Non sai da dove iniziare? 10 consigli professionali per scrivere email e fare la giusta impressione

Quante volte ti è stato chiesto di inviare un'email al lavoro? È probabilmente una delle attività più comuni in qualsiasi contesto aziendale.

Le email sono diventate il punto di riferimento della comunicazione aziendale in tutti i settori, dalle note in ufficio al contatto con i clienti.

In poche righe, devi chiarire il tuo punto o la tua richiesta, andare dritto al punto e mantenere il tono corretto.

Creare un messaggio chiaro, conciso e appropriato richiede quindi pratica e attenzione ai dettagli.

Nella guida di oggi, ti guideremo attraverso le caratteristiche essenziali della comunicazione aziendale, cosa ricordare prima di premere "Invia" e condivideremo 10 consigli pratici per aiutarti a scrivere email che facciano la giusta impressione.

Cosa rende un'email professionale?

Prima ancora di pensare a scrivere la tua email, considera alcune nozioni di base. È importante sapere a chi stai scrivendo.

• Ti stai rivolgendo a un collega per un aggiornamento su un progetto?

• Stai contattando un supervisore con una richiesta formale?

• Stai comunicando con i clienti riguardo a un problema di servizio?

• Forse sei un candidato a un lavoro che contatta un potenziale datore di lavoro?

Le email sono spesso la prima impressione che dai, sia che tu stia comunicando internamente con i colleghi o esternamente con clienti e partner.

Quindi, pensa all'argomento o al soggetto che stai trattando.

Le email spesso riguardano la pianificazione di riunioni, l'aggiornamento dei colleghi sulle attività, la formulazione o la risposta a domande, il chiarimento dei dettagli di un progetto, l'invio di reclami formali o il follow-up di una conversazione precedente.

Ogni volta che la conversazione riguarda il tuo lavoro, la tua reputazione o il marchio della tua organizzazione, è saggio attenersi agli standard aziendali. Quindi, cosa serve per un'email aziendale ben scritta?

Tono equilibrato

Il tono dovrebbe essere formale ma comunque accessibile.

Evita di essere eccessivamente informale; ad esempio, "Ciao ragazzi" potrebbe funzionare in una chat informale, ma non in un'email a un cliente.

Allo stesso modo, non essere eccessivamente rigido: "Gentile signore o signora" sembra distante, a meno che non sia necessario.

Saluto appropriato

Per comunicazioni formali, usa "Gentile [Nome]" (ad esempio, "Gentile Sig. Smith").

Per contesti semi-formali, "Ciao [Nome]" è perfettamente accettabile.

Prendersi del tempo per scegliere il saluto giusto dimostra rispetto e imposta il tono per il resto dell'email.

Oggetto chiaro

L'oggetto è la prima cosa che vede il destinatario e determina la priorità che darà alla tua email. Quale ti sembra più chiaro?

• "Follow-up alla nostra precedente conversazione";

• "Richiesta di follow-up: verifica degli aggiornamenti sulla consegna del prodotto"?

La seconda opzione comunica immediatamente professionalità e intenti.

Con MobiMail, creare email eleganti con oggetti d'impatto diventa naturale, grazie ai suoi strumenti intelligenti integrati che ti aiutano a concentrarti su chiarezza e struttura.

Messaggio conciso

Il tuo obiettivo non è scrivere il prossimo grande romanzo; è comunicare in modo efficace.

Arriva al punto rapidamente, fornisci solo le informazioni necessarie e concludi con un'azione chiara o uno o più passaggi successivi.

Perché è importante sapere come scrivere email aziendali?

Qual è uno dei modi più rapidi per stabilire credibilità sul posto di lavoro o per fare un'ottima prima impressione? Hai indovinato: l'email.

In molti casi, la tua email è l'unica cosa che l'altra persona vedrà: non c'è linguaggio del corpo o tono di voce su cui fare affidamento.

Ma le email non riguardano solo le tue capacità di scrittura, ma piuttosto il tuo atteggiamento nei confronti della persona dall'altra parte. Un'email ben fatta dimostra che dai valore al suo tempo e comprendi le norme della comunicazione aziendale.

