Cómo crear un PDF que se pueda rellenar

Por qué cambiar a formularios PDF rellenables?

Según un estudio realizado por la PDF Association allá por 2015, 73 millones de nuevos documentos PDF se guardan cada día solo en Google Drive y Mail, así que imagínate cuántos PDF se crean hoy en día a diario en todo el mundo.

En nuestra opinión, esto ha hecho que los PDF rellenables (y el Software PDF en general) sean tan esenciales como las principales herramientas de productividad en la nube y el software de colaboración en equipo del mercado. Éstas son sólo algunas de las ventajas que puede esperar una vez que adopte los formularios PDF en su flujo de trabajo.

1. Mayor eficacia. Atrás quedaron los días de imprimir formularios, rellenarlos a mano y volver a escanearlos en el PC. Hoy en día, puede hacerlo todo digitalmente en unos minutos, lo que le permite centrarse en tareas que merecen mucho más su atención.
   

2. Menos desorden. Los PDF digitales son mucho más fáciles de almacenar y compartir que sus equivalentes en papel. De este modo, no sólo puedes adjuntarlos fácilmente a los correos electrónicos, sino que también ocupan mucho menos espacio en los archivadores. De hecho, ¡podrías deshacerte por completo de los archivadores!
   

3. Formato coherente. Al optar por crear un pDF editable editable en lugar de utilizar papel normal, podrá compartir su trabajo con otras personas de forma instantánea, al tiempo que se asegura de que sus formularios se mostrarán correctamente en casi cualquier dispositivo.
   

4. Mayor seguridad. A menos que guardes tus formularios bajo llave, siempre corres el riesgo de que alguien eche un vistazo mientras estás fuera en tu hora de almuerzo. Y aunque esto puede no ser motivo de preocupación en la mayoría de los casos, puede ser absolutamente catastrófico si los formularios contienen información confidencial de los clientes. En cambio, los formularios digitales en PDF se pueden redactar, protegidos con contraseñafirmados digitalmente e incluso cifrados según las normas del sector.
   

Bien, ahora que ya sabe por qué debería optar por los formularios PDF, ¿cómo se crean?

Cómo crear un formulario PDF editable con MobiPDF

MobiPDF ofrece tres métodos distintos para crear formularios PDF rellenables. Veamos cada uno de ellos con más detalle.

Editar un formulario PDF existente

Esta es quizás la forma más sencilla de hacer que un PDF sea rellenable. Todo lo que tiene que hacer es encontrar un formulario PDF que cumpla sus requisitos, abrirlo en MobiPDF y empezar a modificarlo con cualquiera de las potentes herramientas de edición a tu disposición.

Por ejemplo, puedes añadir o eliminar texto, cambiar el tipo de letra, jugar con las opciones de espaciado, etc. hasta que obtengas un formulario PDF rellenable con el que estés plenamente satisfecho. Sin embargo, si tu formulario no está en formato PDF, no temas porque MobiPDF tiene algunos trucos extra bajo la manga.

Convertir un formulario existente a PDF

Esta es otra forma increíblemente sencilla de crear formularios PDF rellenables. Los usuarios suscritos a nuestro MobiPDF Ultimate pueden convertir rápidamente formularios en formato Word en PDF editables y con capacidad de búsqueda completa sin comprometer su formato o calidad. Entonces, ¿cómo hacer formularios PDF rellenables mediante la conversión de archivos?

El proceso es bastante sencillo:

1. Abre MobiPDF.

2. Haz clic en Más → Crear a partir de documentos de Office.

3. Elija el formulario que desea convertir a PDF.

4. Espere unos segundos mientras MobiPDF convierte su archivo.

5. Su formulario PDF rellenable está listo

Si lo prefieres, también puedes rellenarlo desde tu navegador web de forma gratuita

Escanear con el teléfono

La última opción para digitalizar rápidamente la documentación existente y crear un PDF rellenable es escanear un formulario en papel con la cámara del teléfono. Por suerte, no tendrás que comprar una aplicación aparte para esto ya que la licencia de MobiPDF para Windows también incluye licencias para Android e iOS.

