Che cos'è la firma autografa? Usi comuni e confronto con le firme elettroniche e digitali
11 dic 2023
Fin dalla notte dei tempi, le firme ci hanno instancabilmente guidato sulla strada dell'alfabetizzazione e della responsabilità. Partendo da semplici marchi, sigilli e anelli con sigillo, nel corso dei secoli si sono evolute nelle firme autografe, o "firme umide", che oggi conosciamo bene.
Uniche per ogni individuo, fino a poco tempo fa erano lo standard de facto per firmare e convalidare documenti di ogni tipo, di solito contratti di qualche tipo, ma anche richieste per cose come cerimonie di matrimonio o politiche e procedure aziendali (sapete, quelle che probabilmente non avete mai letto prima di apporre la vostra firma nel campo vuoto).
Ma tutto questo è cambiato con l'avvento della tecnologia e la trasformazione digitale delle aziende, dove velocità ed efficienza la fanno da padrone. E così le firme elettroniche e firme digitali sono nate le firme elettroniche e digitali, repliche virtuali delle firme umide che possono fare praticamente tutto quello che possono, solo più velocemente e meglio. La situazione è peggiorata durante la pandemia COVID-19, quando le persone sono state costrette a condurre gli affari in remoto e quindi è diventato comune firmare i documenti in remoto.
Detto questo, la firma a umido è ancora valida e continua a essere utilizzata, soprattutto in ambito legale. Oggi cercheremo di rispondere ad alcune domande che speriamo vi aiutino a demistificare il ruolo della firma autografa nel XXI secolo:
Che cos'è la firma autografa?
Quando utilizzare la firma autografa?
Quali sono i pro e i contro dell'uso della firma autografa?
Come aggiungere una firma autografa a un PDF?
In che modo le firme umide si confrontano con le firme elettroniche e digitali?
Immergiamoci in questa storia!
Che cos'è la firma autografa?
La firma umida è un altro modo di chiamare una firma autografa. È stata chiamata così per il tempo necessario all'inchiostro sul documento firmato per asciugarsi. Una firma umida può essere qualsiasi cosa, dallo scrivere il proprio nome con una penna allo scarabocchiare frettolosamente le proprie iniziali o persino apporre una "X" o un'impronta di pollice inchiostrata - qualsiasi cosa che possa collegare la vostra identità al documento che state firmando. La ragione principale per cui si fa questa distinzione è quella di separare le firme autografe dalle loro sorelle più moderne, le firme elettroniche e digitali.
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Quando usare la firma autografa?
Che ci crediate o no, ci sono ancora ragioni per cui dovreste esercitarvi con la vostra calligrafia, anche in questo panorama in rapida evoluzione della produttività cambiamento del panorama della produttività. Ecco alcuni dei casi più comuni di utilizzo della firma autografa nell'era post-COVID:
Documenti legali. Alcuni documenti come testamenti, atti e documenti notarili richiedono ancora la firma ad umido. In particolare, i testamenti spesso devono essere firmati con l'inchiostro in presenza fisica per poter avere effetto.
Moduli e applicazioni governative. I governi sono noti per il loro ritardo rispetto ai tempi, per cui, ad esempio, le richieste di passaporto o i moduli per la registrazione degli elettori richiedono ancora la vostra calligrafia.
Occasioni formalile firme dei diplomi, dei certificati di matrimonio e di altri contratti cerimoniali sono ancora per lo più firmati alla vecchia maniera, poiché ciò aggiunge un peso supplementare all'intera cerimonia. Immaginate di dover firmare il vostro matrimonio digitalmente su un tablet: non è esattamente romantico, vero?
Pro e contro della firma autografa
Vantaggi dell'uso della firma autografa
Non è un caso che a distanza di secoli le firme autografe siano ancora riconosciute come legalmente vincolanti in tutte le parti del mondo. I vantaggi sono molti, ma forse i tre motivi principali per cui le aziende di tutto il mondo continuano a scrivere con l'inchiostro & sono:
Storia e tradizione. Poiché esistono da così tanto tempo da essere ormai una parte inseparabile di ciò che ci rende umani, le firme autografe sono ancora riconosciute da quasi tutte le entità legali in circolazione, dalle banche e dagli avvocati alle istituzioni governative.
