה לפני לחיצה על שלח - תיקון אוטומטי בנייד הוא לא תמיד חבר שלכם.

כיצד אוכל לבקש עדכון בנימוס במייל?

כשאתם זקוקים לעדכון סטטוס, המטרה שלכם היא לכבד את זמנו של הנמען ועדיין להבהיר שאתם ממתינים לתגובה.

כך תעשו זאת:

• שמרו על המייל שלכם קצר וברור.

• הכירו בכך שהם עשויים להיות עסוקים.

• כללו הקשר ספציפי - על מה אתם עוקבים ומתי דיברתם לאחרונה.

• הציעו עזרה במידת הצורך.

פורמט פשוט ויעיל הוא:

"היי [שם], אני מקווה שהשבוע שלך עובר כשורה.

רק רציתי לבדוק מה שלום [פרויקט/משימה] ולראות אם יש עדכונים.

אנא הודיעו לי אם יש משהו שאתם צריכים ממני בינתיים."

גישה זו מראה מקצועיות וסבלנות - איזון שכל עובד או חבר צוות מעריך.

אם אתם כותבים תוך כדי תנועה, כתבו את המייל שלכם תחילה ב-MobiDocs כדי שתוכלו לקבל את הטון הנכון, ולאחר מכן שלחו אותו דרך MobiMail או הלקוח המועדף עליכם.

סיכום

תקשורת מקצועית היא מציאות יומיומית במקום העבודה, ושליטה בה היא מיומנות שמשתלמת בכל תפקיד ותעשייה.

משורות נושא ועד חתימות, שיפורים קטנים בכתיבה שלכם יכולים להשאיר רושם מתמשך.

בעזרת כלים כמו MobiMail, יצירת מיילים ברורים, מובנים ואמינים הופכת לטבע שני. מוכנים לשדרג את התקשורת העסקית שלכם? נסו את MobiMail עוד היום ותגרמו לכל הודעה להיות חשובה.