¿No sabes por dónde empezar? 10 consejos profesionales para redactar correos electrónicos y causar una buena impresión.

¿Con qué frecuencia te han pedido que envíes un correo electrónico en el trabajo? Es probablemente una de las tareas más comunes en cualquier entorno empresarial.

Los correos electrónicos se han convertido en el punto de referencia de la comunicación empresarial en todas las industrias, desde memorandos de oficina hasta el alcance de los clientes.

En unas pocas líneas, debe dejar claro su punto o solicitud, ir directo al grano y mantener el tono correcto.

Por lo tanto, elaborar un mensaje que sea claro, conciso y apropiado requiere práctica y atención a los detalles.

En la guía de hoy, te guiaremos a través de los rasgos esenciales de la comunicación empresarial, lo que debes recordar antes de pulsar "Enviar" y compartiremos 10 consejos prácticos para ayudarte a escribir correos electrónicos que causen la impresión correcta.

¿Qué hace a un profesional del correo electrónico?

Antes de siquiera pensar en escribir su correo, considere algunos conceptos básicos. Es importante saber a quién le estás escribiendo.

• ¿Te diriges a un colega sobre la actualización de un proyecto?

• ¿Ponerse en contacto con un supervisor con una solicitud formal?

• ¿Se comunica con los clientes sobre un problema de servicio?

• ¿Quizás eres un solicitante de empleo que se pone en contacto con un posible empleador?

Los correos electrónicos suelen ser la primera impresión que das, ya sea que te comuniques internamente con compañeros de trabajo o externamente con clientes y socios.

Luego, piensa en el tema o asunto que estás abordando.

Los correos electrónicos a menudo cubren la programación de reuniones, la actualización de los colegas sobre las tareas, la formulación o respuesta de preguntas, la aclaración de detalles del proyecto, el envío de quejas formales o el seguimiento de una conversación anterior.

Cada vez que la conversación toca su trabajo, su reputación o la marca de su organización, es aconsejable ceñirse a los estándares empresariales. Entonces, ¿qué se incluye en un correo electrónico empresarial bien elaborado?

Tono equilibrado

Tu tono debe ser formal, pero accesible.

Evita ser demasiado casual; por ejemplo, "Hola chicos" puede funcionar en un chat informal, pero no en el correo electrónico de un cliente.

Del mismo modo, tampoco sea excesivamente rígido: "Estimado señor o señora" se siente distante a menos que sea necesario.

Un saludo adecuado

Para la comunicación formal, elija "Estimado [Nombre]" (por ejemplo, "Estimado Sr. Smith").

Para entornos semiformales, "Hola [Nombre]" es perfectamente aceptable.

Tomarse un momento para elegir el saludo correcto muestra respeto y establece el tono para el resto de su correo electrónico.

Línea de asunto clara

La línea de asunto es lo primero que ve tu destinatario y determina cómo prioriza tu correo. ¿Cuál te suena más claro?

• "Seguimiento de nuestra conversación anterior";

• "Solicitud de seguimiento: verificación de actualizaciones sobre la entrega de productos"?

La segunda opción comunica instantáneamente profesionalismo e intención.

Con MobiMail, crear correos electrónicos pulidos con líneas de asunto sólidas se convierte en una segunda naturaleza, gracias a sus inteligentes herramientas integradas que te ayudan a centrarte en la claridad y la estructura.

Mensaje conciso

Tu objetivo no es escribir la próxima gran novela; es para comunicarse de manera efectiva.

Vaya a su punto rápidamente, proporcione solo la información necesaria y termine con una acción clara o los próximos pasos.

¿Por qué es importante saber cómo escribir correos electrónicos comerciales?

¿Cuál es una de las formas más rápidas de establecer credibilidad en el lugar de trabajo o de causar una buena primera impresión? Lo has adivinado: el correo electrónico.

En muchos casos, su correo es lo único que verá la otra persona: no hay lenguaje corporal o tono de voz en el que confiar.

Pero los correos electrónicos no se tratan solo de tus habilidades de escritura, sino de tu actitud hacia la persona al otro lado. Un correo electrónico pulido demuestra que valoras su tiempo y entiendes las normas de la comunicación empresarial.