Padroneggiare la scrittura di email aziendali può aprire delle porte. Determina il modo in cui i tuoi colleghi, i tuoi clienti e persino i tuoi potenziali datori di lavoro ti vedono.

Col tempo, queste impressioni influenzano tutto, dalle relazioni interne alle opportunità di carriera, rendendo la posta non solo uno strumento, ma un investimento a lungo termine nel tuo marchio.

10 consigli per scrivere un'e-mail aziendale

È il momento della parte interessante: ecco i nostri dieci consigli pratici che renderanno immediatamente i tuoi messaggi più efficaci, curati e apprezzati.

1. Il tuo indirizzo email dice più di quanto pensi

Adatta sempre il tuo indirizzo email al contesto: riflette la tua professionalità e l'azienda che ti supporta. Se invii email per conto di un'azienda ABC, utilizza sempre un indirizzo email professionale che rifletta il dominio dell'azienda.

Un formato di indirizzo email aziendale chiaro, come [email protected] dimostra che rappresenti un'azienda e crea fiducia.

Usi un indirizzo email personale? È accettabile solo in situazioni specifiche, come la candidatura a un lavoro.

Anche in questo caso, mantienilo chiaro e diretto: [email protected] . Niente soprannomi sciocchi, per favore.

2. Scegli l'oggetto: chiaro, non clickbait

Pensa all'oggetto come al titolo della tua email. È ciò che ti fa notare, ma sul posto di lavoro la chiarezza batte la creatività.

Sii breve (meno di 60 caratteri), pertinente e mirato.

• Invece di essere vago: " Domanda veloce ";

• Prova a essere specifico: " Richiesta: Conferma scadenza progetto Q2 ".

Con la visualizzazione chiara della posta in arrivo di MobiMail, scorrere le righe dell'oggetto diventa più facile, rendendo un oggetto efficace e chiaro ancora più importante.

3. Le emoji non sono tue amiche

Lascia fuori emoji, slang e abitudini di messaggistica. Questa non è una chat di gruppo!

La comunicazione aziendale evita:

1. Gergo:

   Ti coinvolgerò ";

2. Colloquialismi: " Facciamo due chiacchiere ";

3. Cliché: " Come nella mia ultima email " , " Solo un ritorno " , " Spero che questa email ti trovi bene ".

Allo stesso tempo, non essere troppo rigido. " Gentile Signore/a " potrebbe sembrare eccessivamente formale e fuori luogo. Mantieni un tono umano, ma raffinato.

4. Un buon saluto è più importante di quanto pensi

Il tuo saluto dà il tono. Se il destinatario è una persona nuova, formale o esterna, usa:

• "Gentile Sig.ra Lefevre"

• "Gentile John Smith"

• "Gentile Dott. Laurent"

qualcuno con cui lavori già:

• "Ciao, Maria"

• Ciao, Tom"

In caso di dubbi, usa il nome completo del destinatario, soprattutto se non sei sicuro di titoli o onorificenze legate al genere.

5. KISS: Sii breve e semplice

Il corpo dell'email dovrebbe contenere solo l'essenziale: una domanda, un aggiornamento di stato o una richiesta di file.

Non c'è bisogno di spiegare ogni dettaglio, ma fornisci solo i dettagli necessari affinché il destinatario possa capire e agire.

Non sai cosa tagliare? Lo strumento Riepilogo AI di MobiDocs ti aiuta a condensare le bozze in modo da arrivare al punto senza perdere il messaggio generale.

Sii un passo avanti. Sfrutta gratuitamente i nostri strumenti di intelligenza artificiale e rendi concrete le tue email. Hai bisogno di più funzionalità? Scopri i nostri piani tariffari convenienti e scegli quello più adatto a te.

6. Concludi con una saluto rispettoso

Dopo l'ultima riga, aggiungi una frase di chiusura che rifletta professionalità e cortesia.

Alcune buone opzioni includono:

• "Cordiali saluti,"

• "Cordiali saluti,"

• "Cordiali saluti,"

• "Grazie mille in anticipo,"

Queste frasi mostrano rispetto e garantiscono un atterraggio morbido al tuo messaggio, come una stretta di mano decisa ma cortese alla fine di una riunione.