Non è richiesta alcuna tecnologia. A differenza delle firme elettroniche e firma digitale dove è necessaria almeno una certa alfabetizzazione informatica, per le firme autografe è sufficiente una penna & carta.
Fattore psicologico. Il semplice atto di firmare fisicamente qualcosa aggiunge ulteriore peso al vostro impegno, anche se dal punto di vista legale non è diverso dall'utilizzo di una firma elettronica.
Ma quali sono gli svantaggi?
Svantaggi dell'uso della firma autografa
Con così tanti vantaggi dell'uso della firma autografa, ci deve essere un motivo per cui la sua controparte digitale ha preso piede negli ultimi anni, giusto? Purtroppo c'è.
Per cominciare, le firme autografe possono essere un grosso inconveniente, in quanto richiedono la presenza fisica dell'utentequesto potrebbe essere un problema se avete un'agenda fitta di impegni o se dovete attraversare il paese solo per aggiungere le vostre iniziali a un pezzo di carta. In secondo luogo, i documenti firmati a mano vengono conservati in forma cartaceae questo potrebbe essere potenzialmente catastrofico in caso di incendio, alluvione o altro. Infine, ma non meno importante, le firme a umido possono essere facilmente falsificatementre non è certo il caso delle firme elettroniche e digitali.
Tenete il vostro lavoro lontano da occhi indiscreti: crittografate i vostri PDF per ottenere la massima protezione.
Come inserire una firma umida in un PDF?
Nonostante gli evidenti svantaggi, le firme autografe sono ancora molto diffuse e difficilmente scompariranno presto, quindi tanto vale imparare a usarle in un contesto più moderno, ad esempio quando si lavora con un documento PDF. Sì, avete letto bene è possibile firmare un file PDF in modo digitale! Ecco come funziona.
Quando si aggiunge una firma umida a un file digitale, lo si converte essenzialmente in una firma elettronica, che ha lo stesso peso legale senza l'inconveniente di dover firmare i documenti di persona. A seconda del flusso di lavoro preferito, la nostra Alternativa ad Acrobat MobiPDF vi permette di aggiungere in modo rapido e indolore una firma umida al vostro PDF in tre modi diversi.
Diamo una rapida occhiata a ciascuno di essi.
Metodo n. 1: con il mouse
1. Aprite il vostro documento in MobiPDF e fate clic sul pulsante Riempi segno & e fare clic sulla scheda "Riempi".
2. Fare clic sul pulsante Disegna libero per iniziare a disegnare direttamente nel documento.
3. Facendo clic con il tasto destro del mouse sulla firma si accede ad altre opzioni, ad esempio se si desidera cambiarne il colore, aggiungere una nota di chiarimento o cancellarla completamente.
4. Salvare il documento PDF per rendere permanente la firma.
SUGGERIMENTO: Per riutilizzare la firma, andare su Firma rapida → Aggiungi firma.
Cliccare Applica e sarete in grado di accedere alla vostra firma dal menu a discesa e di riutilizzarla tutte le volte che ne avrete bisogno!
Metodo n. 2: utilizzo della tastiera
1. Aprite il vostro documento in MobiPDF e fate clic sul pulsante Firma & scheda.
2. Andare a Firma rapida → Aggiungi firma.
3. Fare clic su Tipo e scegliere il carattere preferito.
4. Digitare le iniziali o il nome completo, quindi fare clic su Applica per apporre la firma nel punto desiderato.
SUGGERIMENTO: Per riutilizzare la firma, fare clic su Firma rapida per accedere al menu a discesa e sceglierla dall'elenco delle opzioni disponibili, proprio come nel caso della firma autografa.
Metodo #3: Utilizzo di un'immagine
1, aprire il documento in MobiPDF e fare clic sul pulsante Firma & scheda.
2. Andare a Firma rapida → Aggiungi firma.
3. Fare clic su Immagine e caricare un'immagine con la firma autografa. MobiPDF estrarrà la firma e sarà possibile inserirla in qualsiasi punto del PDF.
