Cómo editar un documento PDF firmado digitalmente
10 abr 2023
Editar un documento PDF firmado digitalmente puede ser un poco complicado, ya que la firma sirve para garantizar que el documento no ha sido manipulado. Pero aunque realmente no se pueden editar estos archivos en el verdadero sentido de la palabra, hay formas de interactuar con ellos sin invalidar la firma original. Acompáñanos a ver de cerca todo lo que puedes (y no puedes) hacer con archivos firmados digitalmente utilizando MobiPDF. Pero antes de entrar en materia..
¿Qué es un documento PDF firmado digitalmente?
Las firmas digitales son uno de los métodos más populares para proteger un archivo, y por una buena razón, ya que son notoriamente difíciles de falsificar. Por ello, su validez ha sido reconocida desde hace tiempo por gobiernos y bufetes de abogados de todo el mundo. Las firmas digitales son increíblemente útiles por dos razones principales: confirman la identidad de la persona que firmó el documento y actúan como una póliza de seguro en caso de que alguien intente alterar el contenido del PDF.
En términos más prácticos, esto significa que si abriera un PDF firmado digitalmente en este momento, vería que todas las funciones de edición de su software de edición preferido aparecerían en gris, así:
E incluso si de algún modo consigues burlar al software y editar un PDF firmado, invalidarás la firma de forma irreversibledejando saber a los demás que el archivo ha sido manipulado y que la información que contiene ya no es fiable.
Entonces, ¿qué puede hacer si te entregan un documento firmado digitalmente?
La visualización funciona, al igual que la impresión
Probablemente no haga falta decirlo, pero puedes buscar en un documento con la misma facilidad que en un PDF normal. También se puede acceder libremente a todos los modos de lectura, y lo único que falta es la posibilidad de Marcar páginas PDF para consultarlas más tarde. Y si quieres editar textos directamente, siempre puedes imprimir el archivo PDF y adoptar el viejo método del lápiz y el papel. Luego puedes coger tu borrador improvisado y discutirlo largo y tendido en tu próxima reunión de equipo.
Puedes añadir firmas digitales personalizadas
En algunos casos, un archivo puede necesitar firmado digitalmente por varias partes, por ejemplo, al aprobar un documento de procedimiento operativo estándar. Si ese es el caso y usted es una de las personas de esta lista, no se preocupe, ya que con MobiPDF puede firmar digitalmente el documento aunque no tenga permiso para editarlo.
Muy bien, ¿cómo firmar un PDF que ya está firmado? Todo lo que tienes que hacer es seguir estos tres sencillos pasos:
1. Ir a Proteger → Firmar digitalmente.
2. Añada un cuadro de firma al PDF en el lugar donde desee colocar su firma digital, como se muestra a continuación.
3. Elija su firma en el menú desplegable y haga clic en Firmar.
A continuación, se le pedirá que guarde el PDF como un archivo nuevo. Esto se hace para evitar sobrescrituras accidentales, pero como usted es sólo una de las muchas partes que firman este documento, podría sobrescribir el original.
La colaboración sigue siendo una opción viable
El hecho de que las funciones de edición no estén disponibles en los documentos firmados digitalmente no significa que no puedas colaborar libremente con tus colegas en un proyecto. Con MobiPDF, por ejemplo, puedes dejar comentariosresaltar textos con colores personalizados, tomar instantáneas, insertar cuadros de texto, añadir rectángulos y otras formas geométricas, e incluso incluir sellos prefabricados, como por ejemplo Vacío, Aprobadoo Para publicación.
Finalmente, también puede adjuntar archivos a un PDF. Esto incluye varias imágenes o incluso otros archivos PDF en caso de que quieras enviar material de apoyo relevante o aclarar algo con más detalle, sin tener que escribir un comentario del tamaño de una mininovela.
Puedes convertir a otros formatos de archivo
Si por alguna razón necesitas transformar un PDF firmado digitalmente a cualquier otro formato de archivo popular, como Word o un JPEG, MobiPDF te lo pone fácil. Una vez abierto el archivo, sólo tienes que ir a la opción "Convertir donde se te presentarán las opciones para exportar un PDF a Word, Excel, Epub, o como imagen (admite JPEG y PNG). Cuando termine la conversión, verás que todo está tal y como lo recordabas: elegante y perfectamente formateado.
¿Cómo editar un documento PDF firmado digitalmente como propietario?
A veces, puede que necesite volver a un PDF que ha firmado previamente y hacer algunos cambios rápidos. Esto, sin embargo, sólo puede ocurrir si la firma digital está completamente borrada del archivo. Por suerte, como eres el propietario de la firma, también tienes permiso para eliminarla y desbloquear todas las funciones de edición de MobiPDF.
1. Abra el documento que desea modificar.
2. Ve a Ver → Firmas digitales.
También puede hacer clic en el botón Abrir panel de firmas junto al mensaje emergente Firmado y todas las firmas son válidas que aparecerá al abrir el documento.
3. A su izquierda, debería ver una lista de todas las firmas digitales contenidas en su documento.
4. Haga clic con el botón derecho en su firma y seleccione Borrar firma.
Ya está todo listo: ahora puede realizar cualquier cambio en el documento como si nunca hubiera estado firmado digitalmente
Recomendaciones y consejos adicionales
Hay algunas cosas más que debes tener en cuenta si alguna vez necesitas trabajar con PDF firmados digitalmente.
Las firmas digitales suelen mostrar el nombre de la persona que ha firmado el documento. No obstante, puedes acceder a información adicional sobre la firma y su propietario haciendo doble clic en el rectángulo que rodea el texto. Se abrirá una ventana independiente con el nombre del firmante, su dirección de correo electrónico, la hora a la que se firmó el PDF, los permisos que tienen otros usuarios para ver este documento, así como el estado actual de la firma digital: VÁLIDA o INVÁLIDA.
Si va a firmar el documento usted mismo, una buena regla general es guardar siempre el PDF certificado como un archivo nuevo y con un nombre ligeramente distinto a través de la opción Guardar como guardar como. Así evitará sobrescribir accidentalmente el archivo original con la versión certificada y perder sus privilegios de edición de PDF. Tampoco tendrá que borrar su firma cada vez que quiera hacer cambios en el documento.
Si desea que otras personas sólo tengan permiso para ver su PDF, puede activar la opción Bloquear documento después de firmar antes de colocar tu firma digital. En este caso, crear una copia de su documento es obligatorio, ya que si activa esta opción, el documento será de sólo lectura para todos, incluido usted.
Si desea realizar cambios extensos en un archivo firmado por otra persona o anotar, firmar o convertir un archivo bloqueado (sólo lectura), su mejor opción para editar un PDF firmado digitalmente es ponerse en contacto con la persona que lo firmó y solicitar la eliminación de la firma, recibir una copia sin firmar del archivo o pedirle que le envíe el certificado que contiene la firma digital real, que podrá utilizar para obtener todos los permisos.
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