7. Aggiungi una firma

Sì, ne serve una. Una firma elimina la confusione e offre ai destinatari un modo semplice per contattarti, soprattutto se il tuo indirizzo email è nascosto, inoltrato o fa parte di una conversazione più lunga.

Assicurati di includere:

• Il tuo nome completo,

• La tua qualifica o posizione lavorativa,

• Il tuo numero di telefono e indirizzo email.

Con MobiMail, aggiungere una firma fissa è semplice:

1. Dalla vista principale, vai su "File" → "Impostazioni".

2. Fare clic su "Preferenze di MobiMail".

3. Seleziona "Gestisci firme".

4. Inserisci la tua chiusura preferita e clicca su "OK". Verrà automaticamente inclusa in ogni email che invierai, così non dovrai più riscriverla.

8. Rileggi prima di inviare

Errori grammaticali, refusi o formulazioni poco chiare possono compromettere completamente il tuo messaggio o, peggio ancora, la tua credibilità.

Leggi la tua email almeno due volte: una per capirne il significato, una per renderla più fluida.

MobiMail include un correttore ortografico integrato che aiuta a individuare piccoli errori prima che diventino grandi distrazioni. Usalo come rete di sicurezza per una comunicazione aziendale impeccabile.

9. Controlla attentamente allegati e campi

Prima di inviare, fai una pausa e chiediti: " Ho allegato quel file? Ho inserito il collegamento al documento giusto?"

Non dare mai per scontato che il destinatario sappia dove trovare ciò a cui fai riferimento.

Semplificagli il compito allegando i file direttamente e chiarendo tutti i punti chiave.

E mentre ci sei, prenditi un secondo per controllare i campi del destinatario.

• A = la persona principale a cui stai scrivendo;

• Cc = "copia conoscenza", visibile agli altri;

• Ccn = "copia conoscenza nascosta", nascosta agli altri destinatari.

Un minuto di controllo può farti risparmiare un sacco di passi indietro (e potenziale imbarazzo)!

10. Pianifica l'invio e invialo un altro giorno

Supponiamo che tu abbia sede in Europa, ma i tuoi clienti siano negli Stati Uniti. Hai appena scritto un'email brillante , ma vuoi davvero che arrivi nella loro casella di posta alle 2 del mattino? Probabilmente no.

È qui che entra in gioco la pianificazione automatica. La maggior parte dei servizi di posta elettronica aziendale offre la possibilità di impostare la consegna per un orario futuro, così puoi scrivere quando preferisci e inviare quando preferisci.

Semplifica il tuo flusso di lavoro email. Usa MobiMail per scrivere più velocemente, meglio e pianificare riunioni per essere sempre al top della tua giornata. MobiMail si integra anche con tutti i servizi di posta elettronica più diffusi e fa parte della suite più ampia MobiOffice, che include anche un potente elaboratore di testi, uno strumento per fogli di calcolo e un software per presentazioni per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo lavoro.

Domande frequenti

Quanto dovrebbe essere lunga un'e-mail aziendale?

Pensa a qualcosa di breve ma sostanzioso.

Una buona regola pratica è quella di limitarla a 2-3 paragrafi concisi, soprattutto per le e-mail aziendali.

Concentrati sul messaggio principale: cosa deve succedere, da chi e quando.

Se ti ritrovi a scrivere un saggio o, peggio ancora, un CV professionale completo , potrebbe valere la pena di prendere il telefono.

Quali sono le regole d'oro del galateo delle email?

Ecco sei abitudini che distinguono i professionisti raffinati dal disordine nella posta in arrivo:

• Sii chiaro e vai dritto al punto : non nascondere l'argomento principale.

• Usa grammatica e punteggiatura corrette : gli errori di battitura fanno una cattiva impressione.

• Apri e chiudi con cortesia : "Gentile Sig.ra Rousseau" e "Cordiali saluti" sono ottimi esempi.

• Rispondi in tempo : idealmente entro 24-48 ore.

• Concentrati sul business : niente emoji, battute o linguaggio eccessivamente informale.

• Crea righe dell'oggetto significative : il lettore dovrebbe sapere cosa aspettarsi a colpo d'occhio.

Come si scrive un buon oggetto per un'e-mail e cosa dovrei evitare?