SUGGERIMENTO: Per riutilizzare la firma, fare clic su Firma rapida per accedere al menu a discesa, come per le altre opzioni di firma sopra descritte.
Ecco fatto: ora sapete come aggiungere firme umide ai file PDF.
Firme a umido vs. firme elettroniche & digitali
Abbiamo già accennato di sfuggita a questo tipo di firme, definendole il futuro della firma umida. Ma perché? Cerchiamo di capire meglio cosa sono le firme elettroniche e digitali e cosa le distingue dal classico approccio manoscritto.
Firme elettroniche
Una firma elettronica, o e-signature, può essere qualsiasi cosa, da un nome digitato, a un'immagine digitale di una firma autografa, o persino a un accordo verbale registrato elettronicamente. La differenza principale tra queste e le firme autografe è che non è richiesta la vostra presenza fisica per realizzarle: potete fare tutte le cose menzionate senza uscire di casa e avere comunque un documento legalmente vincolante pronto per l'uso.
Alcuni usi comuni delle firme elettroniche sono
Accordi e contratti commerciali. Grazie alle firme elettroniche, varie transazioni commerciali e altre operazioni globali possono essere effettuate molto più rapidamente di prima.
Transazioni con i consumatori. Dagli acquisti online ai servizi di abbonamentovi sarà sempre richiesto di dare il vostro consenso in una forma o nell'altra, che sia scrivendo il vostro nome o semplicemente cliccando su un pulsante.
Documenti legali. Sempre più avvocati e notai accettano le firme elettroniche, anche se ciò dipende dalla regione in cui si vive e dal tipo di documento che si desidera firmare.
Firme digitali
Aspettate un attimo: le firme elettroniche e digitali non sono la stessa cosa? Non è così, perché le firme digitali sono un sottoinsieme specifico delle firme elettroniche che utilizzano vari metodi di crittografia per migliorare la qualità del documento per una migliore Protezione dei PDF. Inoltre, garantiscono l'autenticità di un documento attraverso i cosiddetti certificati digitali. Pensate a questi certificati come a quei sigilli di cera che si vedono tanto usati nei drammi vittoriani: la loro manomissione invalida la firma e quindi l'intero documento.
Grazie alle migliori misure di sicurezza integrate, le firme digitali sono molto apprezzate da tutti, in particolare dagli enti legali e governativi. In genere, vengono utilizzate per i documenti più riservati, come i contratti legali, i documenti governativi e le transazioni finanziarie, ma possono essere utilizzate anche in altri contesti: tutto dipende dal valore delle informazioni contenute nel documento per voi e per i vostri destinatari.
Riflessioni finali
Le firme umide ci accompagnano da molto tempo e, a quanto pare, continueranno a svolgere un ruolo fondamentale in ambito legale e cerimoniale. Per questo motivo, molte aziende hanno adottato un approccio ibrido tra firma autografa e firma elettronica, che può essere molto vantaggioso nei casi in cui un contratto viene firmato digitalmente ma deve anche essere stampato e firmato con l'inchiostro per motivi legali o di conservazione dei documenti. In questo modo, si ottiene il meglio di entrambi i mondi, almeno fino a quando tutti non decideranno di impegnarsi a utilizzare esclusivamente la firma elettronica.
Fino a quel giorno, probabilmente continueremo a usare questo metodo secolare di autenticazione in ambito bancario, legale e governativo, oltre che durante gli eventi cerimoniali, come modo per esprimere un impegno a un livello più profondo. E poiché non richiedono alcuna alfabetizzazione digitale, continueranno a essere molto diffusi nelle regioni meno sviluppate del mondo, finché non saranno in grado di integrare le comodità offerte dalla tecnologia moderna.
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DOWNLOAD GRATUITOAlexander Petkov è un esperto content strategist con una laurea in lingua inglese e una grande passione per la tecnologia PDF e i software per ufficio. Quando non si occupa di parole, lo si può trovare a esplorare le ultime tendenze dell'intelligenza artificiale, a comporre brani musicali e a trascorrere del tempo con la sua famiglia.