Dominar la redacción de correos electrónicos empresariales puede abrir puertas. Da forma a la forma en que te ven tus colegas, clientes e incluso posibles empleadores.

Con el tiempo, esas impresiones influyen en todo, desde las relaciones internas hasta las oportunidades profesionales, lo que hace que el correo no sea solo una herramienta, sino una inversión a largo plazo en su marca.

10 consejos para escribir un correo electrónico empresarial

Es hora de la parte emocionante: aquí están nuestros diez consejos prácticos que harán que sus mensajes sean inmediatamente más efectivos, pulidos y bien recibidos.

1. Tu dirección de correo electrónico dice más de lo que crees

Adapta siempre tu dirección de correo electrónico al contexto: refleja tu profesionalidad y la empresa que tienes detrás. Si envías correos electrónicos en nombre de una empresa ABC, utiliza siempre una dirección de correo electrónico profesional que refleje el dominio de la empresa.

Un formato claro de dirección de correo electrónico comercial como [email protected] Demuestra que representas a una empresa y genera confianza.

¿Utilizas una dirección de correo electrónico personal? Eso solo es aceptable en situaciones específicas, como solicitar un trabajo.

Aun así, manténgalo limpio y sencillo: [email protected]. Nada de apodos tontos, por favor.

2. Clava la línea de asunto: claro, no clickbait

Piensa en tu línea de asunto como el encabezado de tu correo. Es lo que te hace notar, pero en el lugar de trabajo, la claridad supera a la creatividad.

Que sea breve (menos de 60 caracteres), relevante y orientado a un propósito.

• En lugar de vago: "Pregunta rápida”;

• Pruebe específicamente: "Solicitud: Confirmación de la fecha límite del proyecto Q2”.

Con la vista limpia de la bandeja de entrada de MobiMail, escanear a través de las líneas de asunto se vuelve más fácil, lo que hace que un asunto fuerte y claro sea aún más importante.

3. Los emojis no son tus amigos

Deja de lado los emojis, la jerga y los hábitos de enviar mensajes de texto. ¡Esto no es un chat grupal!

La comunicación empresarial evita:

1. Jerga: “Voy a engancharte”;

2. Coloquialismos: “Pongámonos en contacto”;

3. Clichés: “Según mi último correo electrónico”, “Simplemente dando vueltas hacia atrás”, “Espero que este correo electrónico te encuentre bien”.

Al mismo tiempo, tampoco te pongas demasiado rígido. “Estimado señor o señora:" puede parecer demasiado formal y desconectado. Mantén las cosas humanas, pero pulidas.

4. Los buenos saludos importan más de lo que crees

Tu saludo marca la pauta. Si el destinatario es alguien nuevo, formal o externo, opta por:

• "Estimada Sra. Lefevre"

• "Querido John Smith"

• "Estimado Dr. Laurent"

Para alguien con quien ya trabajas:

• "Hola, María"

• "Hola, Tom"

En caso de duda, use el nombre completo del destinatario, especialmente si no está seguro de los títulos u honoríficos específicos de género.

5. KISS: Que sea breve y sencillo

El cuerpo de tu correo electrónico debe cubrir solo lo esencial: una pregunta, una actualización de estado o una solicitud de archivo.

No es necesario explicar todos los ángulos, pero proporcione los detalles suficientes para que su destinatario lo entienda y actúe.

¿No sabes qué cortar? La herramienta AI Summarize de MobiDocs ayuda a condensar tus borradores para que puedas ir al grano sin perder el mensaje general.

Adelántate al resto. Aproveche nuestras herramientas de IA de forma gratuita y haga que esos correos electrónicos se hagan realidad. ¿Necesitas más funciones? Echa un vistazo a nuestros planes de precios asequibles y elige el que más te convenga.

6. Termina con una despedida respetuosa

Después de la última línea, agrega una frase de cierre que refleje profesionalismo y cortesía.

Algunas buenas opciones incluyen:

• "Saludos cordiales"

• "Atentamente"

• "Todo lo mejor"

• "Muchas gracias de antemano"

Estas frases muestran respeto y proporcionan un aterrizaje suave a su mensaje, como un apretón de manos firme pero cortés al final de una reunión.

