Come modificare un documento PDF firmato digitalmente
10 apr 2023
La modifica di un documento PDF con firma digitale può essere un po' complicata, poiché la firma serve a garantire che il documento non sia stato manomesso. Tuttavia, anche se non è possibile modificare tali file nel vero senso della parola, esistono modi per interagire con essi senza invalidare la firma originale. Scoprite con noi tutte le cose che potete (e non potete) fare con i file firmati digitalmente utilizzando MobiPDF. Ma prima di entrare nel vivo..
Che cos'è un documento PDF con firma digitale?
Le firme digitali sono uno dei metodi più diffusi per proteggere un file, e per una buona ragione: sono notoriamente difficili da falsificare. Per questo motivo, la loro validità è da tempo riconosciuta dai governi e dagli studi legali di tutto il mondo. Le firme digitali sono incredibilmente utili per due motivi principali: confermano l'identità della persona che ha firmato il documento e fungono da polizza di assicurazione nel caso in cui qualcuno cerchi di alterare il contenuto del PDF.
In termini più pratici, ciò significa che se doveste aprire un PDF con firma digitale in questo momento, scoprireste che tutte le funzioni di modifica all'interno del vostro software di editing di scelta sarebbero oscurate, come in questo caso:
E anche se si riesce in qualche modo a superare il software e a modificare un PDF firmato, invalidare in modo irreversibile la firma, facendo capire agli altri che il file è stato manomesso e che le informazioni in esso contenute non sono più affidabilifacendo capire ad altri che il file è stato manomesso e che le informazioni in esso contenute non sono più affidabili.
Quindi, cosa cosa si può cosa potete fare se vi viene consegnato un documento firmato digitalmente?
La visualizzazione funziona, così come la stampa
Probabilmente è superfluo dirlo, ma è possibile cercare in un documento con la stessa facilità di un normale PDF. Anche tutte le modalità di lettura sono liberamente accessibili, l'unica cosa che manca è la possibilità di Pagine dei segnalibri PDF per una successiva consultazione. E se volete modificare direttamente i testi, potete sempre stampare il file PDF e adottare il buon vecchio approccio carta e penna. Potrete poi prendere la vostra bozza improvvisata e discuterla a lungo durante la prossima riunione del team.
È possibile aggiungere firme digitali personalizzate
In alcuni casi, un file potrebbe dover essere firmato digitalmente da più parti, ad esempio quando si approva un documento di procedura operativa standard. Se questo è il caso e siete una delle persone di questo elenco, non preoccupatevi perché con MobiPDF potete firmare digitalmente il documento anche se non avete il permesso di modificarlo.
Bene, allora come firmare un PDF già firmato? Tutto ciò che dovete fare è seguire questi tre semplici passaggi:
1. Andare su Proteggere → Firma digitale.
2. Aggiungere una casella di firma al PDF nel punto in cui si desidera apporre la firma digitale, come mostrato di seguito.
3. Scegliete la vostra firma dal menu a discesa e fate clic su Firma.
Verrà quindi richiesto di salvare il PDF come nuovo file. Questo per evitare sovrascritture accidentali, ma poiché siete solo una delle tante parti che firmano questo documento, potreste sovrascrivere l'originale.
La collaborazione è ancora un'opzione valida
Il fatto che le funzionalità di modifica siano escluse dai documenti firmati digitalmente non significa che non si possa collaborare liberamente con i colleghi su un progetto. Con MobiPDF, ad esempio, è ancora possibile lasciare commenti, evidenziare i testi con colori personalizzati, scattare istantanee, inserire caselle di testo, aggiungere rettangoli e altre forme geometriche e persino includere timbri preconfezionati, come ad esempio Vuoto, Approvatoo Per il rilascio pubblico.
Infine, è anche possibile allegare file a un PDF. Ciò include varie immagini o anche altri file PDF, nel caso in cui si voglia inviare materiale di supporto o chiarire qualcosa in modo più dettagliato, senza dover scrivere un commento delle dimensioni di un mini romanzo.
È possibile convertire in altri formati di file
Se per qualche motivo avete bisogno di trasformare un PDF firmato digitalmente in un altro formato di file popolare, come Word o JPEG, MobiPDF vi aiuta. Una volta aperto il file, è sufficiente andare alla voce "Convertire" dove vi verranno presentate le opzioni per esportare un PDF in Word, Excel, Epub o come immagine (sono supportati sia JPEG che PNG) (sono supportati sia JPEG che PNG). Al termine della conversione, troverete tutto come lo ricordavate: elegante e perfettamente formattato.
Come modificare un documento PDF firmato digitalmente come proprietario?
A volte può essere necessario tornare a un PDF precedentemente firmato e apportare alcune modifiche rapide. Questo, tuttavia, può avvenire solo se la firma digitale viene completamente cancellata dal file. Per fortuna, poiché siete il proprietario della firma, avete anche l'autorizzazione a rimuoverla e sbloccare tutte le funzionalità di modifica di MobiPDF.
1. Aprite il documento che volete modificare.
2. Andate su Visualizza → Firme digitali.
In alternativa, è possibile fare clic sul pulsante Apri pannello firme accanto al messaggio a comparsa Firmato e tutte le firme sono valide che appare all'apertura del documento.
3. A sinistra, dovrebbe essere visualizzato un elenco di tutte le firme digitali contenute nel documento.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla firma e scegliere Cancella firma.
Ora potete apportare tutte le modifiche al vostro documento come se non fosse mai stato firmato digitalmente!
Ulteriori consigli e suggerimenti
Ci sono alcune altre cose che dovrete tenere a mente se avete bisogno di lavorare con i PDF firmati digitalmente.
Le firme digitali di solito mostrano il nome della persona che ha firmato il documento. Tuttavia, è possibile accedere a ulteriori informazioni sulla firma e sul suo proprietario facendo doppio clic sul rettangolo che circonda il testo. Si aprirà una finestra separata contenente il nome del firmatario, l'indirizzo e-mail, l'ora in cui il PDF è stato firmato, le autorizzazioni di cui dispongono gli altri utenti per visualizzare il documento e lo stato attuale della firma digitale: VALIDO o INVALIDO.
Se si firma il documento da soli, una buona regola è quella di salvare sempre il PDF certificato come nuovo file e con un nome leggermente diverso attraverso il comando Salva con nome con un nome leggermente diverso. In questo modo si eviterà di sovrascrivere accidentalmente il file originale con la versione certificata, perdendo così i privilegi di modifica del PDF. Inoltre, non sarà necessario cancellare la firma ogni volta che si desidera apportare modifiche al documento.
Se si desidera che gli altri abbiano solo il permesso di visualizzare il PDF, è possibile attivare l'opzione Blocca documento dopo la firma prima di apporre la firma digitale. In questo caso, la creazione di una copia del documento è obbligatoria in quanto questa funzione renderà il documento di sola lettura per tutti, compresi voi stessi.
Se si desidera apportare modifiche sostanziali a un file firmato da qualcun altro o annotare, firmare o convertire un file bloccato (di sola lettura), per modificare un PDF firmato digitalmente, la soluzione migliore è contattare la persona che ha firmato il file e chiedere la rimozione della firma e richiedere la rimozione della firma, ricevere una copia non firmata del file o farsi inviare il certificato contenente la firma digitale effettiva da utilizzare per ottenere tutte le autorizzazioni.
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