Sin embargo, tenga en cuenta que en el momento de escribir este método no se creará un PDF editable en el verdadero sentido, aunque todavía se puede llenar en cierta capacidad (más sobre esto un poco más adelante). Dicho esto, estamos trabajando duro para añadir esa funcionalidad muy pronto, ¡así que permanece atento! Mientras tanto, si estás buscando cómo crear un PDF que pueda ser editado específicamente, te sugerimos editar un formulario existente o convertir uno a PDF a partir de otros formatos de archivo.

A continuación vamos a describir rápidamente el proceso de escanear un formulario PDF en Android, pero el proceso es bastante similar en los dispositivos de Apple también. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Descargar MobiPDF desde Google Play.

2. Pulse sobre el botón rojo Escanee rojo o Escanear a PDF en el menú superior.

3. Elija Documento en el menú de desplazamiento y haz una foto.

4. Guarda tu archivo con un nombre personalizado una vez que estés satisfecho con la vista previa.

5. Su formulario en papel se convertirá instantáneamente en PDF

Cómo preparar formularios PDF con MobiPDF

Ahora que ya hemos hablado de cómo crear un PDF que se pueda rellenar, el siguiente paso lógico es estudiar las formas de rellenarlos. Al fin y al cabo, no vamos a recopilarlos para la posteridad (a menos que esto sea lo tuyo, en cuyo caso ¡más poder para ti!). Sin embargo, si lo que quieres es trabajar de verdad, hay dos formas de hacerlo, dependiendo de cómo hayas creado el formulario.

Digamos que quieres rellenar un formulario OF 108, un formulario opcional del gobierno de EE.UU. relativo al uso diario de tu vehículo que también incluye una práctica lista de comprobación de mantenimiento. Para rellenarlo:

1. Abre el formulario en MobiPDF.

2. Todos los campos rellenables se resaltarán automáticamente en azul. Haga clic en cualquiera de ellos para empezar a escribir su información.

NOTA: Si se encuentra con un campo protegido, tendrá que introducir primero un certificado digital válido antes de continuar.

3. Lo mismo ocurre con las marcas de verificación: haga clic en cualquiera de las casillas para colocar una marca de verificación o vuelva a hacer clic para eliminarla.

4. Si lo necesitas, también puedes dibujar tu firma libremente o utilizar una ya hecha.

Pero, ¿y si has escaneado el formulario con tu teléfono? En ese caso, no podrás editar el archivo directamente.

Sin embargo, aún puede rellenar su formulario a través de la pestaña "Rellenar & Firmar" de MobiPDF, como se ve arriba, colocando marcas de verificación en el lugar que desee, así como insertando texto personalizado y firmas donde y si es necesario.

Reflexiones finales

Muy bien, esto cubre el tema de cómo hacer un PDF que se puede rellenar.

Como puedes ver, hoy en día crear y editar formularios rellenables no sólo es recomendable, sino casi obligatorio, ya que te ahorrará un montón de tiempo valioso, por no mencionar que es una alternativa mucho más ecológica que gastar tanta tinta y papel. Además, podrás compartir tu trabajo en un instante con tantas personas como quieras con un solo sorbo de café.

Así que, tanto si se trata de editar formularios de encuestas de usuarios como de digitalizar cualquier cosa que tengas guardada en tu archivador, MobiPDF es la solución.

Además, la compatibilidad multiplataforma le permitirá trabajar prácticamente desde cualquier lugar (en casa, en la oficina o sobre la marcha) con una única licencia de MobiPDF, al tiempo que convierte su teléfono en un escáner portátil de documentos. Todo esto parece una buena oferta, ¿verdad?

Prueba MobiPDF y aumenta tu productividad en cualquier dispositivo sin coste alguno.