7. Añade una firma

Sí, necesitas uno. Una firma elimina la confusión y brinda a los destinatarios una manera fácil de comunicarse con usted, especialmente si su dirección de correo electrónico está oculta, reenviada o forma parte de un hilo más largo.

Asegúrate de incluir:

• Su nombre completo,

• Su puesto de trabajo,

• Su número de teléfono y dirección de correo electrónico.

Con MobiMail, añadir una firma fija es sencillo:

1. Desde la vista principal, vaya a "Archivo" → "Configuración".

2. Haga clic en "Preferencias de MobiMail".

3. Elija "Administrar firmas".

4. Ingrese su cierre preferido y haga clic en "Aceptar". Se incluirá automáticamente en cada correo electrónico que envíes, por lo que nunca tendrás que volver a escribirlo.

8. Revisa antes de pulsar enviar

Los errores gramaticales, los errores tipográficos o la redacción poco clara pueden socavar por completo su mensaje o, lo que es peor, su credibilidad.

Lee tu correo al menos dos veces: una vez para el significado, otra para el flujo.

MobiMail incluye un corrector ortográfico incorporado que ayuda a detectar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes distracciones. Úselo como su red de seguridad para una comunicación empresarial pulida.

9. Vuelva a verificar los archivos adjuntos y los campos

Antes de enviar, haga una pausa y pregunte: "¿Adjunté ese archivo? ¿Enlazé al documento correcto?"

Nunca asumas que tu destinatario sabe dónde encontrar lo que estás referenciando.

Pónselo fácil adjuntando archivos directamente y aclarando todos los puntos clave.

Y mientras lo haces, tómate un segundo para escanear los campos de tus destinatarios.

• A = la persona principal a la que le estás escribiendo;

• CC = "copia al carbón", visible para los demás;

• BCC = "copia oculta al carbón", oculta a otros destinatarios.

¡Un minuto de verificación puede ahorrarle mucho retroceso (y una posible vergüenza)!

10. Prográmalo y envíalo otro día

Supongamos que tiene su sede en Europa, pero sus clientes están en EE. UU. Acabas de Escribió un correo electrónico brillante, pero ¿quieres que llegue a su bandeja de entrada a las 2 a.m.? Probablemente no.

Ahí es donde entra en juego la programación automatizada. La mayoría de los servicios de correo electrónico empresarial ofrecen la opción de establecer la entrega para un momento futuro, por lo que puede escribir cuando le convenga y enviar cuando le convenga.

Simplifique su flujo de trabajo de correo electrónico. Haz que MobiMail escriba más rápido, mejor y programe reuniones para estar siempre al tanto de tu día. MobiMail también se integra con todos los servicios de correo electrónico populares y es parte de la suite MobiOffice más grande que también incluye un potente procesador de textos, una herramienta de hoja de cálculo y software de presentación para ayudarlo a lograr su mejor trabajo hasta el momento.

Preguntas frecuentes

¿Qué longitud debe tener un correo electrónico empresarial?

Piensa en corto, pero sustancial.

Una buena regla general es mantenerlo dentro de 2 o 3 párrafos concisos, especialmente para los correos electrónicos del lugar de trabajo.

Concéntrese en el mensaje central: qué debe suceder, por quién y cuándo.

Si te encuentras escribiendo un ensayo o, peor aún, un CV profesional completo, podría valer la pena levantar el teléfono en su lugar.

¿Cuáles son las reglas de oro de la etiqueta del correo electrónico?

Aquí hay seis hábitos que separan a los profesionales pulidos del desorden de la bandeja de entrada:

• Sé claro y directo – No entierres el plomo.

• Utilizar la gramática y la puntuación adecuadas – Los errores tipográficos causan una mala impresión.

• Abrir y cerrar cortésmente – "Querida Sra. Rousseau" y "Saludos cordiales" son de gran ayuda.

• Responda a tiempo – idealmente dentro de las 24-48 horas.

• Manténgalo enfocado en el negocio – Nada de emojis, bromas o lenguaje demasiado informal.

• Crea líneas de asunto significativas – Tu lector debe saber qué esperar de un vistazo.

¿Cómo escribo un buen asunto de correo electrónico y qué debo evitar?