Una buona riga dell'oggetto comunica al destinatario il contenuto dell'e-mail, senza che sia necessario aprirla.

Considerala come il titolo di un documento.

Cosa fare:

• "Proposta di progetto: bozza finale per revisione";

• Follow-up: appunti della riunione sul budget di marketing".

Da evitare:

• "Ehi";

• "Una cosa veloce";

• "Importante!!!"

Mantienilo entro i 60 caratteri, usa parole chiave e sii specifico. Niente misteri, niente fronzoli: il tuo lettore ti ringrazierà.

Quando dovrei usare Cc e Ccn in un'e-mail?

Usa Cc (copia conoscenza) quando vuoi informare in modo trasparente qualcuno, come manager, dipendenti o colleghi che dovrebbero esserne a conoscenza ma non sono il contatto principale.

• Esempio: stai inviando un'e-mail a un fornitore per una consegna urgente. Metti in copia conoscenza il tuo manager in modo che sia informato della comunicazione.

Utilizza copia nascosta (Ccn) quando invii email a più persone che non dovrebbero vedere i rispettivi indirizzi, come contatti esterni o mailing list.

• Esempio: stai inviando un'email di addio a più clienti di aziende diverse. Non vuoi condividere i loro indirizzi.

P.S. Non utilizzare la copia nascosta per le dinamiche interne all'ufficio (ad esempio, inviare segretamente una copia alle risorse umane): potrebbe creare problemi di fiducia se venisse scoperta.

Cosa dovrebbe includere la mia firma email aziendale?

La tua firma dovrebbe rispondere a questa domanda per il destinatario: " Chi sei e come posso contattarti?"

Ecco cosa includere:

• Il tuo nome completo;

• Il tuo titolo professionale;

• Il nome della tua azienda;

• Numero di telefono e indirizzo email.

Facoltativamente, aggiungi un profilo LinkedIn o un sito web, se pertinente.

Posso scrivere email aziendali dal mio telefono?

Sì, ma procedi con cautela. Scrivere su uno schermo piccolo aumenta il rischio di errori di battitura, di tono o di formattazione scadente. Se insisti a scrivere email dal telefono, usa prima un'app di posta elettronica adeguata come Microsoft Outlook o la funzione "bozze" di MobiDocs, dove puoi modificare e rivedere il corpo dell'email con maggiore controllo.

Quindi invia tramite il tuo client di posta elettronica preferito una volta che sei sicuro che sia chiaro e corretto.

Rileggi sempre prima di inviare: la correzione automatica dei dispositivi mobili non è sempre tua amica.

Come posso chiedere cortesemente un aggiornamento in un'e-mail?

Quando hai bisogno di un aggiornamento di stato, il tuo obiettivo è rispettare il tempo del destinatario, ma allo stesso tempo chiarire che stai aspettando una risposta.

Ecco come fare:

• Scrivi un'e-mail breve e chiara.

• Riconosci che potrebbero essere occupati.

• Includi un contesto specifico: cosa stai seguendo e quando avete parlato l'ultima volta.

• Offri aiuto se necessario.

Un formato semplice ed efficace è:

"Ciao [Nome], spero che la tua settimana stia andando bene.

Volevo solo controllare [progetto/attività] e vedere se ci sono aggiornamenti.

Per favore, fammi sapere se hai bisogno di qualcosa da me nel frattempo."

Questo approccio dimostra professionalità e pazienza: un equilibrio apprezzato da ogni dipendente o membro del team.

Se scrivi al volo, crea prima una bozza della tua email in MobiDocs in modo da trovare il tono giusto, quindi inviala tramite MobiMail o il tuo client preferito.

Conclusione

La comunicazione professionale è una realtà quotidiana sul posto di lavoro e padroneggiarla è un'abilità che dà i suoi frutti in ogni ruolo e settore.

Dagli oggetti alle firme, piccoli miglioramenti nella tua scrittura possono lasciare un'impressione duratura.

Con strumenti come MobiMail, creare email chiare, strutturate e credibili diventa naturale. Pronto a migliorare la tua comunicazione aziendale? Prova MobiMail oggi stesso e fai in modo che ogni messaggio conti.