Una buena línea de asunto le dice al destinatario lo que hay dentro, sin necesidad de abrir el correo electrónico en sí.

Piensa en ello como el título de un documento.

Hacer:

• "Propuesta de Proyecto: Borrador Final para Revisión";

• "Seguimiento: Notas de la Reunión del Presupuesto de Marketing".

Evitar:

• "Oye";

• "Cosa rápida";

• "Importante!!"

Manténgalo por debajo de los 60 caracteres, use palabras clave y sea específico. Sin misterio, sin palabrería, tu lector te lo agradecerá.

¿Cuándo debo usar CC y CCO en un correo electrónico?

Uso CC (copia al carbón) Cuando quieras conectar a alguien de forma transparente, como gerentes, empleados o compañeros de equipo que deberían estar al tanto pero no son el contacto principal.

• Ejemplo: Está enviando un correo electrónico a un proveedor sobre una entrega urgente. Le envías una copia a tu gerente para que esté al tanto de la comunicación.

Uso BCC (copia al carbón ciega) cuando envías un correo electrónico a varias personas que no deberían ver las direcciones de los demás, como contactos externos o listas de correo.

• Ejemplo: Estás enviando un correo de despedida a varios clientes de diferentes empresas. No quieres compartir sus direcciones.

P.D. No utilice BCC para la dinámica interna de la oficina (por ejemplo, copiar en secreto a RRHH), ya que puede crear problemas de confianza si se descubre.

¿Qué debe incluir la firma de correo electrónico de mi empresa?

Su firma debe responder a esta pregunta para el destinatario: "¿Quién es usted y cómo puedo contactarlo?"

Esto es lo que debes incluir:

• Su nombre completo;

• Su puesto de trabajo;

• El nombre de su empresa;

• Número de teléfono y dirección de correo electrónico.

Opcionalmente, agregue un perfil de LinkedIn o un sitio web si es relevante.

¿Puedo escribir correos electrónicos comerciales desde mi teléfono?

Sí, pero hay que andar con cuidado. Escribir en una pantalla pequeña aumenta las posibilidades de errores tipográficos, errores de tono o formato deficiente. Si insistes en escribir correos electrónicos desde tu teléfono, usa primero una aplicación de correo adecuada como Microsoft Outlook o haz borradores en MobiDocs, donde puedes editar y revisar el cuerpo de tu correo electrónico con más control.

A continuación, envíalo a través de tu cliente de correo electrónico preferido una vez que estés seguro de que es claro y correcto.

Revisa siempre antes de enviar porque la autocorrección móvil no siempre es tu amiga.

¿Cómo pido cortésmente una actualización en un correo electrónico?

Cuando necesite una actualización de estado, su objetivo es ser respetuoso con el tiempo del destinatario y, al mismo tiempo, dejar en claro que está esperando una respuesta.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Mantén tu correo electrónico corto y claro.

• Reconozca que pueden estar ocupados.

• Incluya un contexto específico: a qué le está dando seguimiento y cuándo fue la última vez que habló.

• Ofrezca ayuda si es necesario.

Un formato sencillo y eficaz es:

"Hola [Nombre], espero que tu semana vaya bien.

Solo quería comprobar [proyecto/tarea] y ver si hay alguna actualización.

Por favor, avísame si hay algo que necesites de mí mientras tanto".

Este enfoque muestra profesionalismo y paciencia, un equilibrio que todos los empleados o miembros del equipo aprecian.

Si escribes sobre la marcha, primero redacta tu correo en MobiDocs para que puedas obtener el tono adecuado, luego envíalo a través de MobiMail o tu cliente preferido.

Conclusión

La comunicación profesional es una realidad diaria en el lugar de trabajo, y dominarla es una habilidad que da sus frutos en todos los roles e industrias.

Desde las líneas de asunto hasta las firmas, las pequeñas mejoras en tu escritura pueden dejar una impresión duradera.

Con herramientas como MobiMail, crear correos electrónicos claros, estructurados y creíbles se convierte en una segunda naturaleza. ¿Listo para mejorar la comunicación de tu empresa? Pruebe MobiMail hoy y haga que cada mensaje cuente.